VILLA VENICE COMMUNITY ASSOCIATION TOWN HALL MEETING 18 JULY 2015 - PowerPoint PPT Presentation

VILLA VENICE COMMUNITY ASSOCIATION TOWN HALL MEETING 18 JULY 2015

VILLA VENICE COMMUNITY ASSOCIATION TOWN HALL MEETING • WELCOME • PURPOSE • RESERVE STUDY FACTS • REVIEW OF WATER/SEWER STATISTICS • WATER/SEWER FINANCIAL OPTIONS • UTILITY SUB-METERING SYSTEMS • WHAT IS NECESSARY TO MODIFY VV DECLARATIONS • SAMPLE BALLOT • VOTING PROCESS • QUESTIONS/ANSWERS • SUMMARY

WELCOME • THANKS FOR SUPPORTING YOUR HOA BOARD OF DIRECTORS • TODAY’S INFORMATION IS AVAILABLE ON THE VILLA VENICE HOA WEBSITE: • HTTP://WWW.VILLAVENICEHOA.ORG/

PURPOSE • CONTINUE EDUCATING OWNERS OF THE IMPORTANCE OF CONTROLLING OUR WATER/SEWER BILL

RESERVE STUDY FACTS • RECOMMENDED ANNUAL RESERVE CONTRIBUTIONS ¡ ¡2008 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡2009 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡2010 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡2011 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡2012 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡2013 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡2014 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡2015 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ Total ¡ 70,000 ¡ ¡ ¡ ¡72,800 ¡ ¡ ¡75,700 ¡ ¡ ¡78,700 ¡ ¡ ¡ ¡81,800 ¡ ¡ ¡ ¡85,100 ¡ ¡ ¡ ¡88,500 ¡ ¡ ¡ ¡92,000 ¡ ¡ $644,600 ¡ ¡ • RECOMMENDED ANNUAL RESERVE EXPENDITURES ¡ ¡2008 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡2009 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡2010 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡2011 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡2012 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡2013 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡2014 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡2015 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ Total ¡ ¡3,245 ¡ ¡ ¡ ¡93,551 ¡ ¡ ¡54,696 ¡ ¡125,671 ¡ ¡ ¡76,406 ¡ ¡ ¡ ¡85,184 ¡ ¡ ¡101,982 ¡ ¡90,189 ¡ ¡ ¡ ¡ $630,924 ¡ ¡

RESERVE STUDY FACTS (CONTINUED) • TOTAL RECOMMENDED ANNUAL RESERVE EXPENDITURES 2008 – 2015 : $630,924 • IRRIGATION SYSTEM IS THE ONLY RESERVE STUDY TASK THAT HAS BEEN COMPLETED, COST: $18,371 • THE HOA SHOULD HAVE SPENT AN ADDITIONAL $612,533 ON COMMUNITY PROPERTY MAINTENANCE. • $630,924 – $18,371 = $612,533 • RECOMMENDED ANNUAL RESERVE EXPENDITURE 2016-2025 : $742,198

RESERVE STUDY FACTS (CONTINUED) • FOR 2015 APPROXIMATELY $100/UNIT/MONTH OF THE MONTHLY DUES SHOULD BE ALLOCATED TO THE RESERVE FUND. • WE SHOULD HAVE $26K IN RESERVE ACCOUNT TODAY • WE HAVE $100 IN RESERVES TODAY

REVIEW OF WATER/SEWER STATISTICS • WATER/SEWER EXPENSE IS: • 35% OF HOA INCOME • 44% OF HOA EXPENSE • UNCONTROLLABLE AS IS • LIMITING OUR ABILITY TO SOLVE OTHER FINANCIAL NEEDS • ACCORDING TO USS, PROBABLY WASTING 1.3 MILL GALLONS A YEAR

REVIEW OF WATER/SEWER STATISTICS • ANNUAL WATER EXPENSE PER YEAR ¡ ¡ ¡2007 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡2008 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡2009 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡2010 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡2011 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡2012 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡2013 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡2014 ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ 19,747 ¡ ¡ ¡ ¡22,354 ¡ ¡ ¡ ¡25,359 ¡ ¡ ¡ ¡27,832 ¡ ¡ ¡ ¡28,374 ¡ ¡ ¡ ¡32,712 ¡ ¡ ¡ ¡39,281 ¡ ¡ ¡ ¡47,988 ¡ ¡ • WATER COST INCREASE • 2011 TO 2012: 15.29% • 2012 TO 2013: 20.08% • 2013 TO 2014: 22.17% • AVERAGE INCREASE/YEAR (2007 – 2014): 13.70% • INCREASE FROM 2007 TO 2014: 143.01% • WATER FACTS FOR JANUARY 2015 THROUGH MAY 2015 • AVERAGE OF EXPENSES: 44.3% • AVERAGE OF INCOME: 35.56%

WATER/SEWER FINANCIAL OPTIONS • DO NOTHING • PURCHASE SUB-METERS FOR • EACH OF 76 INDIVIDUAL UNITS ($33,000) • PURCHASE PRICE =~$33,000 FOR 76 METERS • MAINTENANCE AND REPLACEMENT OF SUBMETERS • READING OF SUBMETERS • BILL INDIVIDUAL OWNERS • COLLECTING • HIRE SUB-METERING COMPANY TO INSTALL, MAINTAIN, REPAIR, BILL, COLLECT FEES

UTILITY SUBMETERING SYSTEMS • RESEARCHED SUBMETERING COMPANIES • UTILITY SUBMETERING SYSTEMS, PHOENIX AZ • LORIE MINSHULL, CAI, OPERATIONS MANAGER • INSERT LORIE’S SLIDES HERE

WHAT IS NECESSARY TO MODIFY VV DECLARATIONS • 67% OF OWNERS (51 OWNERS) MUST AGREE TO AMENDMENT

WHAT IS NECESSARY TO MODIFY VV DECLARATIONS (CONTINUED) • EXISTING TEXT • 6.7 UTILITY SERVICE . THE ASSOCIATION SHALL ACQUIRE AND PAY FOR THE FOLLOWING: (A) WATER, SEWER, ELECTRIC, NATURAL GAS, STANDARD CABLE AND INTERNET SERVICE AND OTHER UTILITY SERVICE FOR THE COMMON ELEMENTS; (B) REFUSE AND RUBBISH COLLECTION FOR COMMON ELEMENTS AND THE UNITS; AND (C) WATER AND SEWER SERVICE FOR THE UNITS. EACH UNIT WILL BE SEPARATELY METERED FOR ELECTRIC SERVICE, AND ALL CHARGES FOR ELECTRIC SERVICE TO A UNIT SHALL BE PAID BY THE OWNER OF THE UNIT. ALL CHARGES FOR ENHANCED CABLE OR INTERNET SERVICES SHALL BE PAID BY THE UNIT OWNER. • PROPOSED TEXT • 6.7 UTILITY SERVICE . THE ASSOCIATION SHALL ACQUIRE AND PAY FOR THE FOLLOWING: (A) WATER, SEWER, ELECTRIC, NATURAL GAS, STANDARD CABLE AND INTERNET SERVICE AND OTHER UTILITY SERVICE FOR THE COMMON ELEMENTS; AND (B) REFUSE AND RUBBISH COLLECTION FOR THE COMMON ELEMENTS AND THE UNITS. EACH UNIT WILL BE SEPARATELY METERED FOR ELECTRIC, NATURAL GAS, WATER, AND SEWER SERVICES, AND ALL CHARGES FOR NATURAL GAS, ELECTRIC, WATER, AND SEWER SERVICES SHALL BE PAID BY THE OWNER OF THE UNIT. ALL CHARGES FOR ENHANCED CABLE OR INTERNET SERVICES SHALL BE PAID BY THE UNIT OWNER.

SAMPLE BALLOT VILLA VENICE COMMUNITY ASSOCIATION BALLOT Proposed Action: To amend the Declaration of the Villa Venice Community Association. This amendment will, if it passes, provide that the Unit Owners are responsible for paying the water and sewer charges assessed to their respective Units. A copy of the proposed amendment is included in this mailing. ___ I consent and vote in favor of the amendment that would provide that the Unit Owners are responsible for paying the water and sewer charges assessed to their respective Units ___ I vote against and do not consent to the amendment that would provide that Unit Owners are responsible for paying the water and sewer charges assessed to their respective Units. Name: ______________________ Date: _______________________ Signature: ____________________ Unit No. or Address: ______________________ This ballot is to remain in the permanent records of the Association.

VOTING PROCESS • WHAT HAPPENS NEXT • AFTER TOWNHALL MEETING • SCHEDULE SPECIAL MEETING • MAIL SOLICITATION FOR ACTION NOTICE • MAIL BALLOTS • AFTER POLLS CLOSE • COUNT BALLOTS • IF AMENDMENT PASSES • RECORD AMENDMENT • NOTIFY OWNERS • INSTALL METERS

QUESTIONS AND ANSWERS

SUMMARY • VISIT THE WEBSITE VILLAVENICEHOA.ORG • SPREAD THE WORD TO OTHER OWNERS • FOR QUESTIONS OR COMMENTS CONTACT • HOWIE HIBBS (520) 624-1206 EXT 305 OR • HOWIE@ADAMLLC.COM • THANKS FOR PARTICIPATING!!