Agenda Who is Jon Williams? What is a Virtual - PDF document

Agenda ¡ ¡ • Who ¡is ¡Jon ¡Williams? ¡ • What ¡is ¡a ¡Virtual ¡team? ¡ • Examples ¡of ¡Virtual ¡teams ¡ • Pros ¡& ¡Cons ¡ • Making ¡Virtual ¡teams ¡work ¡ • Tools ¡ • References ¡ ¡ 1 ¡

• Born ¡-­‑ ¡Melbourne, ¡aGended ¡Melbourne ¡High ¡& ¡Melbourne ¡Uni ¡ • New ¡Yorker ¡-­‑ ¡Moved ¡to ¡New ¡York ¡in ¡1990 ¡ ¡ ¡ 2 ¡

• Born ¡-­‑ ¡Melbourne, ¡aGended ¡Melbourne ¡High ¡& ¡Melbourne ¡Uni ¡ • New ¡Yorker ¡-­‑ ¡Moved ¡to ¡New ¡York ¡in ¡1990 ¡ • Programmer ¡-­‑ ¡Formerly ¡C ¡& ¡Pascal ¡ ¡ 3 ¡

• CTO ¡– ¡StarVps ¡Cdnow, ¡24/7, ¡Flat ¡World ¡Knowledge ¡ • CTO ¡ ¡-­‑ ¡Kaplan, ¡iVillage, ¡Experian ¡CheetahMail, ¡and ¡many ¡others ¡ ¡ 4 ¡

• Co-­‑founder ¡– ¡New ¡York ¡CTO ¡Club ¡ • Mentor ¡– ¡iMentor ¡(high ¡school) ¡& ¡Columbia ¡University ¡ • …now ¡FracVonal ¡CTO ¡in ¡New ¡York…helping ¡technology ¡teams ¡be ¡more ¡ effecVve ¡ ¡ ¡ 5 ¡

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• Virtual ¡Team: ¡“Also ¡known ¡as ¡a ¡geographically ¡dispersed ¡team, ¡ distributed ¡team, ¡or ¡remote ¡team...is ¡a ¡group ¡of ¡individuals ¡who ¡work ¡ across ¡Vme, ¡space ¡and ¡organizaVonal ¡boundaries ¡with ¡links ¡ strengthened ¡by ¡webs ¡of ¡communicaVon ¡technology” ¡(hGps:// en.wikipedia.org/wiki/Virtual_team) ¡ ¡ ¡ • Fully ¡distributed ¡team ¡ • No ¡office ¡or ¡office ¡irrelevant ¡ • “There ¡are ¡no ¡advantages ¡for ¡people ¡who ¡come ¡into ¡the ¡office, ¡ no ¡disadvantages ¡to ¡staying ¡home ¡to ¡get ¡your ¡work ¡done.” ¡ • Daily ¡interacVons ¡(vs. ¡weekly) ¡ • VIRTUAL ¡teams ¡are ¡not ¡business ¡as ¡usual, ¡they ¡are ¡the ¡excep;on ¡ 7 ¡

PJs ¡ One ¡rule ¡of ¡Virtual ¡teams ¡– ¡don’t ¡ask ¡“What ¡clothes ¡are ¡you ¡wearing” ¡ ¡ 8 ¡

• Recently ¡interviewed ¡about ¡Virtual ¡Teams ¡ • Been ¡working ¡on ¡virtual ¡teams ¡for ¡past ¡3 ¡years ¡ • Remote ¡Work ¡-­‑ ¡“Work ¡completed ¡in ¡an ¡environment ¡other ¡than ¡the ¡ employer ¡workplace.” ¡ ¡ • Remote ¡teams ¡typically ¡have ¡one ¡direct ¡manager, ¡vs ¡remote ¡ team ¡having ¡mul;ple • Example ¡– ¡15 ¡years ¡ago ¡-­‑ ¡US ¡developer ¡based ¡in ¡Spain ¡ • Example ¡– ¡10 ¡years ¡ago ¡-­‑ ¡Mac ¡legacy ¡developer ¡based ¡4 ¡hours ¡ away ¡ • Off-­‑shore ¡Work ¡– ¡10 ¡years ¡ago ¡-­‑ ¡India, ¡Eastern ¡Europe, ¡Malaysia, ¡etc. ¡ • Regional ¡Work ¡– ¡5 ¡years ¡ago ¡to ¡now ¡-­‑ ¡development ¡offices ¡in ¡NYC ¡ (Google, ¡SpoVfy, ¡Facebook, ¡Microsom, ¡AOL) ¡ • New ¡trends, ¡but ¡not ¡a ¡virtual ¡team ¡ • Snow ¡storm ¡product ¡launch ¡– ¡5 ¡years ¡ago. ¡All ¡on ¡chat. ¡ ¡ • Start-­‑up ¡– ¡ICIntel ¡-­‑ ¡1x ¡CTO ¡(NY), ¡1x ¡Product ¡Manager ¡(SeaGle), ¡2x ¡ Developers ¡(Columbia, ¡South ¡America) ¡ 9 ¡

SOME ¡CLAIMS ¡that ¡most ¡Fortune ¡500 ¡companies ¡have ¡virtual ¡teams, ¡but ¡I ¡ find ¡Fortune ¡500 ¡companies ¡have ¡EVERYTHING! 76 ¡Virtual ¡companies ¡ ¡ I ¡am ¡NOT ¡advocaVng ¡virtual ¡companies! ¡ ¡ hGps://www.flexjobs.com/blog/post/76-­‑virtual-­‑companies-­‑and-­‑ distributed-­‑teams/ ¡ ¡ • DELETE ¡-­‑ ¡Trov ¡-­‑ ¡start-­‑up ¡(Sean ¡O) ¡ • Buffer ¡ • hGps://open.buffer.com/no-­‑office/ ¡ ¡ • Automarc ¡– ¡Wordpress ¡hosVng ¡ • hGp://www.businessinsider.com.au/automarcs-­‑awesome-­‑ remote-­‑work-­‑culture-­‑2013-­‑8 ¡ ¡ • Basecamp ¡ ¡ • Chef ¡ • Invision ¡ • Groove ¡ 10 ¡

Technology ¡is ¡an ¡enabler ¡of ¡virtual ¡teams ¡ ¡ 11 ¡

• Leadership ¡ • ¡ Self-­‑organized ¡teams ¡ • ¡ Larger ¡talent ¡pool ¡ • ¡ Lower ¡$ ¡cost ¡ • CommunicaVon ¡ • ¡ EffecVve ¡team ¡meeVngs ¡ • Staff ¡ • AGracVve ¡to ¡talent ¡ • No ¡commute ¡ • More ¡producVve ¡ • Work ¡/ ¡Life ¡now ¡inter-­‑connected ¡ ¡ ¡ ¡ 12 ¡

Command-­‑and-­‑Control ¡ ¡Team ¡members ¡slack ¡off ¡at ¡home ¡ ¡Employees ¡freelancing ¡elsewhere ¡ ¡Board ¡members ¡–How ¡do ¡they ¡assess ¡team? ¡ ¡ Culture ¡ ¡Time-­‑zones ¡ ¡Most ¡employees ¡used ¡to ¡an ¡office ¡ ¡ CommunicaVon ¡ ¡Hallway ¡conversaVons ¡ ¡Face-­‑to-­‑face ¡is ¡essenVal ¡as ¡a ¡human ¡condiVon ¡ ¡Crappy ¡online ¡tools ¡(youtube ¡video ¡example) ¡ ¡Body ¡language ¡ ¡ Staff ¡ ¡Gerng ¡promoted ¡ ¡ ¡ 13 ¡

• High ¡value ¡placed ¡on ¡high ¡touch, ¡high ¡visibility,! ¡High ¡transparency, ¡ frequency ¡of ¡communicaVon ¡and ¡use ¡tools ¡that ¡support ¡those ¡values ¡ • CommunicaVon ¡ • Mul$-­‑modal • All ¡use ¡the ¡same ¡tools ¡ • NO ¡meeVng ¡rooms ¡(audio ¡just ¡doesn’t ¡work) ¡ • Round-­‑trip ¡(explain ¡what ¡you ¡heard) ¡ • CommunicaVon ¡channel ¡escalaVon ¡ • email-­‑>IM-­‑>Skype-­‑>cell ¡phone ¡ • Compliments ¡& ¡Thanks ¡Yous!!! ¡ • Apologize ¡quickly ¡ • Politeness ¡ • Group ¡discussion ¡& ¡side ¡discussions ¡ • Cues ¡(example ¡– ¡MasterCard) ¡ 14 ¡

¡ Ground ¡rules ¡ • the ¡process ¡of ¡how ¡you ¡work ¡together ¡needs ¡to ¡be ¡discussed, ¡wriGen, ¡ reviewed, ¡talked ¡about ¡much ¡more ¡with ¡a ¡virtual ¡team ¡than ¡with ¡an ¡in-­‑ person ¡team. ¡ ¡ ¡ 15 ¡

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-­‑ Buffer ¡has ¡no ¡office ¡ 18 ¡

OTHER ¡things ¡in ¡virtual ¡teams ¡ • Unlimited ¡holiday ¡vacaVons ¡ • Unlimited ¡travel ¡while ¡working ¡ • Unpaid ¡extended ¡leave ¡/ ¡Vme-­‑off ¡ • Perks ¡(pay ¡for ¡lunches, ¡etc) ¡ ¡ 19 ¡

-­‑ I ¡am ¡against ¡Video, ¡I ¡find ¡it ¡too ¡distracVng ¡ -­‑ Only ¡use ¡video ¡for ¡first ¡Vmes ¡skypes ¡ 20 ¡

-­‑ I ¡am ¡against ¡Video, ¡I ¡find ¡it ¡too ¡distracVng ¡ -­‑ Only ¡use ¡video ¡for ¡first ¡Vmes ¡skypes ¡ -­‑ hGp://storiesonboard.com/ ¡ 21 ¡

EmoVcons ¡ Mix ¡business ¡& ¡personal ¡ ¡ 22 ¡

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-­‑ Also ¡hGp://www.groupmap.com/ ¡ -­‑ Prelude ¡– ¡www.playprelude.com ¡(Author’s ¡Note: ¡I’m ¡a ¡co-­‑creator) ¡ -­‑ Virtual ¡Ice ¡Breakers ¡– ¡hGps://www.virtualicebreakers.com/ ¡ -­‑ VirtuWall ¡– ¡www.globalteambuilding.com ¡ ¡ 26 ¡

Working ¡Out ¡Loud ¡by ¡John ¡Stepper ¡from ¡Germany. ¡ Virtual ¡lunches ¡/ ¡virtual ¡drinks??? ¡ Zoom, ¡Sococo ¡ ¡(video) ¡ ¡ Bruce ¡Eckfeldt ¡-­‑ ¡hGp://www.eckfeldt.com/virtualteams ¡ ¡ hGps://open.buffer.com/no-­‑office/ ¡ READ ¡-­‑ ¡“Gerng ¡Virtual ¡Teams ¡Right” ¡-­‑ ¡hGps://hbr.org/2015/02/gerng-­‑ virtual-­‑teams-­‑right ¡ ¡ collaboraVonsuperpowers.com ¡ www.leanchange.org ¡ Podio ¡ jeckstein.com ¡ agilevelocity.com ¡ jrothman.com ¡ ¡ ¡ 27 ¡

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