DEFINING A FEDERAL RECORD Presented by Luz Ortiz Department of - PDF document

7/19/2019 DEFINING A FEDERAL RECORD Presented by Luz Ortiz Department of Defense Thanks to Hannah Bergman, NARA Information Policy Counsel, for Creation of the Slide Presentation Why does this matter? ■ Federal Records Act, 44 U.S.C. 3101 – ����������������������������������������������� ������������������������������������������������ �������������������� �������������������� �������������������� �������������� �������������� �������������� ���������������������������������������������� ����������������������������������������������� ������������������������������������������� ������������������������������������������������� ������������������������������������������������� ��������������������������������������������� ������������ What is a Federal record? • Federal Records Act, 44 USC 3301 – ����������� ��������!"#$ – ���� ���� �������������������������������������������� ���� ������������������ ������������������ ������������������ ��� ����������������������������������������������������� ������������������������������������ ������������������������������������ ������������������������������������ ����������������%������������������%����������������������� �����������������%����������������������� �����������������%����������������������� �����������������%����������������������� �������������� ������������������������������������������������� �������������� �������������� ����������������������������� ����������������������������� ����������������������������� ���������������������������� ���������������������������� ���������������������������� ����������������������������������������������������������� �������������������������������������������������������������� ���������������������������������������������������������� &���������������������������������������������������������� ������������'� 1

7/19/2019 More about the FRA ■ Why does it matter to you? – (�������������������������������������%����������������� ��������������������������������������������������� – )������������������������������������������� ■ Violates the FRA ■ Could be spoliation, resulting in an adverse inference against the agency – ������������������������������������������������ So, practically, what is a Federal record? We recommend agencies treat just about everything that documents official activities as a Federal record, including: – *���� ; *�������� – ��+�� ; (������ – ,����� ; &������ – -���� ; )��� – *�������������������� And anything else you can think of (that’s not property). Electronic messages ■ 44 USC 2911, part of the 2014 amendments ■ Federal employees may not use non;official electronic messaging accounts unless they forward or copy that message to an official account. Must occur within 20 days. 2

7/19/2019 What is an electronic message? (1) Electronic messages.;;The term “electronic messages” means electronic mail and other electronic messaging systems that are used for purposes of communicating between individuals. (2) Electronic messaging account.;;The term “electronic messaging account” means any account that sends electronic messages. (3) Executive agency.;;The term “executive agency” has the meaning given that term in section 105 of title 5. What is an agency record? ■ 5 USC 552(f)(2), FOIA’s definition of a record ■ ��+�.�������� test: – *������������������������������������������������� ���������������������������������� What is an agency record? ■ Four;part test – /#0���������������������������1����������������������� �����������������������������������'� – /!0����������������������������������������������������� ����������������������'� – /20������+��������%����������������������������������� ������������������������'����� – /$0���������������%������������������%�������������� ���������������1������������������������� ■ Cause of Action v. Nat'l Archives & Records Admin., 753 F.3d 210, 212–13 (D.C. Cir. 2014) 3

7/19/2019 Are these things the same? ■ Not exactly. Federal records ■ Always, remember what world you are in. Agency records Why is the Federal records universe larger? ■ The FRA applies to the Legislative and Judicial branches. FOIA does not. ■ Some “entities” are covered by FOIA but not the FRA ■ Some “entities” are covered by the FRA but not FOIA ■ Some documents that are “personal records” under FOIA can still be “federal records” ■ But remember, some documents that are “non;record” under the FRA can be “agency records” under FOIA. Personal records may be Federal record Totality of the circumstance test surrounding the creation, maintenance, and use of a record ■ Purpose for the document was created ■ Degree of integration of the record into the agency’s filing system ■ Extent to which the record’s author or other employees used in conducting agency business 4