Assunto: Estruturação Organizacional Prof Ms Keilla Lopes Mestre em Administração pela UFBA Especialista em Gestão Empresarial pela UEFS Graduada em Administração pela UEFS Contatos: E-mail: keillalopes@ig.com.br MSN: keilla.lopes2@hotmail.com Blog: keillalopes.wordpress.com
Assuntos abordados em aula: • Estruturação Organizacional • Redesenho de processos • M étodos diversos (Ex: Fluxogramas) • Layout • Gestão ou Administração de cargos e salários
1.Estruturação Organizacional (Diagnóstico organizacional) • Certamente a estrutura formal da empresa é o foco da Estruturação Organizacional, mas muito outros pontos aparecem interligados a este foco e influenciam seu desempenho. A exemplo: o ambiente externo; a cultura organizacional; a motivação interna; o layout; os processos; a capacidade de adaptação ao mercado; as necessidades dos clientes foco; chegando até a gestão de pessoas.
ETAPAS DE AVALIAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL • Levantamento: Identificação de dados, de informações e de problemas. Ferramentas: observação, entrevistas, questionários;etc • Análise: Análise criteriosa dos fatos encontrados na fase anterior e interligação entre estes. • Avaliação: Estabelecimento da situação atual da estrutura organizacional. Alternativas de melhorias Definição da melhor alternativa
NA IM PLANTAÇÃO OU AL TERAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL RESISTÊNCIAS QUE PODEM OCORRER.. TENDÊNCIA A SÓ PERCEBER NÃO ACEITAR M UDANÇAS AQUILO QUE PORQUE CONVÉM INCOM ODA DEPENDÊNCIA DE AÇÃO PARA COM OUTRA PESSOA DESCONFIANÇA RESISTÊNCIAS NECESSIDADE DE RECEIO DE REAGIR CONTRA PARA PERDER J USTIFICAR ERROS COISAS BOAS ATUAIS INSEGURANÇA PESSOAL ( POR DESCONHECIM ENTO OU FAL TA DE CONTROLE )
Recomenda-se iniciar o trabalho de Estruturação Organizacional pelo Redesenho de Processos e pela Gestão de cargos para enfim realizar a própria Estruturação ou Reestruturação organizacional.
A) Redesenho de Processos • È fazer com que todos os processos da empresa sejam realizados da melhor maneira possível (padronização). Para a realização desse projeto é necessária uma análise prévia de todos os processos da empresa, para que todos os pontos desnecessários ou insatisfatórios sejam detectados. Depois de feito isso haverá um estudo com o único objetivo de sanar as deficiências e finalmente tornar o processo mais eficiente através da escolha do método de trabalho. • O redesenho de processos é muito útil para facilitar o fluxo de informações, detectar funcionários que estejam realizando trabalhos desnecessários, ou até mesmo com tempo “ocioso”.
Método de Trabalho. Trata-se do melhor caminho, através da seqüência de operações mais eficiente, para ultimar uma certa tarefa ou atingir um determinado objetivo. Quando o seqüenciamento de fases é ilógico, temos perdas diversas (de energia, de tempo, de oportunidade e de material) aumentando o desperdício e fazendo diminuir a produtividade.
O Método é a melhor forma de se executar uma tarefa com o menor dispêndio de energia e maior eficácia do executante. Que exemplos de métodos de trabalho vocês conhecem?
Exemplos de métodos: • Técnicas de levantamento de dados: questionário, entrevista, observação,etc • Normas e Manuais • Layout • Quadros de Distribuição de Trabalho (QTD) • Análise estruturada de sistemas • Formulários • Análise de rotinas • Fluxogramas Obs: No blog (UEFS- disciplina OS&M) terão noções gerais destes processos...
• No Redesenho de Processos várias são as técnicas que podem ser utilizadas, os FLUXOGRAMAS são as mais usadas e podem ajudar muito nesta etapa.
FLUXOGRAMAS Conceito: È a representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de forma clara e sintética, caracterizando as operações,os responsáveis e/ou unidades envolvidas no processo. Sua representação é universal. Busca através de símbolos convencionais representar de forma dinâmica o fluxo ou a seqüência normal do processo/trabalho. Permite a visualização do fluxo de processos e formulários, entre as diversas unidades organizacionais ou entre pessoas. Possui outros nomes: Carta de fluxo de processo;gráfico de seqüência;gráfico de processamento; flow-chart; etc.
Alguns dos Tipos de fluxogramas: • Fluxograma vertical • Fluxograma parcial ou descritivo • Fluxograma global ou de coluna Obs: A escolha entre um tipo de fluxograma ou o outro depende unicamente das características do estudo a ser realizado.
Fluxograma Vertical • Como o nome sugere é formado por “colunas verticais”. • Mais utilizado para DESCRIÇÃO de rotinas. • Também conhecido como: folha de análise,folha de simplificação do trabalho ou diagrama de processo. • Este tipo é geralmente destinado à representação de rotinas simples em uma unidade específica da empresa. • Vantagens: Permite ser impresso como formulário padronizado. Rapidez no preenchimento (símbolos já se acham impressos). Facilidade de leitura por parte dos usuários.
Fluxograma Vertical:
ATENÇÃO: É possível utilizar símbolos diferentes dos convencionais, desde que não ofereçam dificuldade de compreensão para o leitor e desde que sejam definidos previamente. Contudo, os símbolos mais comuns se desenvolveram e tiveram sua utilização ampliada, de tal maneira, que chegaram a constituir uma linguagem corrente entre os usuários.
Símbolos mais comuns
Fluxograma Parcial ou Descritivo • Mais utilizado para LEVANTAMENTO de rotinas. • Sua elaboração é mais complexa que a do fluxograma vertical,pois apresenta maior número de símbolos • Serve melhor as rotinas que envolvem vários setores organizacionais.
Fluxograma Parcial ou Descritivo
Fluxograma global ou de coluna • Serve muito bem tanto pra LEVANTAMENTO quanto para DESCRIÇÃO de rotinas. • Embora similar ao Fluxograma Vertical , pois os setores envolvidos na rotina apresentada aparecem em forma de colunas, sua particularidade é que permite evidenciar o fluxo de documentos e informações dentro e fora da empresa. • Ex. Copia Rebouças,285
Lembrem-se • Os fluxogramas mostram como as coisas são feitas, e não a maneira segundo o qual o chefe pensa que são feitas, mas a forma pela qual o manual de normas e procedimentos descreve. Eles são, portanto, uma fotografia real de uma situação estudada.” OLIVEIRA (2001).
Considerações • O tamanho dos símbolos deve ser uniforme. • Simplificar um fluxograma não é necessariamente eliminar passos. As vezes para simplificá-lo é necessário criar , alterar seqüências e recombinar passos tornando-o maior, contudo mais simples. • Existem significativos softwares próprios para elaboração de fluxogramas. • Vincular o estudo de fluxogramas (métodos e processos) ao estudo de arranjo físico (layout) é uma conveniência que pode render bons resultados...
Arranjo físico • Conceito: Alocação adequada no sistema de instrumentos de trabalho, móveis, equipamentos e fator humano. • Em suma, um arranjo físico adequado visa nada mais que proporcionar a empresa maior economia e produtividade
Com o estudo do arranjo físico o analista de OS&M busca: Melhor utilização do espaço físico. Favorecer o fluxo de trabalho Facilitar a coordenação Reduzir a fadiga do funcionário Garantir isolamentos (temperatura, sonoros, segurança, umidade,sigilo,etc) Aumentar o manter o bom desempenho Flexibilidade para tecnologias e equipamentos Clima de trabalho favorável Concentração ou dispersão das pessoas ou grupos de trabalho Evitar e conter incêndios
REPETINDO Recomenda-se iniciar a técnica de Estruturação Organizacional pelo Redesenho de Processos (com estudos de métodos, fluxogramas e layout) e pela Gestão de cargos para enfim realizar a própria Estruturação ou Reestruturação organizacional.
B) Gestão de cargos (organograma) • Para realizar o projeto de Reestruturação Organizacional é necessário uma profunda análise de todos os atuais cargos da empresa, detectando quais são os cargos que existem, mas que precisam ser alterados e também os que não existem, mas que precisam ser criados. • É preciso determinar claramente quais as tarefas (função e cargo) de cada funcionário. Dessa forma, é importante que as empresas o definam claramente quais são as responsabilidades de cada um de seus funcionários e, alem disso, esclareçam como ocorreram os processos (recebimento e entregas de mercadoria, fluxo de informações e etc). Dessa forma, pode-se conseguir de forma mais satisfatória uma administração competente e eficaz.
ORGANOGRAMA SIMPLES Presidência Setor Financeiro S. Comercial S de RH Coordenação de Coordenação de Recrutamento, Treinamento Seleção, Admissão e Demissão
ATENÇÃO • Embora pareça simples a elaboração de um organograma, não é... • Antes de montar um organograma é necessário a definição de cada cargo que é uma outra técnica chamada de ADMINISTRAÇÃO DE CARGOS E SALÁRIOS ou MONTAGEM DA ESTRUTURA SALARIAL DA EMPRESA.
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