Gert Sibande Plan priori4es funded through a condi4onal - PowerPoint PPT Presentation

2013/07/01 ¡ Introduc4on ¡ ¡ • What ¡is ¡a ¡business ¡plan? ¡ Monitoring ¡implementa4on ¡of ¡the ¡ – Strategic ¡planning ¡and ¡budget ¡document ¡ – Contains ¡the ¡goals ¡of ¡a ¡priority ¡project, ¡objec4ves ¡ NHI ¡in ¡the ¡pilot ¡districts ¡ ¡ and ¡outcomes ¡ – It ¡also ¡contains ¡specific ¡informa4on ¡on ¡ Using ¡the ¡NHI ¡Business ¡Plans ¡to ¡ask ¡ implementa4on. ¡Outputs, ¡ac4vi4es ¡and ¡targets ¡ the ¡right ¡ques4ons ¡ – It ¡should ¡be ¡costed ¡and ¡have ¡a ¡clear ¡budget ¡ allocated ¡for ¡each ¡ac4vity ¡ – It ¡must ¡have ¡clear ¡4me-­‑frames ¡for ¡when ¡outputs ¡ must ¡be ¡delivered ¡ ¡ ¡ ¡ • Business ¡plans ¡are ¡developed ¡for ¡all ¡government ¡ Gert ¡Sibande ¡Plan ¡ ¡ priori4es ¡funded ¡through ¡a ¡condi4onal ¡grant ¡e.g. ¡ HIV ¡and ¡AIDS ¡condi4onal ¡grant ¡ • See ¡Janneke’s ¡presenta4on ¡ • They ¡have ¡been ¡developed ¡for ¡all ¡NHI ¡pilot ¡ districts ¡and ¡are ¡available ¡on-­‑line ¡ • They ¡outline ¡ac4vi4es ¡and ¡targets ¡for ¡3 ¡years ¡but ¡ should ¡be ¡updated ¡every ¡year ¡ • All ¡business ¡plans ¡are ¡based ¡on ¡the ¡same ¡ template ¡ • This ¡has ¡advantages ¡and ¡disadvantages ¡ – Consistency ¡between ¡pilot ¡districts ¡ – But ¡limits ¡ability ¡to ¡meet ¡district ¡specific ¡need ¡ 1 ¡

2013/07/01 ¡ Some ¡problems ¡with ¡the ¡business ¡plan ¡ Using ¡the ¡BP ¡for ¡Monitoring ¡ ¡ • Even ¡though ¡there ¡are ¡significant ¡problems ¡ • It ¡is ¡clear ¡that ¡the ¡business ¡plan ¡has ¡not ¡been ¡ with ¡the ¡plan ¡we ¡can ¡use ¡them ¡for ¡monitoring ¡ costed ¡or ¡budgeted ¡for ¡properly ¡ • Because ¡they ¡outline ¡outputs, ¡ac4vi4es ¡and ¡ • Many ¡of ¡the ¡outcomes, ¡outputs ¡and ¡ac4vi4es ¡ targets ¡we ¡can ¡use ¡them ¡to ¡determine ¡if ¡the ¡ do ¡not ¡relate ¡clearly ¡to ¡the ¡purpose ¡of ¡the ¡ district ¡is ¡mee4ng ¡its ¡obliga4on ¡ Pilot ¡district, ¡which ¡is ¡to ¡test ¡new ¡systems ¡and ¡ • It ¡allows ¡us ¡to ¡find ¡out ¡what ¡they ¡promised ¡to ¡ improve ¡service ¡delivery ¡ do ¡and ¡then ¡if ¡they ¡have ¡done ¡it ¡or ¡are ¡busy ¡ • A ¡lot ¡needs ¡to ¡be ¡complete ¡in ¡the ¡first ¡year ¡ doing ¡it ¡ and ¡this ¡has ¡implica4ons ¡for ¡the ¡remaining ¡ • If ¡things ¡are ¡not ¡happening ¡as ¡they ¡should ¡ two ¡years ¡ then ¡we ¡can ¡ask ¡officials ¡to ¡give ¡explana4ons ¡ ¡ Business ¡Plan ¡Monitoring ¡Tool ¡ ¡ Comple4ng ¡the ¡tool ¡ ¡ • Using ¡informa4on ¡contained ¡in ¡the ¡business ¡plan ¡ • To ¡complete ¡the ¡tool ¡you ¡will ¡need ¡to ¡iden4fy ¡ we ¡can ¡develop ¡a ¡simple ¡tool ¡that ¡can ¡be ¡used ¡for ¡ the ¡district ¡manager ¡responsible ¡for ¡pilo4ng ¡ monitoring ¡ the ¡NHI ¡ • The ¡tool ¡simply ¡lists ¡all ¡the ¡ac4vi4es ¡and ¡ • You ¡need ¡to ¡arrange ¡a ¡mee4ng ¡with ¡the ¡ promised ¡outputs ¡contained ¡in ¡the ¡plan, ¡lists ¡ official ¡ ¡ ques4ons ¡that ¡should ¡be ¡asked ¡of ¡officials ¡for ¡ each, ¡and ¡provides ¡an ¡easy ¡way ¡of ¡recording ¡ • Explain ¡clearly ¡what ¡you ¡want ¡to ¡do ¡and ¡why ¡ what ¡has ¡been ¡done ¡and ¡what ¡has ¡not ¡ you ¡want ¡the ¡informa4on. ¡Remember ¡ • How ¡you ¡choose ¡to ¡use ¡the ¡informa4on ¡you ¡ informa4on ¡is ¡your ¡right ¡ ¡ gather ¡is ¡up ¡to ¡you ¡ ¡ 2 ¡

2013/07/01 ¡ • Provide ¡the ¡official ¡with ¡a ¡copy ¡of ¡the ¡tool ¡ Filling ¡out ¡the ¡tables ¡ before ¡your ¡mee4ng ¡ • These ¡tables ¡lists ¡the ¡ac4vi4es ¡that ¡should ¡have ¡ • At ¡the ¡mee4ng ¡start ¡by ¡introducing ¡the ¡tool ¡ been ¡implemented. ¡ ¡ • It ¡then ¡tells ¡you ¡when ¡this ¡should ¡have ¡been ¡ and ¡what ¡you ¡need ¡ completed ¡by. ¡ ¡ • Then ¡start ¡filling ¡out ¡Sec4on ¡2 ¡ • To ¡help ¡you ¡determine ¡if ¡the ¡ac4vity ¡has ¡or ¡is ¡ being ¡implemented, ¡the ¡third ¡column ¡suggests ¡a ¡ ¡ few ¡ques4ons ¡you ¡should ¡ask ¡to ¡see ¡if ¡it ¡has ¡ been ¡done. ¡ • Once ¡you ¡have ¡determined ¡if ¡the ¡ac4vity ¡has ¡ been ¡done ¡or ¡not ¡you ¡then ¡simply ¡answer ¡ ‘yes’ ¡(it ¡has ¡been ¡done) ¡or ¡‘no’ ¡(it ¡has ¡not ¡been ¡ done) ¡in ¡the ¡fourth ¡column ¡ • If ¡the ¡answer ¡in ¡the ¡fourth ¡column ¡is ¡no, ¡you ¡ should ¡ask ¡the ¡person ¡you ¡are ¡interviewing ¡to ¡ tell ¡you ¡why ¡it ¡has ¡not ¡been ¡completed. ¡There ¡ • If ¡the ¡answer ¡in ¡the ¡fourth ¡column ¡is ¡yes, ¡you ¡ is ¡some ¡space ¡in ¡that ¡block ¡to ¡provide ¡short ¡ must ¡ask ¡the ¡person ¡you ¡are ¡interviewing ¡for ¡ answers ¡but ¡for ¡longer ¡ones ¡you ¡can ¡use ¡ evidence ¡of ¡this. ¡So ¡if ¡the ¡ac4vity ¡relates ¡to ¡a ¡ another ¡blank ¡sheet ¡of ¡paper. ¡When ¡you ¡use ¡ research ¡report ¡that ¡must ¡be ¡developed, ¡you ¡ another ¡piece ¡of ¡paper, ¡you ¡need ¡to ¡indicate ¡ must ¡ask ¡for ¡this ¡report. ¡If ¡if ¡the ¡ac4vity ¡ which ¡ac4vity ¡the ¡explana4on ¡belongs ¡to. ¡So ¡if ¡ relates ¡to ¡the ¡appointment ¡of ¡an ¡official, ¡as ¡for ¡ you ¡need ¡to ¡write ¡a ¡long ¡explana4on ¡for ¡the ¡ first ¡ac4vity ¡in ¡that ¡table ¡you ¡will ¡start ¡by ¡ the ¡name ¡and ¡contact ¡details ¡of ¡the ¡official ¡ wri4ng ¡‘Ac4vity ¡1.1’ ¡and ¡then ¡complete ¡the ¡ that ¡has ¡been ¡appointed. ¡ explana4on ¡ ¡ • Finally, ¡because ¡almost ¡all ¡ac4vi4es ¡require ¡ • You ¡should ¡then ¡ask ¡for ¡the ¡date ¡when ¡the ¡ budget ¡to ¡complete, ¡you ¡need ¡to ¡ask ¡the ¡ ac4vity ¡will ¡be ¡complete. ¡This ¡will ¡allow ¡you ¡to ¡ official ¡you ¡are ¡dealing ¡with ¡to ¡tell ¡you ¡how ¡ go ¡back ¡and ¡check ¡at ¡a ¡later ¡stage ¡that ¡they ¡ have ¡completed ¡this ¡ac4vity ¡by ¡this ¡second ¡ much ¡they ¡have ¡spent ¡on ¡each ¡ac4vity ¡and ¡ date. ¡ where ¡this ¡money ¡comes ¡from. ¡ ¡ 3 ¡

2013/07/01 ¡ • It ¡is ¡important ¡to ¡remember ¡that ¡the ¡ informa4on ¡needed ¡to ¡fill ¡out ¡the ¡tool ¡will ¡not ¡ be ¡the ¡only ¡informa4on ¡you ¡receive, ¡you ¡must ¡ record ¡everything ¡that ¡you ¡think ¡is ¡important ¡ • Try ¡and ¡create ¡a ¡good ¡rela4onship ¡with ¡the ¡ official ¡and ¡make ¡it ¡clear ¡that ¡you ¡want ¡to ¡help ¡ her ¡as ¡much ¡as ¡you ¡need ¡her ¡to ¡help ¡you ¡ • Most ¡importantly, ¡always ¡try ¡and ¡get ¡evidence ¡ for ¡what ¡you ¡are ¡being ¡told: ¡Reports, ¡minutes, ¡ names ¡and ¡contact ¡details ¡ 4 ¡