Haverford College Workday Implementation Project Transforming HR, - PowerPoint PPT Presentation

Haverford College Workday Implementation Project Transforming HR, Finance, and Payroll Processes and Systems November 11, 2016

Project Overview Project Scope, Timeline & Methodology

Project Goals • Implement a new, user friendly and effective system to better support all of Haverford’s HR, Payroll, and Finance needs. • Leverage best practice work processes in order to streamline our day-to-day administrative activities. 3

What is Workday? § Workday is a leading-edge HR/Payroll/Finance system § Hosted ¡in ¡the ¡Cloud ¡by ¡Workday ¡ ¡ § Accessed ¡via ¡a ¡web ¡browser ¡or ¡mobile ¡device ¡ § Simple ¡user ¡interface ¡(like ¡Amazon ¡or ¡Facebook) ¡ § Will replace current HR (ADMIN), Payroll (ADP), and Finance (Kuali) systems § Incorporates best practices for Higher Ed § Used ¡by ¡many ¡of ¡our ¡peer ¡insAtuAons ¡ 4

Project Scope Payroll ¡ HCM ¡ Financials ¡ Financial ¡AccounAng/ Human ¡Resources ¡ ReporAng ¡ Customer ¡Accounts ¡ CompensaAon ¡ Supplier ¡Accounts ¡ Benefits ¡ Banking ¡& ¡SeJlements ¡ Time ¡Tracking ¡ Procurement ¡ Absence ¡ Endowments ¡& ¡GiNs ¡ RecruiAng ¡ Expenses ¡& ¡Business ¡ Assets ¡ Budgets ¡ 5

Project Timeline May$ June$ July$ August$ September$ October$ November$ December$ January$ February$ March$ April$ May$ June$ July$ PreAPlanning' Plan' May'16 th ,'2016' PreAPlanning'Kickoff'w/'SCI' Architect' Configura7on'&'Prototype' August'9 th ,'2016' Reserva7on'Call'w/'Workday' Test' October'5 th ,'2016' Formal'Project'Kickoff'with'SCI' First'Prototype' Deploy' December,'2016' March,'2017' Second'Prototype' Third'Prototype' Post' Produc7on' March'–'May,'2017' June,'2017' Parallel'Tes7ng' Gold'Tenant' July'1 st ,'2017' Go'Live' 6

Project Objectives – IITS • Provide a user-friendly system that helps the community accomplish their jobs more easily and effectively. • Provide flexible reporting tools that better meet college and individual reporting needs. • Minimize manual processes and manual integrations to maximize time devoted to value added activities. • Place Haverford within rich communities of practice to ensure good work processes and procedures and enable collaboration. 7

Project Objectives – Finance • Easy access to reports to provide timely and accurate data for informed decision making • Expense reimbursements via direct deposit • Best practice workflows for faster approvals and reimbursement • Access to view and adjust payment and tax elections (paystub and W2) • Practically eliminates need to send paper forms to the business office 8

Project Objectives – Human Resources • Provide unified streamline service for HR, Payroll, Benefits, Absence Management, Recruiting, and Onboarding. • Empower employees with self-service ● Hourly ¡employees ¡enter ¡their ¡Ame ¡online ¡or ¡via ¡mobile ¡ ● Request ¡leave ¡(sick, ¡vacaAon, ¡etc.) ¡ ¡ ● Benefits ¡review ¡and ¡enrollment ¡ ● Update ¡your ¡own ¡profile ¡with ¡personal ¡changes ¡ • Enable managers to review and approve employee time and requests. • Support simplified process for recruiting and hiring 9

Project Team Project Scope, Timeline & Methodology

Project Team Senior ¡Staff ¡ Project ¡Sponsors ¡ Project ¡Director, ¡ Project ¡Manager, ¡ Workday ¡Council ¡ and ¡Core ¡Team ¡ Change ¡ Management ¡ FuncAonal ¡Leads ¡ Technical ¡Leads ¡ Team ¡ Change ¡ HCM ¡Team ¡ Payroll ¡Team ¡ Financials ¡Team ¡ Ambassadors ¡ Change ¡Leaders ¡ Ambassadors ¡ 11

Change Ambassadors Marta ¡Bartholomew ¡ Provost’s ¡Office ¡ Lisa ¡Griffin ¡ Provost’s ¡Office ¡ Marie ¡Bistline ¡ Business ¡Office ¡ Bryan ¡Savage ¡ FaciliAes ¡ Joe ¡Hudgins ¡ Housekeeping ¡ Pat ¡Callaghan ¡ Dining ¡ Kerry ¡Lynch ¡ InsAtuAonal ¡Advancement ¡ Susan ¡McCabe ¡ AthleAcs ¡ Wendy ¡Smith ¡ AthleAcs ¡ John ¡Castrege ¡ Security ¡ Cheryl ¡Mathes ¡ Student ¡Services ¡ Joan ¡Wankmiller ¡ President’s ¡Office ¡ Dawn ¡Heckert ¡ Library ¡ 12

Contact Us Workday Project Website: ● www.haverford.edu/work ¡ Dedicated Email Address: ● hc-­‑workday@haverford.edu ¡ 13