FROM TRIAGE TO TRIUMPH The duality of Academic Advising for at-risk students. Chris Hibbs Academic Advisor, First Year Success Memorial University of Newfoundland, Canada ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS www.mun.ca/success
PREMISE • Role of the Advisor • Time limitations and case load restraints • At-risk students • A different model • Strategic, proactive and engaging ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 2/30 www.mun.ca/success
OVERVIEW Context 1) Newfoundland & Labrador • Memorial University • Mission, Values • First Year Success (FYS) 2) Background • Aims • Structure • Roles • Students • Assessment • 3) Academic Advising At Memorial • FYS Model • Differences • Assessment • 4) Conclusion ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 3/30 www.mun.ca/success
CONTEXT: NEWFOUNDLAND & LABRADOR Memorial ¡University ¡of ¡ Newfoundland ¡ ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 4/30 www.mun.ca/success
CONTEXT: MEMORIAL UNIVERSITY 18,000 ¡students ¡(approx.) ¡ • 3 ¡campuses ¡(+1) ¡ • Provincial, ¡public ¡university ¡ • Only ¡university ¡in ¡province ¡ • 100+ ¡degree ¡op@ons ¡ • 12 ¡Facul@es ¡& ¡Schools ¡ • 14,000+ ¡undergrad ¡(12k ¡STJ) ¡ • 2200 ¡first-‑year ¡(St. ¡John’s) • 70% ¡minimum ¡admissions ¡ • ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 5/30 www.mun.ca/success
CONTEXT: MISSION, VALUES Memorial University is an inclusive community dedicated to innovation and excellence in teaching and learning, research, scholarship, creative activity, service and public engagement. Memorial welcomes and supports students and scholars from all over the world and contributes knowledge and expertise locally, nationally and internationally. ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 6/30 www.mun.ca/success
CONTEXT: MISSION, VALUES • Responsibility to place: – Valuing and fulfilling the special obligation to the people of Newfoundland and Labrador by supporting and building capacity for excellence that: • addresses needs and opportunities for Newfoundland and Labrador; • Responsibility to learners : – Recognizing students as a first priority and providing the environment and support to ensure their academic and personal success. MARKETING & COMMUNICATIONS 7/30 www.mun.ca/success
FIRST YEAR SUCCESS: BACKGROUND The teaching and learning framework • The 70-75% - those “at risk” • – 30% fail rate 1 st semester – 35% degree completion / 7 years – 15% of the entering population An holistic approach to first year • Pilot program (2+1+2) • • NL demographic, specifically ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 8/30
FIRST YEAR SUCCESS: AIMS easing ¡the ¡transi@on ¡from ¡high ¡school ¡ • ensuring ¡that ¡adequate ¡space ¡was ¡alloRed ¡for ¡ • classes ¡(small ¡class ¡sizes ¡to ¡encourage ¡student ¡ and ¡faculty/professor ¡interac@on) ¡ developing ¡a ¡mandatory ¡orienta@on ¡ • advoca@ng ¡for ¡and ¡promo@ng ¡a ¡community ¡of ¡ • supports ¡ ¡ Developing ¡an ¡effec.ve ¡first ¡year ¡experience ¡for ¡students ¡with ¡academic ¡challenges ¡ A ¡proposal ¡for ¡a ¡pilot ¡program ¡ ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 9/30 www.mun.ca/success
FIRST YEAR SUCCESS: STRUCTURE Specialized Academic Structured Academic Courses (x3) and Career Advising STUDENT Cohort Classes & Supplemental Community Instruction & Tutorials Small Class Size ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 10/30 www.mun.ca/success
FIRST YEAR SUCCESS: ROLES Structured Academic and Career Advising Recruitment Promotion Registration Advising Evaluation ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 11/30 www.mun.ca/success
FIRST YEAR SUCCESS: STUDENTS First Year Success Students speak about the � transition to university and their first year � experience (youtube). � https://www.youtube.com/watch?v=dzBh5puu96E � ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 12/30 www.mun.ca/success
FIRST YEAR SUCCESS: ASSESSMENT Matched ¡Comparison ¡Group: Gender • Admission ¡Type • Admission ¡Average • Postal ¡Code • Campus ¡ • Course ¡Load • ¡ First ¡Year ¡Success ¡Program: ¡Evalua@on ¡Report ¡of ¡Student ¡Success ¡Measures CIAP, ¡May ¡2014 ¡ ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 13/30 www.mun.ca/success
FIRST YEAR SUCCESS: ASSESSMENT The ¡Numbers, ¡overall ¡ Source: ¡ CIAP ¡Student ¡Success ¡ Measures ¡ ¡ ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 14/30 www.mun.ca/success
FIRST YEAR SUCCESS: ASSESSMENT The ¡Numbers, ¡overall ¡ Source: ¡ CIAP ¡Student ¡Success ¡ Measures ¡ ¡ ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 15/30 www.mun.ca/success
FIRST YEAR SUCCESS: ASSESSMENT The ¡Numbers, ¡overall ¡ Source: ¡ CIAP ¡Student ¡Success ¡ Measures ¡ ¡ ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 16/30 www.mun.ca/success
ACADEMIC ADVISING @ MEMORIAL 6 ¡Advisors: ¡ • 2 ¡First ¡Year ¡Success ¡ • 2 ¡w/ ¡faculty-‑specific ¡ • obliga@ons ¡ 2 ¡dedicated ¡ • The ¡Academic ¡ Mandate: ¡ • Advising ¡ Centre ¡ New ¡/ ¡1 st ¡year ¡ • Undeclared, ¡undecided ¡ • Arts ¡/ ¡science ¡no ¡major ¡ • Changing ¡programs ¡ • Returning ¡acer ¡leave ¡ • Referrals ¡ • ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 17/30
ACADEMIC ADVISING @ MEMORIAL d ¡ Academic ¡ Informa@on ¡ Spring ¡ e Phone ¡/ ¡ Phone ¡/ ¡ a r c l The ¡Academic ¡ e n d u Registra@on ¡ ¡ m ¡ declare ¡ Program ¡ Presenta@on ¡ Advising ¡ a Email ¡ ¡ Email ¡(x3) ¡ g r o p r e -‑ p r Advising ¡ Manager ¡ ¡ Centre ¡ change ¡ (dept., ¡faculty, ¡ Declared ¡ school) ¡ Applica@on ¡ HS ¡Gradua@on ¡ 1 st ¡year ¡ Beyond ¡first ¡year ¡ ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 18/30
ACADEMIC ADVISING: FYS MODEL Classroom Phone, email, Direct assistance Presentation direct connect 1-on-1 1-on-1 appt. appt. Classroom Early alert capstone d ¡ Informa@on ¡ Academic ¡ Spring ¡ e Phone ¡/ ¡ Phone ¡/ ¡ a r c l The ¡Academic ¡ e n d u Registra@on ¡ ¡ Presenta@on ¡ m ¡ declare ¡ Program ¡ Advising ¡ a Email ¡ ¡ Email ¡(x3) ¡ g r o p r e -‑ p r Advising ¡ Manager ¡ ¡ Centre ¡ change ¡ (dept., ¡faculty, ¡ Declared ¡ school) ¡ Applica@on ¡ HS ¡Gradua@on ¡ 1 st ¡year ¡ Beyond ¡first ¡year ¡ ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 19/30
ACADEMIC ADVISING: FYS MODEL First ¡Year ¡Success ¡ Strategic ¡ • Planned ¡ • Preventa@ve ¡ ¡ • Proac@ve ¡ • Frequent • Accessible ¡ • Thorough ¡ • ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 20/30
ACADEMIC ADVISING: FYS MODEL First ¡Year ¡Success ¡ 1-‑on-‑1 ¡Appointment: ¡Mid-‑Oct. ¡ Strategic ¡ Strategic ¡ • • High ¡school ¡vs. ¡university ¡so ¡ • Planned ¡ • far Preventa@ve ¡ ¡ What ¡can ¡a ¡student ¡do ¡to ¡ease ¡ • • the ¡transi@on? ¡ Proac@ve ¡ • What ¡academic ¡challenges ¡did ¡ • Frequent • you ¡an@cipate? ¡Have ¡you ¡ encountered ¡them? ¡ Accessible ¡ • How ¡does ¡your ¡learning ¡style ¡ • Thorough ¡ • impact ¡your ¡study ¡and ¡work ¡ habits? ¡ Planning ¡for ¡next ¡semester ¡ • ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 21/30 www.mun.ca/success
ACADEMIC ADVISING: FYS MODEL First ¡Year ¡Success ¡ Early ¡Alert ¡System ¡ Strategic ¡ • Traffic ¡lights ¡ Planned ¡ • • Academic ¡ Preventa@ve ¡ ¡ Preventa@ve ¡ ¡ • • • performance ¡ Proac@ve ¡ • & ¡workload ¡ Frequent • submission ¡ Accessible ¡ • benchmarks ¡ Thorough ¡ • • Up ¡to ¡4 ¡ • courses ¡ ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 22/30 www.mun.ca/success
ACADEMIC ADVISING: FYS MODEL First ¡Year ¡Success ¡ CASE ¡STUDY ¡5: ¡Tiffany ¡is ¡in ¡first-‑ Strategic ¡ • year ¡taking ¡4 ¡courses ¡towards ¡her ¡ Planned ¡ • biology ¡degree ¡– ¡English, ¡math, ¡ biology ¡and ¡chem. ¡ ¡She ¡has ¡student ¡ Preventa@ve ¡ ¡ • loans ¡but ¡is ¡also ¡working ¡part-‑@me ¡ Proac@ve ¡ Proac@ve ¡ • • for ¡20-‑25 ¡hours ¡per ¡week. ¡ ¡The ¡ drop ¡deadline ¡is ¡fast ¡approaching ¡ Frequent • and ¡she ¡is ¡thinking ¡of ¡dropping ¡ Accessible ¡ • down ¡to ¡3 ¡courses, ¡thinking ¡she ¡can ¡ Thorough ¡ • pick ¡up ¡the ¡course ¡that ¡she ¡drops ¡in ¡ the ¡Spring ¡semester. ¡ ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 23/30 www.mun.ca/success
ACADEMIC ADVISING: ASSESSMENT But ¡does ¡it ¡work? ¡ ¡ ACADEMIC ADVISING – FIRST YEAR SUCCESS 24/30 www.mun.ca/success
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