Periodic Reflections: A Guided Discussions Method for Observing and - PowerPoint PPT Presentation

1 “Periodic Reflections”: A Guided Discussions Method for Observing and Reflecting on Implementation Phenomena Erin P. Finley, PhD MPH South Texas Veterans Health Care System, UT Health San Antonio

Acknowledgements 2 • VA QUERI funding for “Enhancing Mental and Physical Health for Women Veterans through Engagement and Retention” (EMPOWER; QUE 15-272) • Co-authors: Alexis K. Huynh, PhD MPH Sabine M. Oishi, PhD MSPH Melissa M. Farmer, PhD Jessica L. Moreau, PhD MPH Bevanne Bean-Mayberry, MD MHS, FACP Karen E. Dyer, PhD MPH Holly Lanham, PhD MBA Luci Leykum, MD MBA Tannaz Moin, MD, MBA, MSHS Alison B. Hamilton, PhD MPH • The EMPOWER QUERI Team

Disclaimer 3 The views expressed are those of the authors and do not necessarily reflect the position or policy of the Department of Veterans Affairs or the United States Government.

Implementation is Complicated 4

Implementation is Complicated 5

6 Observing and documenting phenomena over time in pragmatic implementation

Ethnography in Implementation 7

Ethnography in Implementation 8

Replicating Effective Programs (REP)* Pre-­‑Condi*ons ¡ Pre-­‑Implementa*on ¡ Implementa*on ¡ Maintenance ¡and ¡Evolu*on ¡ Iden'fy ¡need ¡for ¡new ¡ Develop ¡package ¡ with ¡ Train ¡staff ¡members ¡ Change ¡current ¡prac'ce ¡ • • • • interven'on ¡ stakeholder ¡input ¡ Provide ¡technical ¡ and ¡org ¡incen'ves ¡to ¡ • Iden'fy ¡effec've ¡ Technical ¡manual ¡ assistance ¡ facilitate ¡long-­‑term ¡ • • interven'on ¡ Training ¡ Conduct ¡interpre've ¡ adop'on ¡ • • Ensure ¡interven'on ¡fits ¡ curriculum ¡ evalua'on ¡ Prepare ¡package ¡for ¡ • • se6ngs ¡ and ¡stakeholder ¡ TA ¡guidance ¡ Measure ¡interven'on ¡ dissemina'on ¡ • • priori/es ¡ Pilot ¡test ¡package ¡ fidelity ¡at ¡org ¡and ¡pa'ent ¡ Work ¡with ¡ • • Iden'fy ¡implementa'on ¡ Iden'fy ¡program ¡ level ¡ stakeholders ¡to ¡ • • barriers ¡ champion ¡ Measure ¡pa'ent-­‑level ¡ plan ¡for ¡spread ¡ • Dra> ¡interven'on ¡ Hold ¡orienta'on ¡ outcomes ¡ Recustomize ¡delivery ¡as ¡ • • • package ¡with ¡ mee'ngs ¡ Share ¡results ¡ with ¡ need ¡arises ¡ • stakeholders ¡ Distribute ¡and ¡discuss ¡ stakeholders ¡ Prepare ¡playbooks ¡for ¡ • • Core ¡elements ¡ package ¡ Discuss ¡sustainability ¡ opera'ons ¡partners ¡ • • Menu ¡op'ons ¡for ¡ • adap'ng ¡delivery ¡ ¡ ¡ Complexity Science Stakeholder Engagement • Relational • Multi-level • Dynamic • Participatory *Adapted ¡from ¡Kilbourne ¡et ¡al., ¡2007 ¡ 9 ¡

¡ EMPOWER QUERI Projects 10 • Tailoring ¡VA’s ¡Diabetes ¡Preven'on ¡Program ¡to ¡Women ¡ Veterans’ ¡Needs ¡(DPP; ¡Moin/Haskell) ¡ • Facilita'ng ¡Cardiovascular ¡Risk ¡Screening ¡and ¡Risk ¡ Reduc'on ¡in ¡Women ¡Veterans ¡(CV ¡Toolkit; ¡Bean-­‑ Mayberry/Farmer) ¡ • 4-­‑year, ¡4-­‑site ¡implementa'on ¡research ¡study ¡ • Implementa'on ¡of ¡Tailored ¡Collabora've ¡Care ¡for ¡ Women ¡Veterans ¡(CCWV; ¡Hamilton/Lang) ¡ ¡ • 4-­‑year, ¡4-­‑site ¡implementa'on ¡research ¡study ¡

Periodic Reflections 11 Main Activities Adaptations to Intervention Adaptations to Stakeholder Changing Implementation Engagement Environment Plan

Dynamic 12 Implementation Ecology

13 Adapting Intervention

14 Adapting Implementation

Team Sensemaking 15 and Learning

Multi-method evaluation Replicating PHASE 1 PHASE 2 PHASE 3 PHASE 4 Effective Pre-Conditions Pre- Implementation Maintenance Programs (REP) Implementation and Evolution Phase Month 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 12 1 14 15 1 2 3 4 0 1 3 Provider & Ÿ Ÿ Ÿ Administrator Interviews Provider Surveys Ÿ Patient Ÿ Ÿ Interviews Patient Surveys Ÿ Ÿ Periodic Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Reflections Administrative Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Ÿ Data Text Analysis Ÿ Ÿ

Reflections 17

18 THANK YOU! • Erin P. Finley, PhD MPH • South Texas Veterans Health Care System/UT Health San Antonio • Reflections tip sheet available by request; contact finleye@uthscsa.edu @ erin_finley