Rock Bay Remedia-on Stage 3 Use of Earned Value Analysis and - PowerPoint PPT Presentation

Rock ¡Bay ¡Remedia-on ¡ Stage ¡3 Use ¡of ¡Earned ¡Value ¡Analysis ¡and ¡Forecas4ng ¡for ¡ Proac4ve ¡Budget ¡Management ¡

Presenta-on ¡Overview • Project ¡and ¡program ¡background • Project ¡planning • Budget ¡and ¡Schedule ¡Monitoring ¡Program ¡planning • Project ¡Execu-on • What ¡is ¡EVM? • Data ¡collec-on, ¡analysis ¡and ¡repor-ng • Benefits ¡of ¡using ¡the ¡program • Managing ¡variances ¡and ¡ ¡scenario ¡analysis • Lessons ¡learned ¡and ¡applicability ¡for ¡other ¡projects 2 ¡ 2 ¡

Project ¡Background • Rock ¡Bay ¡Property: ¡Victoria ¡Harbour, ¡BC • 1.73 ¡ha ¡uplands ¡(fill) ¡& ¡2.02 ¡ha ¡sediments ¡ (harbour ¡floor) ¡ Site ¡ • 1862 ¡– ¡1952: ¡Manufactured ¡Gas ¡Plant; ¡other ¡ industries • Caused ¡significant ¡contamina-on ¡to ¡soil, ¡ groundwater ¡& ¡sediments: • Coal ¡tar ¡(PAHs) • Hydrocarbons • Metals • Cyanide • 1996: ¡EC ¡and ¡BC ¡MoE ¡warning ¡le_ers ¡ Victoria, ¡BC ¡ requiring ¡ac-on • 2003: ¡Recommended ¡Remedial ¡Strategy BC ¡Legislature ¡ 3 ¡ 3 ¡

Project ¡Background • 2004-­‑2006: ¡TC ¡& ¡BC ¡Hydro ¡combined ¡remedia-on ¡ project ¡(Stages ¡1 ¡& ¡2) • 200,000+ ¡tonnes ¡removed • 2014-­‑2016: ¡TC ¡Only ¡(Stage ¡3) • Cofferdam ¡& ¡shoring ¡installa-on • Wastewater ¡management • Stormwater ¡oufall ¡bypass • Excava-on ¡of ¡91,000 ¡tonnes • Treatment ¡of ¡53,000 ¡tonnes 4 ¡ 4 ¡

Project ¡Monitoring • Objec-ves • Budget/scope/schedule ¡assessment ¡using ¡PMI ¡best ¡prac-ces • Monthly ¡and ¡quarterly ¡forecas-ng ¡ • Early ¡warning ¡signs ¡and ¡recommenda-ons ¡to ¡management • Scenario ¡analysis • Challenges • Project ¡size– ¡scope ¡and ¡budget • Project ¡dura-on ¡– ¡mul-ple ¡fiscal ¡years • Organiza-onal ¡structure ¡– ¡mul-ple ¡stakeholders • Sojware ¡ • Monthly ¡internal ¡client ¡deadline ¡vs. ¡stakeholders ¡deadlines • Contractor’s ¡rate ¡confiden-ality • Mul-ple ¡contracts 5 ¡ 5 ¡

¡Project ¡Planning Conceptual ¡construc-on ¡plan • Construc-on ¡Cost ¡Es-mate • Construc-on ¡Schedule Construc-on ¡Cash ¡Flow Cash ¡Flow ¡Report ¡ Cost ¡ Cumula4ve ¡Cost ¡ 2013-­‑2014 ¡ 2014-­‑2015 ¡ 2015-­‑2016 ¡ 6 ¡ 6 ¡

¡Project ¡Planning ¡(cont.) • Project ¡Cost ¡Management ¡Plan • Work ¡Breakdown ¡Structure ¡(WBS) • Organiza-onal ¡Breakdown ¡Structure ¡ WBS ¡1 ¡ (OBS) • Control ¡Accounts WBS ¡1.1 ¡ WBS ¡1.2 ¡ WBS ¡1.3 ¡ • Project ¡cost ¡and ¡schedule PM ¡Stream ¡ Consultants ¡ Streams ¡ Contractor ¡ Stream ¡ 7 ¡ 7 ¡

Crea-on ¡of ¡a ¡BEaST • Budget ¡Es-ma-ng ¡and ¡Scheduling ¡Team ¡(BEaST) ¡ • Transport ¡Canada ¡ ¡(Project ¡Sponsor) • PWGSC ¡ ¡(Project ¡Manager) • Golder ¡(Lead ¡Consultant) • Hemmera ¡(Consultant) • Provide ¡proac-ve ¡budget ¡and ¡schedule ¡tracking • Dedicated ¡independent ¡monitoring ¡team • Comprehensive ¡ ¡project ¡tracking ¡tool 8 ¡ 8 ¡

What ¡is ¡EVM? Quan-ta-ve ¡evalua-on ¡of ¡planned ¡work ¡vs. ¡actual • Planned ¡Value ¡(PV) Cost • Budget/schedule ¡= ¡ Forecasted ¡ Delay ¡ • ¡cash ¡flow ¡ • Earned ¡Value ¡(EV) Schedule ¡ Variance ¡ Forecasted ¡ • Actual ¡Cost ¡(AC) to ¡Date ¡ Cost ¡Variance ¡ (Months) ¡ at ¡Comple4on ¡ • Variances • Schedule ¡Variance ¡(SV) Schedule ¡ Variance ¡ • Cost ¡Variance ¡(CV) to ¡Date ¡ ($) ¡ Cost ¡ Budgeted ¡Cost ¡of ¡Work ¡Scheduled ¡(PV) ¡ Variance ¡ to ¡Date ¡ Budgeted ¡Cost ¡of ¡Work ¡Performed ¡(EV) ¡ Actual ¡Cost ¡of ¡Work ¡Performed ¡(AC) ¡ Time Now Es4mate ¡to ¡Complete ¡(ETC) ¡ 9 ¡ 9 ¡

What ¡is ¡EVM? ¡(cont.) • Indices • Schedule ¡Performance ¡ Index ¡(SPI) ¡ • Cost ¡Performance ¡Index ¡ (CPI) • Es-mate ¡to ¡complete ¡ (ETC) • Physical ¡% ¡complete ¡vs ¡ Key ¡Performance ¡ Indicators • Budget ¡at ¡comple-on ¡ (BAC) 10 ¡ 10 ¡

Data ¡Collec-on • Budget ¡(PV) • WBS ¡specific/ ¡Derived ¡from ¡work ¡plans • Earned ¡Value • Physical ¡% ¡complete ¡ • Actual ¡Cost • Invoice ¡and ¡progress ¡payments • Task ¡Indicators • Es-mate ¡to ¡complete • Stakeholders’ ¡monthly ¡forecast • Benefits ¡and ¡drawbacks 11 ¡ 11 ¡

Data ¡Analysis ¡(EVM) • EV, ¡ES, ¡ETC, ¡BAC, ¡and ¡EAC-­‑ ¡baselines ¡and ¡actual • Performance ¡indices • Cri-cal ¡path ¡analysis • WBS ¡and ¡OBS ¡(ex. ¡EM, ¡RS, ¡CM) ¡summaries • Project ¡roll ¡up 12 ¡ 12 ¡

Repor-ng ¡(Monthly ¡Mee-ngs ¡) • Scope/schedule/budget ¡summary ¡ • Recommenda-ons 13 ¡ 13 ¡

Repor-ng ¡(Management ¡Dashboard) • High ¡level ¡project ¡status ¡to ¡be ¡used ¡by ¡TC ¡project ¡ leader 14 ¡ 14 ¡

Scenario ¡Analysis • Objec-ves • Project ¡funds/scope ¡management ¡ • Fiscal ¡Year ¡end ¡expenditure ¡planning • When? • P6 ¡(September) ¡and ¡P9 ¡(December) • Cri-cal ¡milestones ¡assessment ¡(excava-on ¡dura-on) • How? • Contractor ¡Monitor’s ¡evalua-on ¡and ¡es-mate • Stakeholders’ ¡forecas-ng • Earned ¡Value ¡calcula-ons 15 ¡ 15 ¡

Scenario ¡Analysis ¡– ¡FY ¡End ¡Costs • Absolute ¡minimum ¡cost ¡for ¡FY • FY ¡end ¡cost ¡if ¡the ¡project ¡slips/advances: • 2 ¡weeks/1 ¡month/1.5 ¡months/2 ¡months ¡P3 ¡ ¡P6 ¡ ¡P9 ¡ ¡P12 ¡ ¡2014 ¡ Actuals ¡ P3 P6 P9 2014 ¡ ¡ ¡ 2014 ¡ ¡ ¡ 2014 ¡ ¡ 2015 ¡ ¡ Scenarios Commitment ¡ 100% ¡ 83% ¡ 71% ¡ 65% ¡ NA 83% 74% High Forecast ¡ 100% ¡ 83% ¡ 73% ¡ *65% ¡ 100% 83% 71% Expected NA 74% 67% Low Numbers ¡in ¡the ¡table ¡represent ¡a ¡percentage ¡of ¡the ¡baseline ¡es4mate. ¡ 16 ¡ 16 ¡

Scenario ¡Analysis ¡– ¡Project ¡Costs • Volume ¡cost ¡analysis • Budget ¡control ¡through ¡scope ¡adjustments WBS ¡DescripLon Change A1. ¡Project ¡Management ▼ 9% A3. ¡Procurement ¡Management ▲ 2% ▼ 5% A4. ¡EsLmaLng ▲ 1% D1. ¡First ¡NaLons ¡CommunicaLon ¡and ¡ConsultaLon ▼ 3% F1. ¡Public ¡ConsultaLon ¡and ¡CommunicaLons ¡Management ▼ 13% H1. ¡ConstrucLon ¡Management ▼ 4% H5. ¡Environmental ¡Supervision ¡of ¡ConstrucLon ▲ 4% R1. ¡Regulatory ¡Requirements Total ¡decrease ¡for ¡consultants' ¡budget ▼ 8% Numbers ¡in ¡the ¡table ¡represent ¡a ¡percentage ¡of ¡the ¡baseline ¡es4mate. ¡ 17 ¡ 17 ¡

WBS: ¡Planned ¡vs. ¡Actuals ¡Project ¡ Project ¡ EsLmate ¡ IniLaLon ¡ Actuals ¡ Change ¡ (2013) ¡ (June ¡2014) ¡ A1. ¡Project ¡Management ¡ 8% ¡ 8% ¡ 7% ¡ ▼ ¡ A3. ¡Procurement ¡Management ¡ 1% ¡ 1% ¡ 1% ¡ A4. ¡EsLmaLng ¡ 1% ¡ 4% ¡ 3% ¡ ▼ ¡ D1. ¡First ¡NaLons ¡CommunicaLon ¡and ¡ ConsultaLon ¡ 1% ¡ 0% ¡ 1% ¡ ▲ ¡ F1. ¡Public ¡ConsultaLon ¡and ¡ CommunicaLons ¡Management ¡ 1% ¡ 0% ¡ 0.3% ¡ ▲ ¡ H1. ¡ConstrucLon ¡Management ¡ 7% ¡ 13% ¡ 9% ¡ ▼ ¡ H5. ¡Environmental ¡Supervision ¡of ¡ ConstrucLon ¡ 8% ¡ 6% ¡ 9% ¡ ▲ ¡ R1. ¡Regulatory ¡Requirements ¡ 1% ¡ 0% ¡ 0.3% ¡ ▲ ¡ C2. ¡ConstrucLon ¡ 72% ¡ 68% ¡ 71% ¡ ▲ ¡ Numbers ¡in ¡the ¡table ¡represent ¡a ¡percentage ¡of ¡the ¡baseline ¡es4mate. ¡ 18 ¡ 18 ¡

OSB: ¡Planned ¡vs. ¡Actuals Management ¡ Management ¡ Management ¡ 9% ¡ 11% ¡ 8% ¡ Consultants ¡ Consultants ¡ Consultants ¡ 17% ¡ 22% ¡ 23% ¡ Contractor ¡ Contractor ¡ Contractor ¡ 68% ¡ 70% ¡ 72% ¡ Project ¡EsLmate ¡ Project ¡IniLaLon ¡ Actuals ¡ (2013) ¡ (June ¡2014) ¡ 4% ¡decrease ¡ 3% ¡increase ¡ 19 ¡ 19 ¡

Expenditure: ¡Baseline ¡vs. ¡Actuals 2014-2015 FY 2015-2016 FY Project ¡ ¡Actuals ¡ Project ¡Baseline ¡2014 ¡ FY ¡Baseline ¡2015 ¡ Project ¡Es4mate ¡2013 ¡ 20 ¡ 20 ¡

What ¡is ¡a ¡Program ¡Success? • Being ¡on ¡-me, ¡budget ¡or ¡both? ¡ • How ¡much ¡planning ¡is ¡enough ¡and ¡how ¡much ¡ money ¡does ¡it ¡save? • Extended ¡geotech ¡inves-ga-on ¡vs ¡re-­‑design ¡cost • Changes ¡in ¡bid ¡prices • Project ¡Delivery ¡Method Budget ¡ • Design-­‑build ¡(DB) ¡vs. ¡design-­‑bid-­‑build ¡(DBB) Scope ¡ Schedule ¡ 21 ¡ 21 ¡

Lessons ¡Learned • Importance ¡of ¡top ¡–down ¡program ¡support • Provide ¡training ¡sessions • WBS ¡was ¡not ¡very ¡intui-ve ¡and ¡didn’t ¡fit ¡work ¡ packaging • Adjust ¡WBS ¡to ¡the ¡project • Develop ¡project ¡terminology ¡at ¡the ¡beginning • Importance ¡of ¡quality ¡informa-on ¡ • Poor ¡quality ¡gives ¡untrusted ¡results • Methods ¡for ¡genera-ng ¡Es-mate ¡at ¡Comple-on ¡ (EAC) • Calcula-ng ¡vs. ¡stakeholder ¡forecasts 22 ¡ 22 ¡