SubFinder Process Training Presenter: Karen Beadles - PowerPoint PPT Presentation

SubFinder ¡Process ¡Training ¡ Presenter: ¡Karen ¡Beadles ¡ ¡ ¡Curriculum ¡& ¡Instruc5on ¡ ¡ ¡Administra5ve ¡Services ¡

What ¡Will ¡We ¡Cover? ¡ • Objective ¡ • What ¡is ¡SubFinder? ¡ • Bene<its ¡& ¡Key ¡Features ¡of ¡SubFinder ¡ • Current ¡State ¡Process ¡ • Roles ¡& ¡Responsibilities ¡ • Current ¡Challenges ¡ • Future ¡State ¡Process ¡ • What ’ s ¡New? ¡ • Roles ¡& ¡Responsibilities ¡ • Student ¡Allocation ¡Plan ¡ • Key ¡Things ¡to ¡Remember ¡ ¡

Objective ¡ ¡ ¡ • Provide ¡training ¡for ¡a ¡new ¡streamlined ¡and ¡efficient ¡subs5tute ¡process ¡ ¡ to ¡facilitate: ¡ • Timely ¡subs5tute ¡placements ¡ ¡ • Appropriate ¡funding ¡alloca5ons ¡ ¡ • Con5nuity ¡of ¡appropriate ¡learning ¡during ¡the ¡absence ¡of ¡teachers ¡ and ¡paraprofessionals ¡ ¡

What ¡is ¡SubFinder? ¡ • An ¡employee ¡absence ¡management ¡and ¡substitute ¡ placement ¡system ¡ • Allows ¡for ¡routine ¡tasks ¡such ¡as: ¡ • Adding ¡jobs ¡ • Reviewing ¡jobs ¡ • Running ¡reports ¡ ¡ • Adding ¡and ¡editing ¡capabilities ¡at ¡the ¡site ¡level ¡ ¡

SubFinder ¡Bene<its ¡& ¡Key ¡Features ¡ • ¡ Total ¡Absence ¡Management ¡System ¡for ¡employees ¡ ¡ • ¡Substitute ¡placement ¡from ¡a ¡quali<ied ¡candidate ¡pool ¡ • ¡Advanced ¡reporting ¡ ¡ • Substitutes ¡listing ¡certi<ication ¡and ¡expiration ¡date ¡ • Employee ¡absences ¡ ¡ • Substitute ¡preference ¡lists ¡ • Communication ¡ • Ensures ¡continuity ¡within ¡the ¡classroom ¡ ¡

Current ¡State ¡ Process ¡

Current ¡State ¡Process ¡ ¡ Requesting ¡a ¡Substitute ¡Teacher ¡ Absent ¡teacher ¡or ¡school ¡ Sub ¡reports ¡to ¡school ¡& ¡ designee ¡requests ¡sub ¡ Sub ¡selects ¡sub ¡teacher ¡ logs ¡into ¡KRONOS ¡for ¡ teacher ¡via ¡SubFinder ¡by ¡ posi5on ¡listed ¡in ¡ 5me ¡& ¡aJendance ¡ phone ¡or ¡website ¡& ¡ KRONOS ¡ repor5ng ¡ receives ¡a ¡job ¡assign ¡# ¡ Sub ¡works ¡the ¡same ¡ schedule ¡as ¡absent ¡ Principal ¡approves ¡for ¡ Timekeeper ¡verifies ¡5me ¡ employee ¡(or ¡vacant ¡ payroll ¡purposes, ¡the ¡ and ¡aJendance ¡ posi5on) ¡w/out ¡ 5me ¡& ¡aJendance ¡ exceeding ¡7.5 ¡hrs ¡a ¡day ¡

Current ¡State ¡Process ¡ ¡ Roles ¡and ¡Responsibilities ¡ ¡ ¡ ¡ ROLES ¡ RESPONSIBILITIES ¡ Subs/tute ¡Services ¡Specialist ¡ Facilitate ¡HR ¡subs5tute ¡services ¡day-­‑to-­‑day ¡opera5ons ¡ rela5ng ¡to ¡SubFinder ¡and ¡standard ¡opera5ng ¡procedures ¡ Subs/tute ¡Teacher ¡ ü ¡ Receive ¡job ¡assignment ¡number ¡from ¡SubFinder ¡system ¡ ü or ¡absent ¡educator ¡or ¡school ¡designee ¡ ¡ X ¡ ¡Receive ¡a ¡phone ¡call ¡from ¡absent ¡educator ¡or ¡school ¡ based ¡designee ¡without ¡a ¡job ¡assignment ¡ X ¡ ¡ Working ¡assignments ¡or ¡KRONOS ¡repor5ng ¡ ¡(log-­‑in/out) ¡ in ¡excess ¡of ¡7.5 ¡hrs ¡per ¡day ¡ ¡ ¡ Absent ¡Educator ¡or ¡ ¡ ü ¡ Submit ¡5mely ¡absence ¡into ¡SubFinder ¡ ¡ ü ü ¡ Secure ¡a ¡job ¡assignment ¡number ¡for ¡the ¡sub ¡teacher ¡ School ¡Designee ¡ ü X ¡ ¡ Absence ¡is ¡not ¡reported ¡via ¡SubFinder ¡ ¡ Timekeeper ¡ ü ¡ ¡ Verify ¡accuracy ¡of ¡5me ¡and ¡aJendance ¡data ¡for ¡ ü subs5tute ¡teacher ¡ ¡ X ¡ ¡ ¡ Not ¡ rec5fying ¡5me ¡and ¡aJendance ¡in ¡excess ¡of ¡7.5 ¡hrs ¡ X ¡ ¡ ¡Not ¡verifying ¡sub ¡posi5on ¡selec5on ¡in ¡KRONOS ¡ X ¡ ¡ ¡ Reques5ng ¡sub ¡to ¡work ¡at ¡school ¡w/o ¡using ¡SubFinder ¡ Principal ¡ Approve ¡for ¡payment ¡purposes ¡the ¡5me ¡worked ¡for ¡the ¡ subs5tute ¡teacher ¡ ¡ ü ü -­‑ ¡Correct ¡Ac/on ¡Being ¡Followed ¡ X ¡-­‑ ¡Incorrect ¡Ac/on ¡Being ¡Followed ¡

Current ¡State ¡Process ¡ ¡ Challenges ¡ • Requesting ¡a ¡sub ¡without ¡using ¡SubFinder ¡ • Misuse ¡of ¡substitute ¡teachers ¡resulting ¡in ¡the ¡expenditure ¡ of ¡funds ¡unjusti<iably ¡ ¡ • Subs ¡working ¡in ¡excess ¡of ¡7.5 ¡hours ¡per ¡day ¡ • Incorrect ¡selection ¡of ¡position ¡via ¡KRONOS ¡by ¡subs ¡creating ¡ errors ¡in ¡pay ¡and ¡allocation ¡of ¡funds ¡ ¡ • State ¡mandated ¡paraprofessionals ¡(i.e. ¡Special ¡Ed, ¡ESOL, ¡K), ¡ Pre-­‑K ¡teachers, ¡and ¡Pre-­‑K ¡assistants ¡do ¡not ¡have ¡an ¡option ¡ to ¡have ¡subs. ¡ ¡APS ¡is ¡out ¡of ¡compliance ¡in ¡some ¡instances ¡ when ¡absences ¡of ¡the ¡regular ¡employee ¡occurs. ¡ ¡

Future ¡State ¡ Process ¡

Future ¡State ¡Process ¡ ¡ What ’ s ¡New? ¡ • Implementation ¡of ¡future ¡state ¡process ¡begins ¡with ¡the ¡ 2013-­‑2014 ¡school ¡year ¡ • Process ¡will ¡now ¡include: ¡ • Substitute ¡paraprofessionals, ¡Pre-­‑K ¡Teachers, ¡and ¡Pre-­‑K ¡ Assistants ¡ • New ¡and ¡updated ¡roles ¡and ¡responsibilities ¡ • New ¡and ¡updated ¡process ¡activities ¡ • Substitute ¡Allocation ¡Plan ¡

Future ¡State ¡Process ¡ ¡ New ¡and ¡Updated ¡Process ¡Activities ¡ Reques&ng ¡a ¡Subs&tute ¡Teacher, ¡Paraprofessional, ¡Pre-­‑K ¡Teacher, ¡or ¡Pre-­‑K ¡Asst. ¡ Absent ¡employee ¡or ¡school ¡ *Sub ¡reports ¡to ¡school ¡WITH ¡ Sub ¡logs ¡into ¡KRONOS ¡for ¡ designee ¡requests ¡sub ¡via ¡ a ¡job ¡assign ¡#. ¡ ¡(If ¡sub ¡does ¡ 5me ¡& ¡aJendance ¡repor5ng ¡ SubFinder ¡by ¡phone ¡or ¡ NOT ¡have ¡a ¡job ¡assign ¡#, ¡call ¡ before ¡beginning ¡job ¡ website ¡& ¡receives ¡a ¡job ¡ Subs5tute ¡Services ¡Specialist ¡ assignment ¡ assignment ¡# ¡ to ¡find ¡another ¡assignment) ¡ Sub ¡works ¡the ¡same ¡ Sub ¡selects ¡sub ¡posi5on ¡ schedule ¡as ¡absent ¡ Sub ¡logs ¡into ¡KRONOS ¡for ¡ listed ¡in ¡KRONOS, ¡if ¡ employee ¡(or ¡vacant ¡ 5me ¡& ¡aJendance ¡repor5ng ¡ applicable ¡ posi5on) ¡without ¡exceeding ¡ prior ¡to ¡leaving ¡ 7.5 ¡hrs ¡per ¡day ¡ Timekeeper ¡verifies ¡5me ¡and ¡ Principal ¡approves ¡for ¡payroll ¡ aJendance ¡and ¡correct ¡ purposes ¡5me ¡& ¡aJendance ¡ posi5on ¡worked ¡ *Possible ¡Scenario: ¡ ¡If ¡two ¡subs ¡report ¡for ¡the ¡same ¡sub ¡assignment, ¡only ¡one ¡can ¡work ¡the ¡position ¡and ¡have ¡a ¡job ¡assignment ¡number. ¡ ¡ ¡Sub ¡#2 ¡can ¡be ¡found ¡another ¡assignment ¡by ¡the ¡Sub ¡Services ¡Specialist. ¡If ¡no ¡position ¡available, ¡the ¡sub ¡can ¡remain ¡and ¡work ¡for ¡half ¡day ¡ ¡ ¡(not ¡to ¡exceed ¡3.75 ¡hrs) . ¡ The ¡school ’ s ¡sub ¡account ¡will ¡be ¡charged. ¡ ¡Please ¡document ¡incident. ¡