Building Effective Personnel Policies and Administrative Manuals - PowerPoint PPT Presentation

Building ¡Effective ¡ Personnel ¡Policies ¡and ¡ Administrative ¡Manuals ¡ Presented ¡by: ¡ ¡ Chrissy ¡Van ¡Berkum ¡

Personnel Policies

What ¡Should ¡Your ¡Handbook ¡ Accomplish? ¡ • The ¡Three ¡“Cs” ¡ – Not ¡a ¡Contract ¡ – Communicate ¡policies ¡ – Comply ¡with ¡applicable ¡law ¡

What ¡a ¡Handbook ¡Is ¡Not? ¡ • Not ¡administrative ¡manual/procedural ¡guide ¡ – Such ¡policies ¡regulate ¡the ¡management ¡of ¡employees ¡ – These ¡policies ¡are ¡usually ¡not ¡given ¡to ¡employees ¡ • Not ¡a ¡substitute ¡for ¡good ¡practices ¡ – Policies ¡are ¡worthless ¡unless ¡management ¡follows ¡ them ¡ • No ¡substitute ¡for ¡personal ¡interaction ¡ – Cannot ¡take ¡the ¡place ¡of ¡one-­‑on-­‑one ¡interaction ¡ between ¡management ¡and ¡employees ¡

Where ¡Does ¡The ¡Handbook ¡Fit? ¡ • Employee ¡ handbooks ¡ are ¡ the ¡ first ¡ line ¡ of ¡ communication ¡to ¡employees ¡ ¡ • What ¡is ¡the ¡message ¡you ¡will ¡send? ¡ – Design ¡ policies ¡ to ¡ attract ¡ and ¡ retain ¡ the ¡ most ¡ qualified ¡individuals ¡ ¡ – Design ¡ policies ¡ to ¡ maximize ¡ flexibility ¡ in ¡ management ¡ to ¡ serve ¡ the ¡ best ¡ interests ¡ of ¡ the ¡ County ¡ ¡

Where ¡Do ¡Counties ¡Start: ¡ The ¡Purpose ¡Of ¡Employee ¡Handbooks ¡ • (1) ¡Establishing ¡expectations ¡in ¡the ¡workplace, ¡i.e., ¡what ¡the ¡employee ¡ should ¡expect ¡from ¡the ¡County ¡and ¡what ¡the ¡County ¡will ¡expect ¡from ¡ the ¡employee; ¡ ¡ ¡ • (2) ¡ Defining ¡the ¡County’s ¡rules ¡and ¡culture ¡regarding ¡such ¡issues ¡as ¡ sexual ¡harassment, ¡equal ¡opportunity ¡employment, ¡work ¡place ¡ violence, ¡privacy, ¡drugs ¡and ¡alcohol ¡and ¡smoking; ¡ ¡ ¡ • (3) ¡ Providing ¡employees ¡with ¡answers ¡to ¡common ¡issues ¡and ¡ questions; ¡ ¡ ¡ • (4) ¡ Avoiding ¡future ¡claims ¡and ¡litigation ¡and/or ¡providing ¡a ¡basis ¡for ¡ defending ¡future ¡lawsuits ¡or ¡litigation ¡in ¡connection ¡with ¡employee ¡ discipline; ¡ ¡ ¡ • (5) ¡ Setting ¡forth ¡procedures ¡to ¡resolve ¡internal ¡disputes ¡and ¡to ¡ detect ¡potential ¡unlawful ¡activities ¡in ¡the ¡workplace. ¡ ¡ ¡

The ¡Management ¡Model ¡Approach ¡ • The ¡model ¡of ¡management ¡adopted ¡by ¡a ¡County ¡ in ¡ its ¡ handbook ¡ should ¡ reflect ¡ the ¡ mission ¡ and ¡ overall ¡values ¡of ¡the ¡County. ¡ ¡ • Handbooks ¡ should ¡ reflect ¡ an ¡ approach ¡ which ¡ maximizes ¡flexibility ¡to ¡make ¡decisions ¡which ¡are ¡ in ¡the ¡best ¡interests ¡of ¡the ¡County. ¡ ¡ • Utilize ¡ an ¡ analysis ¡ which ¡ bases ¡ policies ¡ on ¡ the ¡ overall ¡ goal ¡ which ¡ is ¡ to ¡ provide ¡ high ¡ quality ¡ educational ¡services ¡in ¡a ¡safe ¡environment. ¡ ¡ ¡ ¡

The ¡Management ¡Model ¡Approach ¡Cont. ¡ ¡ • Only ¡adopt ¡a ¡policy ¡if ¡you ¡need ¡a ¡policy—do ¡not ¡create ¡ potentially ¡ false ¡ expectations ¡ or ¡ obligations ¡ which ¡ management ¡may ¡not ¡want ¡or ¡be ¡able ¡to ¡fulfill. ¡ ¡ • Resist ¡utilizing ¡forms ¡prepared ¡by ¡lawyers ¡on ¡matters ¡ other ¡than ¡those ¡which ¡are ¡standard—make ¡the ¡business ¡ decision ¡and ¡have ¡the ¡lawyer ¡draft ¡the ¡policy. ¡ • Resist ¡utilizing ¡or ¡adopting ¡collective ¡bargaining ¡ agreements ¡ – Do ¡they ¡really ¡reflect ¡how ¡you ¡would ¡manage ¡the ¡County ¡if ¡ given ¡the ¡chance ¡to ¡start ¡with ¡a ¡blank ¡slate? ¡ ¡

Opportunity ¡ • Utilize ¡the ¡formation ¡of ¡a ¡handbook ¡as ¡the ¡opportunity ¡to ¡ discuss ¡ and ¡ define ¡ the ¡ management ¡ model ¡ for ¡ the ¡ County ¡consistent ¡with ¡its ¡mission ¡and ¡goals ¡ • Preparation ¡of ¡an ¡employee ¡handbook ¡is ¡a ¡process ¡ • Utilizing ¡ an ¡ analytical ¡ process ¡ to ¡ draft ¡ employee ¡ handbooks ¡insulates ¡those ¡involved ¡from ¡criticism ¡ • It ¡ is ¡ difficult ¡ to ¡ attack ¡ a ¡ process ¡ that ¡ is ¡ based ¡ on ¡ a ¡ detailed ¡ and ¡ analytical, ¡ rather ¡ than ¡ form, ¡ based ¡ approach ¡

Philosophy ¡of ¡Employee ¡Policies ¡ • One ¡handbook ¡for ¡all ¡employees, ¡including ¡ administrators, ¡full ¡time ¡employees, ¡part-­‑time ¡ employees, ¡seasonal ¡employees, ¡casual ¡ employees, ¡etc. ¡ • Elements ¡of ¡an ¡employee ¡handbook ¡ 1. Introduction ¡ 2. Legal ¡Requirements ¡ 3. Expectations ¡– ¡Informs ¡employees ¡what ¡is ¡expected ¡from ¡ them ¡ 4. Benefits ¡– ¡Provides ¡an ¡overview ¡of ¡what ¡they ¡will ¡receive ¡in ¡ exchange ¡for ¡meeting ¡those ¡expectations ¡

The ¡Introduction ¡ • The ¡ introduction ¡ is ¡ critical ¡ to ¡ setting ¡ the ¡ stage ¡ for ¡ the ¡ remainder ¡of ¡the ¡handbook. ¡ ¡ ¡ • Critical ¡elements ¡of ¡the ¡introduction ¡include: ¡ ¡ – A ¡statement ¡that ¡employees ¡are ¡“at ¡will” ¡employees ¡ subject ¡to ¡existing ¡law ¡and ¡employee ¡contracts; ¡ ¡ – A ¡ statement ¡ that ¡ the ¡ employee ¡ handbook ¡ is ¡ not ¡ a ¡ “contract” ¡and ¡does ¡not ¡create ¡any ¡contractual ¡rights; ¡ ¡ – A ¡statement ¡that ¡the ¡County ¡will ¡be ¡the ¡final ¡word ¡as ¡ to ¡the ¡interpretation ¡of ¡the ¡policy. ¡ ¡ ¡

The ¡Introduction ¡Cont. ¡ – A ¡ statement ¡ affirming ¡ that ¡ the ¡ provisions ¡ of ¡ the ¡ handbook ¡ are ¡ merely ¡ “guidelines” ¡ designed ¡ to ¡ provide ¡information ¡to ¡employees ¡of ¡the ¡County; ¡ ¡ – A ¡ statement ¡ that ¡ the ¡ provisions ¡ of ¡ the ¡ employee ¡ handbook ¡may ¡be ¡changed ¡at ¡any ¡time ¡by ¡the ¡County ¡ with ¡or ¡without ¡notice; ¡ ¡ – A ¡statement ¡that ¡individual ¡departments ¡may ¡create ¡ their ¡own ¡rules ¡provided ¡they ¡do ¡not ¡conflict ¡with ¡the ¡ provisions ¡of ¡the ¡handbook. ¡ ¡ ¡ ¡ ¡

The ¡“Legal” ¡Requirements ¡ • Very ¡ few ¡ policies ¡ are ¡ legally ¡ required ¡ to ¡ be ¡ included. ¡Nonetheless, ¡there ¡are ¡some ¡basics ¡ that ¡should ¡be ¡included ¡such ¡as: ¡ – Family ¡Medical ¡Leave ¡Act; ¡ ¡ – Equal ¡opportunity ¡employment; ¡ ¡ – Disability ¡accommodation; ¡ – Discrimination/Harassment; ¡ ¡ ¡ ¡ ¡

“Legal” ¡Requirements ¡Cont. ¡ – Workplace ¡violence; ¡ ¡ – Drugs ¡and ¡alcohol; ¡and ¡ – Conflicts ¡of ¡interest ¡(ethics). ¡ • This ¡is ¡one ¡area ¡where ¡the ¡use ¡of ¡“legal ¡forms” ¡ may ¡ be ¡ appropriate ¡ as ¡ the ¡ language ¡ is ¡ often ¡ standardized ¡ and ¡ designed ¡ to ¡ conform ¡ with ¡ existing ¡legal ¡statutes ¡and ¡regulations. ¡ ¡ ¡ ¡ ¡

Expectations ¡ • Outlines ¡ how ¡ the ¡ County ¡ expects ¡ its ¡ employees ¡to ¡perform ¡ • Establishes ¡guidelines ¡and ¡procedures ¡ • Creates ¡general ¡employment ¡conditions ¡ • Expectation ¡of ¡quality ¡work ¡and ¡a ¡professional ¡ attitude ¡ • Establishes ¡ work ¡ rules ¡ and ¡ standards ¡ of ¡ conduct ¡

Expectations ¡ • Discipline ¡and ¡Discharge ¡ – Maintain ¡ “at-­‑will” ¡ concept ¡ of ¡ employment ¡ in ¡ disciplinary ¡ provisions; ¡ ¡ – Delete ¡references ¡to ¡“cause” ¡or ¡“just ¡cause” ¡for ¡disciplinary ¡ decisions; ¡ ¡ – Maintain ¡ flexibility ¡ by ¡ removing ¡ language ¡ which ¡ requires ¡ progressive ¡discipline; ¡ ¡ – Prepare ¡ non-­‑exhaustive ¡ list ¡ of ¡ inappropriate ¡ conduct ¡ which ¡ includes ¡ failure ¡ to ¡ meet ¡ performance ¡ expectations ¡ and ¡ misconduct; ¡and ¡ – Include ¡County’s ¡Section ¡66.0509 ¡grievance ¡procedure ¡in ¡the ¡ handbook ¡(review ¡procedure ¡as ¡part ¡of ¡process) ¡

Expectations ¡Cont. ¡ • Employee ¡evaluations ¡ – Employee ¡handbook ¡should ¡communicate ¡the ¡ County’s ¡philosophy ¡regarding ¡evaluations; ¡ ¡ – Handbook ¡should ¡include ¡a ¡general ¡statement ¡that ¡ reiterates ¡requirement ¡for ¡evaluations ¡and ¡further ¡ reminds ¡employees ¡that ¡evaluations ¡are ¡an ¡ ongoing ¡ process; ¡ ¡ – Ongoing ¡evaluations ¡and ¡documentation ¡of ¡issues ¡are ¡ a ¡critical ¡elements ¡of ¡proper ¡human ¡resource ¡ management. ¡ ¡ ¡ – Ensure ¡documentation ¡of ¡evaluations ¡in ¡personnel ¡ files ¡

Expectations ¡Cont. ¡ • Work ¡Day/Work ¡Week ¡ ¡ – Full-­‑time ¡employees ¡ ¡ – Part-­‑time ¡employees ¡ – 37 ¡hours/week ¡vs. ¡40 ¡hours/week ¡ – Attendance ¡issues/tardiness ¡addressed ¡as ¡ prohibited ¡conduct ¡subject ¡to ¡discipline ¡ ¡

Technology ¡Policies ¡ • No ¡expectation ¡of ¡privacy ¡ • E-­‑mail ¡ • Internet ¡ • Social ¡Media ¡ • Blogging ¡ • Mobile ¡devices ¡(cell ¡phone, ¡laptop, ¡ smartphones) ¡ ¡