Recent IDIS Changes Based on the HOME Commitment Interim Rule: - PowerPoint PPT Presentation

Recent IDIS Changes Based on the ¡HOME Commitment Interim Rule: Session 1 1

Agenda Introductions • Briefly recap HOME Interim Rule • Examine calculations on new deadline • compliance screens Review new and enhanced HOME reports • Resources • Questions • 2

Who Are We? • Vashawn ¡Banks, Director, CPD, Office of Affordable Housing Programs (OAHP), Financial and Information ¡Services Division ¡(FISD) • Jessica Suimanjaya, Affordable Housing Specialist, CPD, Office of Affordable Housing Programs (OAHP), Financial and Information ¡Services Division ¡(FISD) 3

Who Are You? Which answer best describes your role in ¡the HOME Program? a. Staff member of a State or local participating jurisdiction ¡(PJ) b. State recipient or subrecipient of HOME funds c. Community Housing Development Organization ¡(CHDO) employee d. HUD Employee e. Consultant/TA provider f. A concerned citizen ¡who enjoys listening to IDIS calls on ¡a random weekday 4

Poll Question How would you describe your level of experience with using IDIS for the HOME Program? a. Beginner with less than ¡one of experience b. Intermediate user with 1-­‐‒3 years of experience c. Proficient user with more than ¡3 years of experience d. Expert user who should be facilitating this webinar 5

HOME Commitment ¡Rule • Interim rule – Published December 2, 2016 – Effective January 3, 2017 – Changes method HUD uses to determine PJs’ compliance with HOME commitment & disbursement requirements 6

What ¡Did ¡Not Change: ¡Deadline ¡ Compliance ¡for ¡FYs ¡1992-­‐‒2014 1. Cumulative ¡commitment ¡& ¡ CHDO ¡reservation ¡requirement ¡ 2. Cumulative ¡5-­‐‒year ¡expenditure ¡ requirement 3. IDIS ¡commits ¡& ¡disburses ¡pre-­‐‒ 2015 ¡funds ¡using ¡FIFO 7

What ¡Did Change: ¡Deadline ¡ Compliance ¡for ¡FY ¡1992-­‐‒2014 ¡Grants 1. Cumulative ¡version ¡of ¡the ¡PR49 ¡DCSR ¡no ¡longer ¡in ¡ IDIS ‒ Monthly ¡report ¡posted ¡on ¡HUD ¡Exchange ¡ 2. Removed ¡5-­‐‒year ¡CHDO ¡disbursement ¡deadline ¡ 3. Cumulative ¡commitment ¡deadline ¡in ¡2017 ¡based ¡on ¡ obligation ¡date ¡of ¡2015 ¡HOME ¡grant 4. FY ¡2015 ¡& ¡2016 ¡commitments ¡and ¡draws ¡not ¡ included ¡in ¡totals ¡ 5. IDIS ¡commits ¡and ¡disburses ¡FY ¡2015+ ¡grants ¡using ¡ grant-­‐‒specific ¡method 6. OAHP ¡blocks ¡grants ¡when ¡funds ¡uncommitted ¡after ¡ deadline ¡ 8

Deadline ¡Compliance ¡for ¡FY ¡2015+ ¡ Grants ¡ • Grant-­‐‒specific ¡deadlines ¡now ¡enforced – 24-­‐‒month ¡commitment ¡requirement – 24-­‐‒month ¡CHDO ¡reservation ¡requirement – 36-­‐‒month ¡SU ¡commitment ¡requirement – 9-­‐‒year ¡expiration ¡of ¡grant ¡requirement – 24-­‐‒month ¡local ¡receipt ¡fund ¡commitment ¡ requirement • HOME ¡Deadline ¡Compliance ¡screen ¡in ¡IDIS 9

Bottom ¡Line ¡for ¡2017 • Cumulative ¡Requirements – Commitment ¡(1992-­‐‒2014) – CHDO ¡reservation ¡(1992-­‐‒2014) – Expenditure ¡(1992-­‐‒2012) • Grant ¡Specific ¡Requirements ¡ – Commitment ¡(2015) – CHDO ¡Reservation ¡(2015) ¡ • Any ¡funds ¡not ¡meeting ¡deadlines ¡or ¡supported ¡ by ¡documentation ¡will ¡be ¡deobligated 10

Searching ¡for ¡HOME ¡Grants Slide 11

Enhanced ¡Grant ¡Screen Slide 12

Deadline ¡Compliance ¡Calculations ¡Cheat ¡ Sheet 13

Deadline ¡Compliance ¡Screens: ¡ Scenario ¡1 • Before ¡Deadline ¡Date ¡Has ¡ Lapsed… – Adams ¡County, ¡CO ¡received ¡a ¡FY ¡2015 ¡ HOME ¡allocation ¡of ¡$821K ¡ – Has ¡Committed ¡ ¡$397K ¡to ¡date ¡ – Current ¡shortfall ¡is ¡$424K – Commitment ¡Deadline ¡is ¡7/31/2017 14

Scenario ¡1 ¡(cont.) Slide 15

Scenario ¡1 ¡(cont.) Slide 16

Scenario ¡1 ¡(cont.) Slide 17

Deadline ¡Compliance ¡Screens: ¡ Scenario ¡2 • After ¡Deadline ¡Date ¡Has ¡Lapsed… ¡ o IDIS ¡shows ¡County ¡met ¡deadline ¡on ¡7/31/2017 o County ¡uncommits ¡$21,632 ¡on ¡9/20/2017 IDIS ¡captures ¡reduction ¡ • System ¡prevents ¡new ¡commitments ¡from ¡grant, ¡except ¡ • AD ¡& ¡PA ¡ HUD ¡sends ¡letter ¡to ¡County ¡requesting ¡agreements • o County ¡submits ¡agreements ¡that ¡are ¡reviewed ¡& ¡ $10K ¡approved 18

Scenario ¡2 ¡(cont.)

Scenario ¡2 ¡(cont.) Slide 20

Scenario ¡2: ¡(cont.) Slide 21

Deadline ¡Compliance ¡Screens: ¡ Scenario ¡3 • HUD ¡deobligates ¡$11,632 22

Scenario ¡3 ¡(cont.)

Scenario ¡3 ¡(cont.)

Scenario ¡3 ¡(cont.)

Summary ¡Screen

CHDO ¡Reservations

SU ¡Commitments

Expenditure 29

Quiz ¡Question ¡#1 On ¡the ¡following ¡screen, ¡which ¡field ¡ represents ¡the ¡amount ¡subject ¡to ¡ deobligation? a. A b. B c. C d. D 30 30

Quiz ¡Question ¡#1 A B C D

Quiz ¡Question ¡#1 C

Quiz ¡Question ¡#1 Refer ¡to ¡Deadline ¡Compliance ¡Cheat ¡Sheet. ¡This ¡field ¡equals: Current ¡[COMMITMENT ¡REQUIREMENT] ¡-­‐‒ [MAXIMUM ¡ ALLOWABLE ¡AMOUNT 33 33

Tracking ¡Tools/Reports ¡ • Deadline ¡Compliance ¡reports – PR49: ¡Grant ¡Specific ¡Deadline ¡Compliance ¡ Status ¡Report – Cumulative ¡Deadline ¡Compliance ¡Status ¡Report – Grant ¡Specific ¡Deadline ¡Compliance ¡Status ¡ Report • PR40: ¡HOME ¡Funds ¡Uncommitted ¡After ¡ Deadline • PR44: ¡Expiring ¡Funds ¡Report 34 34

Footer

PR49: ¡Grant ¡Specific ¡Deadline ¡ Compliance ¡Status ¡Report Footer

Pittsburgh ¡Example • Cumulative ¡Requirements – Commitment ¡shortfall ¡= ¡$785,403.05 – CHDO ¡reservation ¡shortfall ¡= ¡$0 – Expenditure ¡= ¡$0 • Grant ¡Specific ¡Requirements ¡ – Commitment ¡Shortfall ¡= ¡$325,518.80 – CHDO ¡Reservation ¡= ¡$245,419.80 – Expenditure ¡Shortfall: ¡deadline ¡in ¡2023 • Total ¡subject ¡to ¡deobligation = ¡$1,110,921.85 – Of ¡which ¡$245,419.80 ¡are ¡CHDO ¡funds 16

Deadline ¡Compliance ***Significant ¡increase ¡in ¡shortfall ¡ amount ¡this ¡year: ¡$428M ¡(2016) ¡vs. ¡ $595M ¡(2017)*** 39

PR40: ¡HOME ¡Funds ¡Uncommitted ¡ After ¡Deadline ¡ ¡ 40

Quiz ¡Question ¡#2 How ¡can ¡funds ¡become ¡uncommitted ¡after ¡a ¡ deadline? a. Activities ¡completed ¡for ¡less ¡than ¡the ¡Funded ¡Amount b. Reducing ¡the ¡AD ¡subfund ¡after ¡the ¡24 ¡month ¡ commitment ¡deadline c. Reducing ¡an ¡SU ¡subgrant ¡after ¡the ¡24 ¡month ¡ commitment ¡deadline d. Reducing ¡activity ¡funding e. Cancelling ¡a ¡funded ¡activity f. All ¡of ¡the ¡above 41

Quiz ¡Question ¡#2 How ¡can ¡funds ¡become ¡uncommitted ¡after ¡a ¡ deadline? e. ¡All ¡of ¡the ¡above 42

Quiz ¡Question ¡#3 How ¡many ¡years ¡do ¡PJs ¡have ¡to ¡fully ¡disburse ¡their ¡ FY ¡2015 ¡and ¡FY ¡2016 ¡HOME ¡grants? ¡ a. 4 ¡years ¡from ¡the ¡initial ¡funding ¡date b. 5 ¡years ¡from ¡the ¡date ¡of ¡obligation c. 8 ¡years ¡from ¡the ¡beginning ¡of ¡the ¡federal ¡fiscal ¡ year. d. 9 ¡years ¡from ¡the ¡beginning ¡of ¡the ¡federal ¡fiscal ¡ year. e. These ¡grants ¡do ¡not ¡expire Slide 43

Quiz ¡Question ¡#3 How ¡many ¡years ¡do ¡PJs ¡have ¡to ¡fully ¡disburse ¡their ¡ FY ¡2015 ¡and ¡FY ¡2016 ¡HOME ¡grants? ¡ d. 9 ¡years ¡from ¡the ¡beginning ¡of ¡the ¡federal ¡fiscal ¡ year. The ¡HOME ¡Interim ¡Final ¡Rule ¡eliminated ¡the ¡5-­‐‒year ¡ expenditure ¡requirement ¡for ¡FY ¡2015 ¡and ¡subsequent ¡grants ¡ and ¡instead ¡references ¡the ¡National ¡Defense ¡Authorization ¡Act. ¡ NDAA ¡requires ¡that ¡US ¡Treasury ¡recapture ¡any ¡funds ¡not ¡ disbursed ¡9 ¡years ¡from ¡the ¡beginning ¡of ¡the ¡federal ¡fiscal ¡year ¡ in ¡which ¡the ¡funds ¡were ¡appropriated. ¡ 44

PR44: ¡Expiring ¡Funds ¡Report 45