Finance Unlocked for Nonprofits Unlocking Financial Literacy for - PDF document

3/25/15 ¡ Finance Unlocked for Nonprofits Unlocking Financial Literacy for Nonprofit Board Members to Deliver Mission & Protect Assets Unlocking FUN for you today… Nancy Bacon Washington Nonprofits nancy@washingtonnonprofits.org Washington Nonprofits, our state association for nonprofits, strengthens the nonprofit sector through education, advocacy, and networking. www.washingtonnonprofits.org ¡ Goals for Today Elevate nonprofit financial literacy • Learn how to bring these resources • into your organization Leave with concrete ideas on how • to implement FUN “Know enough to be dangerous… enough to know whether the story you are hearing lines up with the story you are seeing in the numbers.” - Erin Welch, CPA, JJCO 1 ¡

3/25/15 ¡ FUN Unlock Financial Literacy for Nonprofit Board Members to Deliver Mission & Protect Assets www.washingtonnonprofits.org/fun ¡ Finance Unlocked for Nonprofits 6 ¡Short ¡Videos ¡ 6 ¡Kits ¡ BINGO ¡card ¡+ ¡Summary ¡ Why does nonprofit finance matter to your organization? 2 ¡

3/25/15 ¡ 5 Questions To WHY Profitability : ¡Are ¡ Liquidity : ¡Is ¡there ¡ Solvency : ¡Are ¡you ¡ you ¡generaJng ¡ cash ¡in ¡the ¡bank? ¡ worth ¡anything? ¡ more ¡money ¡than ¡ you ¡spend? ¡ Efficiency : ¡How ¡ Impact : ¡Are ¡you ¡ well ¡do ¡you ¡use ¡ doing ¡what ¡you ¡set ¡ your ¡money? ¡ out ¡to ¡do? ¡ Finance Unlocked for Nonprofits Why What Who How ¡ ¡ Snapshot Liquidity Assets Liabilities Reserves 3 ¡

3/25/15 ¡ Period of time Budget Actuals Reporting Revenue diversification Public document Marketing tool Governance Compliance & penalties Stay ¡Up-­‑to-­‑Date ¡with ¡the ¡Secretary ¡of ¡State ¡ Nonprofit ¡and ¡charitable ¡organizaJons ¡need ¡to ¡register ¡and ¡stay ¡up-­‑to-­‑date ¡with ¡the ¡Office ¡of ¡the ¡Secretary ¡of ¡State. ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Check ¡which ¡type ¡of ¡organizaJon ¡you ¡are. ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Note ¡your ¡key ¡dates. ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Put ¡those ¡dates ¡onto ¡your ¡organizaJonal ¡calendar. ¡ ☐ ! ! ☐ ! ! ☐ ! ! Nonprofit ¡ ¡CorporaBon ¡ Nonprofit ¡and ¡ Charitable ¡OrganizaBon ¡ ¡ Charitable ¡ or ¡individuals ¡solici/ng ¡on ¡behalf ¡of ¡organiza/ons ¡ What ¡is ¡it : ¡A ¡private ¡corporaJon ¡for ¡which ¡no ¡part ¡of ¡ ¡ What ¡is ¡it : ¡An ¡enJty ¡that ¡solicits ¡or ¡collects ¡contribuJons ¡from ¡ the ¡income ¡is ¡distributable ¡to ¡its ¡members, ¡directors ¡ OrganizaBon ¡ the ¡general ¡public ¡in ¡Washington ¡to ¡be ¡used ¡to ¡support ¡a ¡ or ¡officers. ¡ ¡It ¡is ¡formed ¡to ¡benefit ¡the ¡public, ¡a ¡ ¡ charitable ¡purpose. ¡ ¡ May ¡or ¡may ¡not ¡be ¡a ¡corporate ¡structure. ¡ specific ¡group ¡of ¡people, ¡or ¡the ¡membership ¡of ¡the ¡ ★ 60% ¡of ¡charitable ¡ ¡ nonprofit. ¡ In ¡Washington, ¡includes ¡organizaJons ¡that: ¡ organiza/ons ¡are ¡also ¡ ¡ q Raise ¡at ¡least ¡$50,000 ¡annually ¡in ¡Washington; ¡ OR ¡ Examples : ¡Labor ¡union, ¡chamber ¡of ¡commerce, ¡social ¡ nonprofit ¡corpora/ons. ¡ q Pay ¡anyone ¡to ¡carry ¡out ¡the ¡acJviJes ¡of ¡the ¡organizaJon. ¡ clubs, ¡business ¡leagues. ¡ ¡ ¡ ★ They ¡include ¡many ¡of ¡the ¡ Examples : ¡EducaJon, ¡health, ¡social ¡service, ¡religious, ¡cultural, ¡ Annual ¡Requirements: ¡ organiza/ons ¡we ¡know ¡ and ¡scienJfic ¡organizaJons. ¡ ¡ Examples ¡that ¡are ¡NOT ¡ q What : ¡Annual ¡Report ¡ providing ¡direct ¡service, ¡ necessarily ¡nonprofit ¡corporaBons : ¡Individual ¡fundraisers, ¡out ¡ q When : ¡ ¡Last ¡day ¡of ¡organizaJon’s ¡incorporaJon ¡ suppor/ng ¡the ¡arts, ¡or ¡ of ¡state ¡organizaJons, ¡foreign ¡corporaJons, ¡some ¡ month. ¡A ¡reminder ¡will ¡be ¡sent ¡to ¡the ¡registered ¡ advoca/ng ¡for ¡causes. ¡ associaJons. ¡ ¡ Churches ¡may ¡register ¡but ¡are ¡not ¡required. ¡ agent ¡at ¡least ¡30 ¡days ¡prior ¡to ¡required ¡filing ¡date. ¡ ¡ ¡ q Cost : ¡$10 ¡ Annual ¡Requirements: ¡ ★ ¡ ¡They ¡follow ¡both ¡sets ¡of ¡ ¡ q What : ¡Annual ¡Renewal ¡ requirements ¡to ¡be ¡in ¡ Your ¡incorporaJon ¡date:_______________________ ¡ q When: ¡ No ¡later ¡than ¡the ¡last ¡business ¡day ¡of ¡the ¡eleventh ¡ Your ¡annual ¡report ¡filing ¡date: ¡__________________ ¡ compliance ¡with ¡the ¡ month ¡acer ¡the ¡end ¡of ¡the ¡organizaJon’s ¡accounJng ¡year. ¡ Secretary ¡of ¡State. ¡ For ¡example, ¡an ¡incorpora/on ¡date ¡of ¡March ¡3, ¡2002 ¡ Earlier ¡reporJng ¡welcome! would ¡have ¡an ¡annual ¡report ¡filing ¡date ¡of ¡March ¡31, ¡ ¡ h]p://www.sos.wa.gov/chariJes/ 2015. ¡ ¡File ¡online! ¡ Wan]oRenewYourChariJesRegistraJonEarly.aspx ¡ ¡ q Cost : ¡$40 ¡ Developed ¡by: ¡ More ¡informaBon: ¡ ¡ Your ¡accounJng ¡year ¡end: ¡____________________________ ¡ h]p://www.sos.wa.gov/corps/ NonprofitCorporaJons.aspx ¡ Your ¡chariJes ¡filing ¡date: ¡__________________________ ¡ For ¡example, ¡an ¡accoun/ng ¡year ¡end ¡of ¡February ¡28, ¡2014 ¡ would ¡have ¡an ¡annual ¡renewal ¡filing ¡date ¡of ¡January ¡31, ¡2015. ¡ ADD ¡TO ¡CALENDAR ¡ ¡ …and ¡don’t ¡forget ¡to ¡update ¡ More ¡informaBon : address ¡changes ¡if ¡you ¡move ¡or ¡ h]p://www.sos.wa.gov/chariJes/SelfAssessmentGuide.aspx ¡ change ¡contact ¡person. ¡ h]p://www.sos.wa.gov/chariJes/AllForms.aspx ¡ 4 ¡

3/25/15 ¡ Communication Pledge Endowment In-kind Restrictions Internal controls Access Policies & procedures Review Avoiding fraud 5 ¡

3/25/15 ¡ Oversight: Creating Good Habits The Power of Habit: Why We Do What We Do in Life and Business by Charles Duhigg Segregation of Duty: Small Nonprofits ¡ ¡ What ¡does ¡segrega/on ¡of ¡duty ¡look ¡like ¡in ¡a ¡small ¡organiza/on? ¡ ¡At ¡least ¡two ¡people ¡are ¡involved ¡in ¡financial ¡ func/ons, ¡dividing ¡the ¡tasks ¡of ¡bookkeeping, ¡check ¡signing, ¡and ¡bank ¡statement/credit ¡card ¡statement ¡review. ¡BeSer, ¡ three ¡people ¡are ¡involved. ¡ ¡In ¡both ¡cases, ¡the ¡full ¡board ¡receives ¡regular ¡financial ¡reports ¡to ¡make ¡sure ¡that ¡actual ¡ expenditures ¡line ¡up ¡with ¡what ¡they ¡approved ¡and ¡are ¡expec/ng ¡to ¡happen. ¡ ¡ TWO ¡PEOPLE ¡+ ¡Full ¡Board ¡(Okay ¡if ¡that’s ¡all ¡you ¡got) ¡ Person ¡1 : ¡Reconciles ¡bank ¡account, ¡performs ¡bookkeeping ¡ funcJons, ¡writes ¡checks, ¡opens ¡& ¡posts ¡mail ¡ Person ¡2 : ¡Signs ¡checks, ¡completes ¡deposit ¡slip, ¡reviews ¡bank ¡ statement ¡for ¡discrepancies ¡ ¡ THREE ¡PEOPLE ¡+ ¡Full ¡Board ¡(BeXer) ¡ Person ¡1 : ¡Reconciles ¡bank ¡account, ¡performs ¡bookkeeping ¡ funcJons, ¡writes ¡checks ¡ Person ¡2 : ¡Signs ¡checks, ¡completes ¡deposit ¡slips ¡ Person ¡3 : ¡Manages ¡mail, ¡Reviews ¡bank ¡statement ¡for ¡ discrepancies ¡ ¡ BOTH ¡CASES ¡ Cash ¡counted ¡by ¡two ¡people ¡ Full ¡board : ¡Reviews ¡Balance ¡Sheet ¡& ¡Income ¡Statement ¡ (monthly); ¡990 ¡(annually) ¡ Who is involved in nonprofit finance Why What Who How ¡ ¡ 6 ¡

3/25/15 ¡ Flow 20 ¡ Board Finance Roles President ¡ ¡ Treasurer ¡ culture, ¡ ¡ decision-­‑ ¡oversight ¡ making ¡ Member ¡ ED ¡ ¡ ¡ ¡financial ¡ management ¡ ¡mission ¡ 7 ¡

3/25/15 ¡ How to strengthen financial literacy Why q Culture See ¡(stuff) ¡ Observe ¡ Sense ¡ What Who q Calendar OrientaJon ¡ Board ¡mtgs ¡ How Commi]ee ¡mtgs ¡ Individual ¡learning ¡ ¡ ¡ Nonprofit Finance! Deliver Mission + Protect Assets FUN 8 ¡

3/25/15 ¡ Finance Unlocked for Nonprofits Creative Partners Content Partners Finance Unlocked for Nonprofits Sponsors Have FUN! Unlock Financial Literacy for Nonprofit Board Members to Deliver Mission & Protect Assets www.washingtonnonprofits.org/fun Finance Unlocked for Nonprofits is an initiative of Washington Nonprofits. For more information : Nancy Bacon Learning Manager, Washington Nonprofits nancy@washingtonnonprofits.org ¡ 9 ¡