The Story of a New ED: How Design, Lean Processes and Innovative - PowerPoint PPT Presentation

The Story of a New ED: How Design, Lean Processes and Innovative Teamwork are Producing Outstanding Outcomes

Objectives: 1. Explore benefits of incorporating lean processes into ED design 2. Learn how innovative staff roles, teamwork and team workspaces contribute to efficient patient flow and staff engagement 3. List design elements and processes that support the patient and family experience 4. Describe evidence-based clinical, operational and design best practices that formed the foundation for a high performing ED

About the Design Team About Nemours

Orlando Airport Site Lake Nona Medical City

Site Emergency Department

Design Drivers • Patient-centered • Efficiency • Flexibility • Quality • Technological Innovation • Sustainability / LEED Certification • Signature Appearance

Model of Care Building Stacking Diagram Shared IP/OP Programs & Inpatient Clinics Services Shell ¡Space ¡(future ¡27 ¡beds) Physician ¡Office ¡(Future ¡Clinic) 6 Shell ¡Space Neuro ¡+ ¡Ortho ¡+ ¡Rehab ¡+ ¡Surgical ¡Specialties Clinics: ¡ ¡Neuro ¡/ ¡Ortho ¡/ ¡Rehab 5 IP/OP ¡Rehab Clinics: ¡ ¡Hem ¡/ ¡Oncology ¡/ ¡Med. ¡Spec. Hematology ¡Oncology ¡+ ¡Medical ¡Specialties 4 Infusion ¡+ ¡Roof ¡Garden Shell ¡Space ¡(future ¡clinics) PICU ¡+ ¡NICU ¡+ ¡18 ¡Future ¡Beds 3 Respiratory ¡+ ¡Pharmacy Surgery ¡+ ¡PACU ¡+ ¡Preop ¡+ ¡Endo ¡+ ¡IR Clinics: ¡ ¡Surgery ¡/ ¡Neph ¡/ ¡Urology 2 Roof ¡Garden 1 Dining ¡+ ¡Chapel ¡+ ¡Gift ¡Shop ¡+ ¡Administration KidsTRACK ¡+ ¡Education ¡Center Public ¡Spaces/Amenities Lab ¡+ ¡Materials ¡Management ¡ ¡+ ¡Support Emergency ¡+ ¡Imaging ¡Services ¡+ ¡Dietary+ ¡CSS G 630,000 GSF

Design Process • Benchmarking • Site visits • Projections • Process maps • Family Advisory Group • Simulation studies

Desired Patient and Family Experience • Get in • Get the care • Get out AND • Leave with a “ good ” feeling

The LEAN Approach • Minimize wait times • Streamline processes • Reduce staff and patient movement • Minimize the number of staff interacting with the child and family • Maximize throughput

The Staff Experience • Pivot RN • Dedicated team • Streamlined, distinct processes • “One-piece” flow • Reduced que time between providers • One time documentation at the bedside • Supplies at the bedside; procedure carts

The Patient and Family Experience • Immediate placement in exam room • Provides information once • Registers in exam room • Interacts with a dedicated team • Same exam room throughout visit and discharge • Receives a follow-up phone call

Central Sterile ¡ Processing Emergency Imaging Ground Floor Plan

Floor Plan Trauma Entrance Minor Care Entrance

Facility Design • Adjacent to imaging services; sedation rooms contiguous • Reception area near Pivot RN • Supplies at bedside • Bedside computers • Rooms accommodate child, family and staff • Internal child life space • Team work space

Simulation Studies • Supported reduction in # rooms, size of reception area • Validated provider and nurse staffing model • Corroborated processes, wait times and length of visit

Historical NCH ED Growth 100 120 140 20 40 60 80 0 10/22/2012 11/10/2012 11/29/2012 12/18/2012 1/6/2013 1/25/2013 2/13/2013 3/4/2013 3/23/2013 4/11/2013 4/30/2013 5/19/2013 6/7/2013 6/26/2013 7/15/2013 8/3/2013 8/22/2013 9/10/2013 9/29/2013 10/18/2013 11/6/2013 11/25/2013 12/14/2013 1/2/2014 1/21/2014 2/9/2014 Total ¡Visits 2/28/2014 3/19/2014 4/7/2014 4/26/2014 5/15/2014 6/3/2014 6/22/2014 7/11/2014 7/30/2014 8/18/2014 9/6/2014 9/25/2014 10/14/2014 11/2/2014 11/21/2014 12/10/2014 12/29/2014 R² ¡= ¡0.72859 1/17/2015 2/5/2015 2/24/2015 3/15/2015 4/3/2015 4/22/2015 5/11/2015 Linear ¡ ¡(Total ¡Visits) Total ¡Visits

Design Supports Innovative Model of Care? • Acute Care Model: Care Streams • Swarming • Workspaces for teams • Innovations in team

Acute Care Model A Framework for Quality Care in Emergency Medicine • Care Streams • Acuity • Degree of diagnostic certainty regarding care needed *Lyer, S; Reeves, S; Varadarajan, K; Alessandrini, E. The Acute Care Model: A New Framework for Quality Care in Emergency Medicine. A. Clinical Pediatric Emergency Medicine. June 2011. Vol. 12, No.2, pp 91-101.

How Teamwork Supports ED Processes ED leaders and staff hired early; rethinking pediatric ED care Key Ideas: • Spirit of continuous improvement • Staff empowerment: quality, safety, innovation • Best use of technology • Patient flow to contact RN immediately; eliminate long waits • Families welcomed and accommodated

Care Processes: Pivot RN/Paramedic 26

Care Processes: Quick Registration/ Rooming Triage is a process, not a place.

Standard Room Layout and Equipping • Enhances patient safety • Enhances staff satisfaction; staff not searching for equipment and supplies • Same-handed rooms

Innovative Teamwork: Swarming Technique • Physician, nurse and medic arrive at the same time • Used for code/critical care patients • Used for fast track patients • Need to have EMR workstations to support multiple staff simultaneously 29

Innovative Paramedic Roles and Teamwork • Teamwork ¡with ¡RN’s: ¡pivot ¡desk; ¡in ¡the ¡ED • Team ¡deployment ¡into ¡pods • Medications • Start ¡IV’s • Splinting • Suturing ¡ 30

Clinical Pharmacist: Roles and Teamwork • 1.0 FTE dedicated to Emergency Department • Roving • Responds to codes and critical care patients • Helps with medication reconciliation • Verifies medication orders prior to administration 31

Just in Time Stocking/Blue Bin Supply Process • Department node with flexible shelving • “Every patient” supplies kept in room, at lower par levels • “Frequent use”, but not “every patient” supplies kept in carts • “Low use” kept in carts and totes 32

Just In Time Supply 33

Procedure Cart and Scale 34

EVERYTHING uses a battery 35

Outcomes How are we doing after 4 years?

NCH ED Outcomes Outcomes 2013 2014 2015 2016 Left ¡Without ¡Being ¡ 0.1% 0.2% 0.3% 0.3% Seen Patient ¡Satisfaction ¡– 91.4 83.7 83.3 81.1 Likelihood ¡to ¡ Recommend Patient Satisfaction 99% 91% 92% 89% Total ¡Visits 16,318 26,402 33,087 38,585 Length ¡of ¡Stay ¡ 84 103 115 127 (minutes)

Staff Engagement • Metrics: turnover, ¡GPTW ¡survey, ¡etc. • Processes support staff efficiency • Enjoy healthy foods, fitness center, wellness program

Staff Quotes • “It’s ¡not ¡hierarchical ¡here ¡like ¡other ¡places ¡I’ve ¡worked.” • “I ¡can ¡ask ¡physicians ¡questions ¡without ¡being ¡made ¡to ¡feel ¡stupid.” • “I ¡feel ¡like ¡I ¡can ¡grow. ¡It’s ¡a ¡good ¡learning ¡environment.” • “Probably ¡95 ¡percent ¡of ¡hospitals ¡are ¡not ¡like ¡this. ¡This ¡is ¡what ¡you ¡dream ¡ of.” • “I ¡was ¡skeptical ¡that ¡the ¡culture ¡was ¡as ¡different ¡as ¡people ¡said. ¡But ¡it’s ¡ true.” ¡ • “Everybody ¡thrives ¡in ¡a ¡continuous ¡improvement ¡environment. ¡They ¡hold ¡ you ¡accountable ¡in ¡a ¡respectful ¡way, ¡and ¡doctors ¡are ¡held ¡just ¡as ¡ accountable ¡as ¡nurses.” • “The ¡biggest ¡difference ¡is ¡that ¡we ¡are ¡an ¡upside-­‑down ¡pyramid ¡with ¡the ¡ patient ¡at ¡the ¡top ¡and ¡management ¡farther ¡down.” • “Here, ¡improvement ¡is ¡always ¡paramount.”

Lessons Learned • Flexibility • Right ¡function • Process ¡vs ¡Place • Room ¡size • Co-­‑evolution ¡of ¡ technology ¡and ¡ medicine

Design with Flexibility Design is informed by • Patient Relationship • Care Processes • Documentation High Performers Excel Anywhere Design to Empower the Average and Improve the Low Performer

Form Follows the RIGHT Function Follow the RIGHT Function • Team Communication • Access to Resources • Access to Patients • Access to Workspace Build flexibility to accommodate volume and acuity • Universal Rooms • Results waiting • Adjacent to ancillary services • Adjacent to additional exam space for surges

Process Versus Place • Process ¡is ¡not ¡a ¡Place—triage; ¡registration; ¡discharge • Process ¡is ¡not ¡Space • Update ¡Supertrack location ¡and ¡flow

Flexibility: Adapting for Growth • Consistent ¡use ¡of ¡Imaging ¡Sedation ¡Rooms • Implementing ¡pods • Supertrack location ¡and ¡flow • Modifying ¡spaces ¡to ¡meet ¡demand

Floor Plan Trauma Entrance Minor Care Entrance

Standard Room Layout/Equipping • Does room size accommodate 21 st century peds ED care? • Built as 120 SF • Need to consider number of people in the room • Supporting technology