Development of a modified TRANSLATE assessment tool for the TRANSLATE-CKD Study Vanessa Nguyen, MPH Kris Neuhaus, MD, MPH North American Primary Care Research Group, PBRN Conference 2015 Monday, June 29, 2015
Target ¡high ¡risk ¡ Original pa-ents ¡ TRANSLATE Registry ¡ rubric Administra-on ¡ § Derived by Dr. Kevin No-fy ¡and ¡remind ¡ Peterson for a study to Site ¡coordinator ¡ improve diabetes care in multiple primary practices Local ¡physician ¡ § Purpose: provide a champion ¡ framework for evaluating Audit ¡and ¡feedback ¡ practice transformation Track ¡performance ¡ using the chronic care model Educa-on ¡
Scoring ¡ ¡ 1 ¡point ¡ ¡ 2 ¡points ¡ ¡ 3 ¡points ¡ ¡ 4 ¡points ¡ ¡ Vague ¡or ¡non-‑measurable ¡ Clear, ¡measurable, ¡but ¡ Clear, ¡measurable ¡and ¡ Target ¡measures ¡ No ¡targets ¡set ¡ ¡ targets ¡ ¡ not ¡feasible ¡targets ¡ ¡ feasible ¡targets ¡ ¡ No ¡Reminders ¡ Reminders ¡available ¡but ¡ Reminders ¡available ¡but ¡ Reminders ¡rou-nely ¡ R eminders ¡ ¡ available ¡ ¡ never ¡used ¡ ¡ used ¡infrequently ¡ ¡ used ¡ ¡ Leadership ¡agreeable, ¡but ¡ Leadership ¡ ¡ Leadership ¡willing, ¡but ¡ Leadership ¡commits ¡all ¡ ¡ A dministra-ve ¡buy-‑in ¡ ¡ unwilling ¡to ¡commit ¡ resistant ¡ ¡ limited ¡resources ¡ ¡ necessary ¡resources ¡ ¡ resources ¡ ¡ N etwork ¡Informa-on ¡ Unable ¡to ¡create ¡ Able ¡to ¡create ¡registries, ¡ Registries ¡used ¡for ¡fewer ¡ Registries ¡used ¡for ¡3 ¡ registries ¡ ¡ but ¡none ¡created ¡ ¡ than ¡3 ¡condi-ons ¡ ¡ or ¡more ¡condi-ons ¡ ¡ Systems ¡ ¡(registry) ¡ Site ¡coordinator ¡with ¡ clear ¡mission, ¡ No ¡site ¡coordinator ¡ Site ¡coordinator ¡has ¡no ¡ Site ¡coordinator ¡has ¡ S ite ¡Coordinator ¡ ¡ resources ¡and ¡ iden-fied ¡ ¡ -me ¡for ¡QI ¡ac-vi-es ¡ ¡ limited ¡-me ¡to ¡do ¡QI ¡ ¡ personnel ¡ ¡ L ocal ¡Physician ¡ Not ¡iden-fied ¡ ¡ Iden-fied ¡but ¡uninvolved ¡ ¡ Lukewarm ¡support ¡ ¡ Enthusias-c ¡support ¡ ¡ Champion ¡ ¡ Reports ¡disseminated ¡ Reports ¡available ¡but ¡not ¡ Reports ¡disseminated ¡less ¡ A udit ¡and ¡Feedback ¡ ¡ more ¡than ¡twice ¡per ¡ Never ¡done ¡ ¡ disseminated ¡ ¡ than ¡twice ¡per ¡year ¡ ¡ year ¡ ¡ Limited ¡teams, ¡using ¡a ¡ Limited ¡teams, ¡with ¡input ¡ Non-‑hierarchical, ¡ T eam ¡approach ¡ ¡ No ¡teams ¡formed ¡ ¡ top-‑down ¡approach ¡ ¡ from ¡only ¡a ¡few ¡ ¡ broadly-‑based ¡teams ¡ ¡ No ¡opportuni-es ¡for ¡ Rare ¡educa-onal ¡ Occasional ¡educa-onal ¡ Frequent ¡educa-onal ¡ E duca-on ¡ ¡ educa-on ¡ ¡ opportuni-es ¡ ¡ opportuni-es ¡ ¡ opportuni-es ¡ ¡
Outcomes Key Drivers Change Concepts Baseline Data PROCESS OUTCOMES Standardized Care for CKD • ¡ Assess practice level data • ¡ Select protocol for managing patient care (CKD flow sheet) Documentation of CKD in problem list • ¡ Modify protocol for office environment (Vitamin D standard, no Calculated eGFR in lab reports annual hormone w/o indications, etc.) Addition of appropriate meds: • ¡ Set up standing orders Standardized Care * ACE/ARB • ¡ Determine workflow for supporting protocol including standing • ¡Practice -wide guidelines * Aspirin (consider) orders and reflexive lab testing implemented for CKD * Vitamin D (consider) • ¡ Use protocol at every patient visit Avoidance of unsafe meds: • ¡ Monitor use of protocol, standing orders, & reflexive lab testing If GFR 30-60 avoid regular use of Planned Care * NSAIDS and COX-2 inhibitors Point of Care Decision Support • ¡Care ¡team ¡aware ¡of ¡patient ¡needs ¡ If GFR <30 discontinue use of • ¡ Data Refreshes nightly into data repository and works together to ensure all * NSAIDS/COX-2 inhibitors • ¡ Front office prints Point of Care reports indicated services are provided * Bisphosphonates • ¡ Nurse/MA reviews with patient and completes any standing * Metformin orders * Allopurinol • ¡ Provider utilizes report to facilitate patient encounter Caution with IV contrast, especially Use Data to Guide & Monitor • ¡ Upon exit: report given to patient for home use OR report placed gadolinium Change in confidential recycle bin Lab tests: 1) Create system for monthly GFR < 60 (do every 6 months): audit and feedback Create CKD Monitoring System * A1c 2) Create workflow for audit and • ¡Designate ¡the ¡“CKD ¡champion” ¡at ¡practice ¡who ¡will ¡be ¡ * Lipid Panel feedback responsible for monitoring quality GFR < 60 (do annually): 3) Maintain audit and feedback • ¡ Create monthly CKD monitoring report template * Urinalysis 4) Use audit and feedback to • ¡ Create workflow for report generation and use * Urine microalbumin or UACR guide change • ¡ Use report to guide practice change * Calcium and Phosphorus * PTH (intact molecule) * 25-Hydroxy Vitamin D Use Registry to Manage CKD Patient Population * CBC • ¡ Determine staff workflow to manage registry Use of Registry to Manage Patient * Iron/TIBC (if Hgb < 12.0) • ¡ Populate registry Population Prevention: • ¡ Maintain registry • ¡Identify ¡each ¡affected ¡patient ¡ * Annual flu vaccine • ¡ Use registry to manage patient care and support population every visit * Pneumococcal vaccine: once before and management • ¡Identify ¡needed ¡services ¡ once after age 65 • ¡Recall ¡patients ¡for ¡follow -up * Smoking cessation counseling Self-Management Support (SMS) for CKD * Patient education • ¡ Obtain patient education materials * Vein preservation • ¡ Determine staff workflow to support SMS Self-Management Support CLINICAL OUTCOMES • ¡ Provide training to staff in SMS • ¡Realized ¡patient -care team • ¡ Collaboratively set patient goals (e.g. healthy diet, increased BP < 140/90 partnership exercise, medication compliance) A1c < 7.0 • ¡ Document and monitor progress towards goals LDL < 100 • ¡ Refer to community resources Stable GFR Completed nephrology referral if GFR < 30 Referrals for CKD Improved flu shot compliance • ¡Effective ¡referrals ¡and ¡ Community Linkages – Referrals for CKD Improved pneumovax compliance consultation with Nephrologist • ¡ Identify referral options Improved vein preservation • ¡ Create workflow for making and monitoring referrals
Our purposes for the revision “360 o tool” § Research evaluation – compare with performance § Practice facilitation – more operationalized goals § Practice site self-management – tracking status Guiding models: § Normalization Process Theory (NPT) § Re-AIM framework § [Precaution Adoption Process (PAPM)]
Normalization Process Theory (NPT)* *http://www.slideshare.net/CarlRMay/new-introduction-to-npt2
Beyond our scope to cross-walk the full NPT model into TRANSLATE § People/roles ¡ § T argets ¡ § Admin ¡buy-‑in ¡ § R egistry ¡reminders ¡ § Lead ¡clinician ¡ § Site ¡coordinator ¡ § A dministra-ve ¡buy-‑in ¡ § Objects ¡ § N etwork ¡informa-on ¡systems ¡ § Targets ¡ § S ite ¡Coordinator ¡ § Registry ¡ § Network ¡informa-on ¡systems ¡ § L ocal ¡physician ¡champion ¡ § Audit ¡& ¡feedback ¡ § A udit ¡& ¡feedback ¡ § Context ¡ § T eam ¡approach ¡ § Team ¡approach ¡ § Educa-on ¡ § E duca-on ¡
PAPM stages of readiness http://www.psandman.com/articles/PAPM.pdf “The Precaution Adoption Process Model” by Neil D. Weinstein, Peter M. Sandman, and Susan J. Blalock, in Karen Glanz, Barbara K. Rimer, and K. Viswanath (eds.), Health Behavior and Health Education, 4th. ed. (San Francisco: Jossey-Bass, 2008), pp. 123–147.
Re-AIM influence on rubric scoring
TRANSLATE- CKD survey tool § Excel worksheet § 9 domains § 5 conditions for each domain: § specific items deemed most important to effective facilitation § balanced number for easy analysis (no need to weight)
Conclusion and next steps § Further refine (based on feedback from practices, facilitators, mentors/researchers) § Standardized administration of the rubric and scoring § Validate the tool? • specific to study, so “less generalizable” by design
Pros and cons of “score” § Focus on “score” may detract from the component tasks – consider using stage acronyms, then convert to number once the tool is familiar § Naturally competitive “So, how much did my score go up?”
“Joining Mensa means you are a genius … That's the kind of person they're after.... I worried about the arbitrary 132 cutoff point, until I met someone with an I.Q. of 131 and, honestly, he was a bit slow on the uptake.” - Steve Martin New Yorker Magazine
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