Data Administra,on Roadmap Sco2 Thorne Mary Weisse - PowerPoint PPT Presentation

D ¡R ¡A ¡F ¡T ¡ Data ¡Administra,on ¡ Roadmap ¡ Sco2 ¡Thorne ¡ Mary ¡Weisse ¡ 10/29/10 ¡ 1 ¡

What ¡do ¡we ¡want ¡from ¡you? ¡ • Adjust ¡and ¡validate ¡the ¡Vision ¡and ¡Goals ¡ • Guidance ¡on ¡formula,ng ¡Prac,ces ¡and ¡Principles ¡ • Help ¡encourage ¡the ¡focus ¡on ¡Data ¡in ¡ways ¡that ¡ build ¡sustainable ¡processes ¡ 10/29/10 ¡ 2 ¡

What ¡problem ¡are ¡we ¡trying ¡to ¡solve? ¡ • Want ¡to ¡make ¡be2er ¡use ¡of ¡our ¡informa,on ¡ – Make ¡sure ¡it’s ¡designed ¡and ¡available ¡to ¡support ¡ decision ¡making ¡quickly ¡and ¡intui,vely ¡ • Improve ¡our ¡Data ¡Management ¡prac,ces ¡ – Requirements ¡should ¡include ¡how ¡we ¡plan ¡to ¡use ¡ and ¡report ¡on ¡informa,on ¡ 10/29/10 ¡ 3 ¡

Themes ¡from ¡the ¡Task ¡Force ¡Report ¡ • “ The ¡Educa*on ¡Working ¡group ¡spent ¡considerable ¡*me ¡a8emp*ng ¡ to ¡construct ¡a ¡cost ¡model ¡for ¡ ¡undergraduate ¡educa*on…The ¡group ¡ suggests ¡that ¡if ¡such ¡metrics ¡and ¡costs ¡are ¡iden*fied, ¡some ¡degree ¡ of ¡transparency ¡of ¡this ¡informa*on ¡may ¡be ¡important ¡to ¡poten*ally ¡ drive ¡behaviors ¡towards ¡the ¡common ¡best ¡interest ¡of ¡the ¡Ins*tute .” ¡ • “ The ¡Research ¡Working ¡Group ¡suggests ¡that ¡a ¡clearer ¡ understanding ¡of ¡the ¡cost ¡of ¡conduc*ng ¡research ¡would ¡help ¡ inves*gators ¡consider ¡means ¡to ¡achieve ¡greater ¡efficiencies .” ¡ • “ The ¡Space ¡Working ¡Group ¡constructed ¡its ¡own ¡models ¡and ¡believes ¡ the ¡community ¡would ¡benefit ¡by ¡understanding ¡the ¡cost ¡of ¡space ¡ and ¡space ¡renova*ons….Making ¡metrics ¡and ¡u*liza*on ¡broadly ¡ publicized ¡would ¡possibly ¡lead ¡to ¡more ¡appropriate ¡use ¡of ¡space ” ¡ 10/29/10 ¡ 4 ¡

Data ¡is ¡viewed ¡from ¡different ¡ perspec,ves ¡ Ins,tu,onal ¡ School ¡ ¡External ¡ • Sponsors ¡ Departmental ¡ • Agencies ¡ Func,onal ¡ Data ¡ • Payroll ¡ Historical ¡ • Procurement ¡ 10/29/10 ¡ 5 ¡

History ¡& ¡Background ¡ • Original ¡Goals ¡& ¡Principles ¡ ¡1995-­‑1996 ¡ – Make ¡data ¡available ¡ – Accuracy ¡will ¡improve ¡as ¡we ¡access ¡and ¡use ¡it ¡ – All ¡data ¡can ¡be ¡accessed ¡the ¡same ¡way ¡ ¡ • Status ¡ – Most ¡Data ¡is ¡in ¡the ¡Warehouse ¡ • ~2 ¡Billion ¡records ¡ – Nightly ¡feeds ¡from ¡Systems ¡of ¡Record ¡ – Many ¡users ¡use ¡informa,on ¡rou,nely, ¡but… ¡ • Find ¡it ¡hard ¡to ¡understand ¡data ¡ • Find ¡the ¡current ¡repor,ng ¡tool ¡cumbersome ¡ 10/29/10 ¡ 6 ¡

Types ¡of ¡Informa,on ¡by ¡Business ¡Area ¡ 10/29/10 ¡ 7 ¡ Note: ¡Not ¡Research ¡Data ¡or ¡Documents ¡

Where ¡are ¡we ¡going? ¡ Model ¡and ¡Simula2on ¡ Knowledge ¡ Strategic ¡ Suppor*ng ¡Strategic ¡Decisions ¡ What ¡if…? ¡ Reports ¡ Opera2onal ¡ Informa,on ¡ How ¡are ¡we ¡doing? ¡ Today ¡ Transac2onal ¡ What ¡was ¡the ¡date ¡of ¡the ¡PO? ¡ Data ¡ 10/29/10 ¡ 8 ¡

Vision ¡ Goals ¡& ¡ Vision ¡ Ac,ons ¡ Principles ¡ • MIT ¡spends ¡more ¡,me ¡making ¡use ¡of ¡data ¡than ¡ collec,ng, ¡correc,ng ¡and ¡managing ¡it ¡ • Using ¡informa,on ¡is ¡natural ¡and ¡intui,ve ¡ • All ¡systems ¡have ¡automated ¡reconcilia,on ¡and ¡ integrity ¡checking ¡processes ¡ • All ¡informa,on ¡to ¡support ¡important ¡decisions ¡is ¡ easily ¡obtained ¡ 10/29/10 ¡ 9 ¡

Vision ¡con,nued ¡ Goals ¡& ¡ Vision ¡ Ac,ons ¡ Principles ¡ • We ¡understand ¡and ¡document ¡why ¡we’re ¡ collec,ng ¡informa,on, ¡how ¡it ¡will ¡be ¡used, ¡and ¡ how ¡it ¡will ¡be ¡maintained ¡before ¡deciding ¡to ¡build ¡ • All ¡data ¡is ¡considered ¡sharable ¡unless ¡there ¡is ¡a ¡ documented ¡business ¡policy ¡or ¡government ¡ regula,on ¡ • MIT ¡Community ¡has ¡a ¡shared ¡understanding ¡of ¡ the ¡Roles ¡and ¡Responsibili,es ¡concerning ¡data ¡ 10/29/10 ¡ 10 ¡

Good ¡Data ¡Management ¡involves ¡everyone ¡ and ¡requires ¡changes ¡in ¡how ¡we ¡work ¡ Consumers ¡ Business ¡ Analysts ¡& ¡ Owners ¡ Developers ¡ Central ¡& ¡ Departmental ¡ 10/29/10 ¡ 11 ¡

Goals ¡& ¡Principles ¡ Goals ¡& ¡ Vision ¡ Ac,ons ¡ Principles ¡ • Data ¡should ¡be ¡Complete, ¡Accurate ¡and ¡Timely ¡ • People ¡can ¡easily ¡get ¡the ¡informa,on ¡needed ¡to ¡do ¡ their ¡job ¡ • People ¡understand ¡the ¡informa,on ¡they ¡need ¡to ¡use ¡ • Informa,on ¡is ¡easy ¡to ¡update ¡ • Informa,on ¡is ¡only ¡entered ¡once ¡ • Informa,on ¡and ¡Repor,ng ¡requirements ¡are ¡ understood ¡as ¡systems ¡are ¡designed ¡ • Enterprise ¡data ¡should ¡have ¡a ¡ Business ¡Owner ¡ iden,fied ¡who ¡is ¡responsible ¡for ¡its’ ¡quality ¡ 10/29/10 ¡ 12 ¡

Improving ¡Understanding ¡of ¡Data ¡ Goals ¡& ¡ Vision ¡ Ac,ons ¡ Principles ¡ • Simpler ¡more ¡Focused ¡Views ¡of ¡Informa,on ¡ • Be2er ¡Defini,ons ¡and ¡Documenta,on ¡ • Pilot ¡new ¡Tool ¡ • Including ¡process ¡for ¡developing ¡specialized ¡views ¡ 10/29/10 ¡ 13 ¡

Improving ¡our ¡Development ¡ Goals ¡& ¡ Vision ¡ Ac,ons ¡ Principles ¡ • Focus ¡with ¡the ¡Business ¡on ¡up ¡front ¡design ¡ – Conceptual ¡Data ¡Model ¡ – Business ¡Process ¡Models ¡ – Repor,ng ¡Requirements ¡ • Meta-­‑Data ¡documenta,on ¡ • Document ¡Reconcilia,on ¡Processes ¡ • Start ¡with ¡IS&T ¡Projects ¡ 10/29/10 ¡ 14 ¡

Define ¡Data ¡Prac,ces ¡ Goals ¡& ¡ Vision ¡ Ac,ons ¡ Principles ¡ • Publish ¡Principles ¡& ¡Guidelines ¡for ¡Data ¡ Management ¡ • Establish ¡processes ¡for ¡Data ¡Issue ¡Resolu,on ¡ and ¡Priori,za,on ¡ • Gain ¡consensus ¡and ¡document ¡Roles ¡& ¡ Responsibili,es ¡concerning ¡Data ¡ • Develop ¡a ¡method ¡to ¡monitor ¡progress ¡ 10/29/10 ¡ 15 ¡

Now ¡ July ¡2011 ¡ July ¡2012 ¡ Pilot ¡ Repor,ng ¡ ¡ Tool ¡ Improving ¡Understanding ¡of ¡Data ¡ Gain ¡ ¡ Consensus ¡ On ¡ Vision ¡& ¡Goals ¡ Define ¡and ¡Publish ¡Principles ¡& ¡Guidelines ¡for ¡Data ¡Management ¡ Define ¡& ¡Apply ¡Development ¡Prac,ces ¡ 10/29/10 ¡ 16 ¡