Managing the U. S. CMS HL-LHC Upgrades Vivian O’Dell, U. S. CMS HL-LHC USCMS Project Manager February 2, 2016 Director's ¡Review ¡-‑ ¡Managing ¡the ¡U. ¡S. ¡CMS ¡HL-‑LHC ¡Upgrades ¡ V. ¡O'Dell, ¡2 ¡February ¡2016 ¡ 1 ¡
Project Organization Director's ¡Review ¡-‑ ¡Managing ¡the ¡U. ¡S. ¡CMS ¡HL-‑LHC ¡Upgrades ¡ V. ¡O'Dell, ¡2 ¡February ¡2016 ¡ 2 ¡
Project Management § The project contains contributions from both DOE and NSF § (DOE $155 TPC -- ~133M construction / $22M R&D/OPC § NSF $75M for construction, ~$10-12M R&D § DOE and NSF contributions are distinct, however § They are managed together as one project § This implies one system for project scheduling / EVMS / risk and contingency approvals § There will be project offices both at Fermilab (DOE) and Cornell (NSF) § The project manager is DOE, deputy is NSF PI § This is how things were done in the original construction project, how they are currently structured for operations and for the current CMS Upgrade project (AKA Phase 1) Director's ¡Review ¡-‑ ¡Managing ¡the ¡U. ¡S. ¡CMS ¡HL-‑LHC ¡Upgrades ¡ V. ¡O'Dell, ¡2 ¡February ¡2016 ¡ 3 ¡
U. S. CMS HL-LHC Upgrade Organization DOE ¡scope ¡ U. ¡S. ¡CMS ¡HL-‑LHC ¡ 402.01 ¡HL-‑LHC ¡CMS ¡Detector ¡Upgrade ¡Project ¡ ¡ ¡Project ¡Office ¡ Upgrade ¡Project ¡ Project ¡Manager: ¡ ¡ ¡V. ¡O’Dell ¡ Organiza_on. ¡ ¡ NSF ¡scope ¡ Deputy ¡PM: ¡ ¡ ¡A. ¡Ryd ¡ CMS ¡HL-‑LHC ¡ ¡liaison: ¡ ¡J. ¡Spalding ¡ ¡ ESH&Q ¡Coordinator: ¡ ¡G. ¡Snow ¡ DOE ¡ or ¡NSF ¡scope ¡ Deputy ¡(A. ¡Ryd) ¡will ¡ Project ¡Controls: ¡ ¡ ¡W. ¡Freeman ¡(interim) ¡ Project ¡Finance: ¡ ¡ ¡J. ¡Teng ¡ (TBD) ¡ be ¡the ¡NSF ¡PI. ¡ Risk ¡Manager: ¡ ¡ ¡L. ¡Taylor ¡ Project ¡Electronics ¡Engineer ¡TBN ¡ Project ¡Mechanical ¡Engineer ¡TBN ¡ 402.07 ¡DAQ ¡ L2 ¡Manager: ¡TBN ¡ 402.02 ¡Tracker ¡ 402.03 ¡Barrel ¡Cal. ¡ ¡ 402.04 ¡Endcap ¡Cal. ¡ ¡ 402.05 ¡Endcap ¡Muons ¡ 402.06 ¡Trigger ¡ L2 ¡Manager: ¡K. ¡Ecklund ¡ L2 ¡Manager: ¡C. ¡Jessop ¡ L2 ¡Manager: ¡J. ¡Mans ¡ L2 ¡Manager: ¡A. ¡Safonov ¡ L2 ¡Manager: ¡J. ¡Berryhill ¡ L2 ¡Manager: ¡C. ¡Hill ¡ 402.03.03 ¡ECAL ¡ ¡ 402.05.03 ¡CSC ¡ 402.06.03 ¡Cal ¡Trig ¡ 402.02.03 ¡FPIX ¡ ¡ 402.04.03 ¡Sensors/Modules ¡ L3 ¡Manager: ¡ ¡ L3 ¡Managers: ¡ ¡ L3 ¡Manager: ¡ ¡ L3 ¡Managers: ¡ ¡ L3 ¡Manager: ¡ ¡ B. ¡Hirosky ¡ D. ¡Wood, ¡A. ¡ ¡Korytov ¡ ¡ N. ¡Akchurin, ¡M. ¡Paulini ¡ ¡ ¡ W. ¡Smith ¡ A. ¡Dominguez ¡ ¡ 402.04.04 ¡CasseKes ¡ 402.02.04 ¡OT ¡ ¡ 402.05.04 ¡GEM ¡ 402.06.04 ¡Muon ¡Trig ¡ ¡ L3 ¡Manager: ¡J. ¡Strait ¡ L3 ¡Manager: ¡ ¡ L3 ¡Manager: ¡D. ¡Salzberg ¡ L3 ¡Manager: ¡ ¡ 402.02.04 ¡HCAL ¡ G. ¡Bolla ¡ D. ¡Acosta ¡ L3 ¡Manager: ¡ ¡ 402.04.05 ¡BH ¡AcLve ¡ A. ¡Belloni ¡ L3 ¡Manager: ¡TBN ¡ 402.02.05 ¡TT ¡ ¡ 402.06.05 ¡Track ¡ L3 ¡Manager: ¡ ¡ Correlator ¡Trig ¡ 402.04.06 ¡Electronics ¡and ¡ P. ¡Wi]ch ¡ L3 ¡Manager: ¡ ¡ Services ¡ R. ¡Cavanaugh ¡ L3 ¡Manager: ¡M. ¡Klute ¡ V. ¡O'Dell, ¡2 ¡February ¡2016 ¡ Director's ¡Review ¡-‑ ¡Managing ¡the ¡U. ¡S. ¡CMS ¡HL-‑LHC ¡Upgrades ¡ 4 ¡
Management and Project Team § Roles and responsibilities of the management / project team are described in the NSF PEP § Similar documentation will be written for DOE CD-1 § The Project Manager has ultimate responsibility for maintaining and updating the project RLS, change control, EVMS, appointing L2’s and CAMs, SOWs, monthly reporting, and ensuring close coordination with CMS and USCMS. § I report to U.S. CMS ~ weekly, am on the CMS MB as an advisor to the spokesperson, member of CMS FC subcommittee on upgrade costs § The PM holds the ultimate responsibility of completing the project on schedule, budget and agreed upon scope, and for tracking and monitoring expenditure of funds. Director's ¡Review ¡-‑ ¡Managing ¡the ¡U. ¡S. ¡CMS ¡HL-‑LHC ¡Upgrades ¡ V. ¡O'Dell, ¡2 ¡February ¡2016 ¡ 5 ¡
Management and Project Team § The Deputy Project Manager is the PI for the NSF MREFC, and has full authority of the PM in the event of temporary absence of the PM § The DPM assists in the management of the project, and in particular, is responsible for tracking the cost, invoicing and auditing the NSF part of the project, as well as working with the PM to status the NSF part of the schedule and reconciling and auditing all charges from the institutions collaborating on the NSF part of the project. The PM, with the consent of the Fermilab Laboratory Director and the concurrence of the DOE andthe NSF through the Joint Oversight Group, appoints the DPM. Director's ¡Review ¡-‑ ¡Managing ¡the ¡U. ¡S. ¡CMS ¡HL-‑LHC ¡Upgrades ¡ V. ¡O'Dell, ¡2 ¡February ¡2016 ¡ 6 ¡
DOE management and reporting Office ¡of ¡Science ¡ Legend ¡ ¡ Office ¡of ¡High ¡Energy ¡ Interna_onal ¡ Physics ¡ ¡ ¡ (Acquisi_on ¡Execu_ve) ¡ Management/Oversight ¡ CERN ¡Resources ¡ Advisory ¡ Review ¡Board ¡(RRB) ¡ LHC ¡CMS ¡Program ¡ Manager ¡ Joint ¡Oversight ¡Group ¡(JOG) ¡ Scru_ny ¡ Group ¡ Fermi ¡Site ¡Office ¡ Integrated ¡Support ¡Center ¡ LHC ¡CMS ¡Federal ¡ Project ¡Director ¡ Project ¡Management ¡Group ¡(PMG) ¡ Fermi ¡NaLonal ¡ Accelerator ¡Laboratory ¡ LHC ¡CMS ¡HL-‑LHC ¡ CMS ¡Upgrade ¡Project ¡Office ¡ USCMS ¡Collabora_on ¡ Upgrades ¡Project ¡ CMS ¡Finance ¡Board ¡ Manager ¡ CMS ¡Management ¡Board ¡ Director's ¡Review ¡-‑ ¡Managing ¡the ¡U. ¡S. ¡CMS ¡HL-‑LHC ¡Upgrades ¡ V. ¡O'Dell, ¡2 ¡February ¡2016 ¡ 7 ¡
NSF management and reporting Directorate ¡for ¡MPS ¡ Legend ¡ ¡ Division ¡of ¡Physics ¡ CERN ¡Resources ¡ Interna_onal ¡ Review ¡Board ¡(RRB) ¡ ¡ NSF ¡Integrated ¡ LHC ¡CMS ¡Program ¡Officer ¡ Management/Oversight ¡ Project ¡Team ¡ Advisory ¡ Scru_ny ¡ Group ¡ Joint ¡Oversight ¡Group ¡(JOG) ¡ Cornell ¡University ¡ NSF ¡Project ¡Manager ¡ (Deputy ¡CMS ¡HL-‑LHC ¡Upgrade ¡Project ¡ Manager) ¡ CMS ¡Upgrade ¡Project ¡Office ¡ USCMS ¡Collabora_on ¡ CMS ¡HL-‑LHC ¡Upgrade ¡Project ¡ CMS ¡Finance ¡Board ¡ CMS ¡Management ¡Board ¡ The ¡Joint ¡Oversight ¡Group ¡(JOG) ¡ oversees ¡the ¡overall ¡program ¡ The ¡NSF ¡Integrated ¡Project ¡Team ¡ comprises ¡staff ¡from ¡the ¡ (both ¡DOE ¡and ¡NSF ¡contribu_ons). ¡The ¡JOG ¡was ¡formed ¡by ¡DOE ¡ Directorate ¡for ¡Mathema_cal ¡and ¡Physical ¡Sciences ¡(MPS); ¡Offices ¡ OHEP ¡and ¡NSF ¡Division ¡of ¡Physics ¡to ¡oversee ¡all ¡U.S. ¡LHC ¡ac_vi_es. ¡ of ¡Budget, ¡Finance, ¡and ¡Award ¡Management ¡(BFA); ¡General ¡ Its ¡roles ¡and ¡responsibili_es ¡are ¡defined ¡in ¡a ¡Memorandum ¡of ¡ Counsel ¡(OGC); ¡and ¡Legisla_ve ¡and ¡Public ¡Affairs ¡(OLPA). ¡The ¡ Understanding ¡between ¡DOE ¡and ¡NSF. ¡The ¡JOG ¡establishes ¡ Deputy ¡Director ¡for ¡Large ¡Facility ¡Projects ¡also ¡provides ¡advice ¡and ¡ programma_c ¡guidance ¡and ¡direc_on ¡for ¡U.S. ¡CMS ¡ac_vi_es. ¡ assistance. ¡ ¡ Director's ¡Review ¡-‑ ¡Managing ¡the ¡U. ¡S. ¡CMS ¡HL-‑LHC ¡Upgrades ¡ V. ¡O'Dell, ¡2 ¡February ¡2016 ¡ 8 ¡
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