Understanding Disaster Cost Reimbursement for Private Non - PowerPoint PPT Presentation

1 ¡ Understanding ¡Disaster ¡Cost ¡ Reimbursement ¡for ¡ ¡ Private ¡Non ¡Profits ¡(PNPs) ¡ January ¡14, ¡2016 ¡ Hosted ¡by ¡Northern ¡CA ¡VOAD ¡

2 ¡ Welcome ¡and ¡IntroducKons ¡ • IntroducKons ¡ • Housekeeping ¡ • Overview ¡of ¡day ¡ • ParKcipant ¡packets ¡

3 ¡ Forum ¡ObjecKves ¡ • To ¡help ¡parKcipants ¡understand ¡requirements ¡ for ¡parKcipaKng ¡in ¡State’s ¡PNP ¡Program ¡ • To ¡help ¡parKcipants ¡understand ¡the ¡PNP ¡ applicaKon ¡process ¡ • To ¡help ¡parKcipants ¡idenKfy ¡next ¡steps ¡for ¡ their ¡respecKve ¡counKes ¡

4 ¡ Project ¡Background ¡ • NorCal ¡VOAD ¡proposal ¡ • Funded ¡by ¡The ¡San ¡Francisco ¡FoundaKon ¡ • Approach ¡– ¡to ¡serve ¡as ¡bridge ¡ • Summary ¡of ¡project ¡components ¡ • Project ¡ImplementaKon ¡Team ¡

5 ¡ Disaster ¡Funding ¡Op0ons ¡ for ¡Private ¡Nonprofits ¡

PotenKal ¡Funding ¡Sources ¡for ¡Nonprofits ¡ 6 ¡ Direct ¡ donor ¡ fund-­‑ raising ¡ • FoundaKons ¡ Nonprofit ¡ Philan-­‑ • CorporaKons/ ¡ thropy ¡ OrganizaKon ¡ private ¡sector ¡ • Contracts ¡ Govern-­‑ • Agreements ¡ men t ¡ • Cost ¡ reimbursement ¡

7 ¡ OperaKonal ¡Area ¡OpKons ¡for ¡Engaging ¡Nonprofits ¡ Contract MOU ¡ Request ¡ ¡ ¡ • States ¡how ¡and ¡ • Can ¡be ¡pre-­‑ ¡or ¡ • Request ¡for ¡ how ¡much ¡ post-­‑disaster ¡ nonprofit ¡services ¡ nonprofit ¡will ¡be ¡ at ¡Kme ¡of ¡disaster ¡ • AcKvated ¡by ¡OA ¡at ¡ paid ¡ Kme ¡of ¡disaster ¡ • OA ¡may ¡include ¡ • AcKvated ¡by ¡OA ¡at ¡ costs ¡in ¡claim ¡to ¡ • OA ¡may ¡include ¡ Kme ¡of ¡disaster ¡ State ¡PA ¡Program ¡ costs ¡in ¡claim ¡to ¡ State ¡PA ¡Program ¡ • OA ¡may ¡include ¡ • Or ¡ask ¡nonprofit ¡to ¡ costs ¡in ¡claim ¡to ¡ • Or ¡ask ¡nonprofit ¡to ¡ make ¡claim ¡to ¡ make ¡claim ¡to ¡State ¡ State ¡PA ¡Program ¡ State ¡PNP ¡Program ¡ PNP ¡Program ¡

Benefits ¡and ¡Challenges ¡ ¡ 8 ¡ of ¡Using ¡PNP ¡Program ¡ • Benefits ¡ – Validates ¡importance ¡of ¡nonprofits’ ¡contribuKons ¡ – Saves ¡other ¡$ ¡for ¡recovery ¡ – 100% ¡of ¡eligible ¡costs ¡may ¡be ¡reimbursed ¡ • Challenges ¡ – MulKple ¡requirements/detailed ¡process ¡ – Minimum ¡threshold ¡of ¡$1000 ¡ ¡ – Reimbursement ¡may ¡take ¡weeks/months ¡to ¡ receive ¡

9 ¡ PNP ¡Program ¡Overview ¡ Carol ¡Walker, ¡CA ¡Governor ’ s ¡Office ¡of ¡ Emergency ¡Services ¡(Cal ¡OES) ¡

Recovery Branch Presents Private Non-Profit Organization Assistance Program

LegislaKve ¡History ¡ • Assembly ¡Bill ¡903 ¡by ¡Assembly ¡Member ¡ Guy ¡Houston ¡ • Chapter ¡400, ¡2007 ¡California ¡Statutes ¡ • Became ¡effecKve ¡January ¡1, ¡2008 ¡ • Added ¡ArKcle ¡6, ¡SecKon ¡8692 ¡to ¡the ¡ Government ¡Code ¡– ¡California ¡Disaster ¡ Assistance ¡Act ¡(CDAA) ¡

Title ¡19 ¡ ¡of ¡the ¡ California ¡Code ¡of ¡RegulaKons ¡ • Division ¡2, ¡Chapter ¡6, ¡ArKcle ¡2: ¡ ¡State ¡ Private ¡Nonprofit ¡(PNP) ¡OrganizaKons ¡ Assistance ¡Program: ¡ ¡SecKons ¡2991 ¡– ¡ 2999. ¡ • PNP ¡Program ¡is ¡organized ¡as ¡a ¡separate ¡ program ¡from ¡the ¡Public ¡Assistance ¡ Program. ¡

General ¡Requirements ¡ • Governor’s ¡ProclamaKon ¡& ¡AuthorizaKon ¡of ¡the ¡CDAA ¡ • Meet ¡FEMA’s ¡definiKon ¡of ¡an ¡eligible ¡PNP ¡ • PNP ¡must ¡provide ¡essenKal ¡community ¡services ¡ • Intermediary ¡PNP ¡reimbursed ¡for ¡extraordinary ¡costs ¡associated ¡ with ¡coordinaKng ¡PNPs ¡providing ¡essenKal ¡community ¡services ¡ • No ¡self ¡deployment ¡is ¡eligible ¡ • No ¡more ¡than ¡6 ¡months ¡from ¡date ¡of ¡Governor’s ¡ProclamaKon ¡ (unless ¡wrilen ¡approval ¡from ¡Cal ¡OES ¡Director) ¡ • UKlize ¡applicaKon ¡process ¡in ¡SecKon ¡2996 ¡(PNP) ¡or ¡2996.1 ¡ (Intermediary ¡PNP) ¡ ¡

Eligible ¡PNP ¡AcKviKes ¡ ¡ • Provide ¡essenKal ¡community ¡services ¡ • AcKviKes ¡must ¡relate ¡to ¡the ¡state ¡of ¡emergency ¡in ¡ support ¡of ¡the ¡affected ¡community ¡ • Compliant ¡with ¡exisKng ¡laws, ¡regulaKons ¡ ¡ • No ¡miKgaKon, ¡repair ¡or ¡permanent ¡restoraKon ¡to ¡ faciliKes ¡or ¡real ¡property ¡ • No ¡self ¡deployment; ¡must ¡be ¡requested ¡by ¡local ¡ agency ¡or ¡state ¡

Eligible ¡PNP ¡Costs ¡ ¡ • Extraordinary ¡ • Documented ¡ • Replacement ¡costs ¡for ¡ documented ¡pre-­‑event ¡ inventory ¡may ¡be ¡eligible ¡

Ineligible ¡PNP ¡Costs ¡ ¡ • AcKviKes ¡prohibited ¡by ¡law ¡ • Donated ¡resources ¡received ¡for ¡the ¡incident ¡ • Donated ¡or ¡volunteer ¡labor ¡ • Vouchers, ¡debit ¡cards ¡or ¡other ¡monetary ¡relief ¡ • Damages ¡resulKng ¡from ¡negligence ¡or ¡ intenKonal ¡acts ¡ • SupplanKng ¡of ¡state ¡or ¡federal ¡funds ¡

Intermediary ¡PNPs ¡ ¡ Intermediary ¡PNPs ¡must ¡meet ¡ the ¡same ¡general ¡eligibility ¡ provisions ¡of ¡the ¡program ¡as ¡ other ¡PNPs. ¡ ¡ ¡

Intermediary ¡PNPs ¡(P. ¡2) ¡ Intermediary ¡PNPs, ¡through ¡a ¡wrilen ¡ agreement ¡with ¡a ¡local ¡agency, ¡must ¡ be ¡responsible ¡for ¡the ¡coordinaKon ¡of ¡ mulKple ¡PNPs ¡performing ¡essenKal ¡ community ¡services ¡within ¡the ¡specific ¡ jurisdicKon ¡of ¡that ¡local ¡agency. ¡

Intermediary ¡PNP ¡(P. ¡3) ¡ The ¡wrilen ¡agreement ¡with ¡a ¡local ¡agency ¡ must ¡meet ¡the ¡following: ¡ • List ¡all ¡the ¡coordinated ¡PNPs ¡ • Describe ¡the ¡local ¡agency’s ¡process ¡for ¡ deployment ¡ • Be ¡completed ¡within ¡30 ¡days ¡of ¡the ¡ Governor’s ¡proclamaKon ¡ – Cal ¡OES ¡may ¡approve ¡a ¡Kme ¡extension ¡for ¡unusual ¡or ¡ extraordinary ¡circumstances ¡based ¡on ¡a ¡wrilen ¡request ¡

¡Intermediary ¡PNPs ¡(P. ¡4) ¡ An ¡eligible ¡Intermediary ¡PNP, ¡as ¡an ¡applicant ¡requesKng ¡ reimbursement ¡on ¡behalf ¡of ¡the ¡listed ¡PNPs, ¡must ¡have ¡a ¡wrilen ¡ agreement ¡with ¡these ¡listed ¡PNPs, ¡including: ¡ • A ¡descripKon ¡of ¡the ¡process ¡by ¡which ¡the ¡local ¡agency ¡ requests ¡the ¡services ¡through ¡the ¡Intermediary ¡PNP ¡ • An ¡authorizaKon ¡statement ¡with ¡signature ¡that ¡the ¡ Intermediary ¡PNP ¡will ¡comply ¡with ¡the ¡procedures ¡and ¡ requirements ¡described ¡in ¡the ¡local ¡agency ¡agreement ¡

Local ¡JurisdicKon’s ¡ ¡ Role ¡and ¡ResponsibiliKes ¡ ¡ The ¡requesKng ¡local ¡jurisdicKon ¡must ¡complete ¡and ¡sign ¡a ¡ wrilen ¡request ¡ ¡for ¡services ¡to ¡be ¡provided ¡by ¡a ¡PNP ¡or ¡ Intermediary ¡PNP ¡within ¡30 ¡days ¡of ¡the ¡request. ¡This ¡wrilen ¡ request ¡must ¡include ¡the ¡following ¡informaKon: ¡ • Named ¡of ¡the ¡PNP ¡or ¡Intermediary ¡PNP ¡ • Date ¡services ¡were ¡requested ¡ • What ¡essenKal ¡community ¡services ¡are ¡to ¡be ¡provided ¡ • Where ¡services ¡will ¡be ¡provided ¡ • DuraKon ¡of ¡requested ¡acKviKes ¡ ¡

Local ¡JurisdicKon’s ¡ ¡ Role ¡and ¡ResponsibiliKes ¡ ¡ • Local ¡jurisdicKons ¡always ¡have ¡the ¡lead ¡role ¡ • CommunicaKon ¡is ¡essenKal ¡ • The ¡requesKng ¡local ¡jurisdicKon ¡needs ¡to ¡ review ¡and ¡sign ¡off ¡on ¡the ¡PNP ’ s ¡AcKviKes ¡ Claim ¡Form/PNP ¡Cost ¡Worksheet ¡prior ¡to ¡the ¡ PNP ¡subminng ¡the ¡form ¡to ¡Cal ¡OES ¡for ¡ reimbursement. ¡