Service Se Servic vice in und a in und aus us eine iner H r Hand nd mobile Mobile Auftragsbear- beitung zur Optimierung System der tertiären Kranken- hausprozesse Entscheiderevent 05./06.02.2014 F. Dzukowski (UKE/KME/KFE) N. Ruprecht (emtec e.V.) D. Seidler (VAMED)
SmS Mobile Auftragsbearbeitung Inhalt A| Aufgabenstellung B| Partner Industrie, Klinik, Innovation C| Motivation D| Ausgangslage Zahlen & Fakten, Prozess E| Ziele Prozess, Technologie, Anwendungsgebiete F| Methoden & Technologien G| Aus der Praxis Aufgaben UKE, Erfolgsfaktoren, Zeitplan H| Erfolge I| Ausblick Danilo Seidler VAMED
SmS Mobile Auftragsbearbeitung A| Aufgabenstellung Implementierung eines Systems für die mobile Auftragsbearbeitung zur Optimierung der tertiären Krankenhausprozesse Danilo Seidler VAMED
SmS Mobile Auftragsbearbeitung B| Partner Industriepartner (Initiator) VAMED, Internationaler Marktführer in der Planung, Ausstattung, Errichtung und technischen Betriebsführung von Gesundheitseinrichtungen Danilo Seidler, Geschäftsbereichsleiter IT Klinikpartner (Pilotbetrieb) Tochtergesellschaften des Universitätsklinikum Hamburg Eppendorf (UKE) Medizintechnik: KME Klinik Medizintechnik Eppendorf GmbH Betriebstechnik: KFE Klinik Facility-Management GmbH Frank Dzukowski, Geschäftsführer (KME, KFE, KFE KEE) Innovationspartner (Hersteller) emtec e.V., Institut für Beratung, Fortbildung und Technologien im Gesundheitswesen Nicole Ruprecht, Geschäftsführerin Danilo Seidler VAMED
SmS Mobile Auftragsbearbeitung C| Motivation Das „Grüne UKE“ mit papierloser Patientenakte 2011: Digitale Patientenakte UKE erhält als erstes Krankenhaus Stufe 7 EMRAM Awards (HIMSS Analytic Europe ) Auszeichnung für KH mit sehr hohem Technologielevel Auch tertiäre Krankenhausprozesse und Dienstleistungen – durch mobile Technologien papierlos abbilden Erhalt und Ausbau der Kundenzufriedenheit KME (Medizintechnik): seit 2009 Platz 1 (Schulnote 2,0) KFE (Betriebstechnik): Aufstieg auf Platz 3 (Schulnote 2,4) Frank Dzukowski UKE, KME, KFE
SmS Mobile Auftragsbearbeitung D| Ausgangslage: Zahlen & Fakten Bearbeitung von ca. 86.000 Aufträgen im Jahr KFE (Betriebstechnik): 60.800 Störungen, Anforderungen, Wartungen 24.900 KME (Medizintechnik): planbare Maßnahmen (Prüfungen) 12.400 nicht planbare Maßnahmen (Störungen) 12.500 Papier – Papier – Papier – Medienbrüche – Fehleranfälligkeit – wenig Transparenz – verspätete Rückmeldung an den Kunden etc. Frank Dzukowski UKE ,KME, KFE
SmS Mobile Auftragsbearbeitung D| Ausgangslage: Prozess Systembruch bei der Papierlose Auftragsannahme Weiterverarbeitung Disposition Ausdruck Aufträge Online- portal Aufträge Techniker Störmeldung CAFM Servicedesk Dokumente Frank Dzukowski UKE ,KME, KFE
SmS E| Ziele Frank Dzukowski UKE,KME, KFE
SmS Mobile Auftragsbearbeitung E| Ziele: Prozess Prozessoptimierung Standardisierung, Transparenz, Reaktionszeit optimierte Disposition Einsparung von Wegen, Erreichbarkeit Techniker Einsparung von Ressourcen Human, Papier hohe Datenverfügbarkeit Dokumentation der Maßnahmen und Zeiten, Ortsunabhängigkeit kein Medienbruch, papierlos CAFM – SmS – Schnittstelle, Fehlerminimierung Imagesteigerung beim Kunden, beim Techniker hochwertige Arbeitsmittel, Mitbewerber, Attraktivität als Arbeitgeber Frank Dzukowski UKE ,KME, KFE
SmS Mobile Auftragsbearbeitung E| Ziele: Technologie Geräteunabhängigkeit Smartphone, Tablet PC, Desktop Plattformunabhängigkeit von Apple, Android, Microsoft und Co. Betriebssystemunabhängigkeit hohe Flexibilität durch multiple Einsatzmöglichkeiten: MT, BT, Logistik, Inventarisierung etc. flexible Schnittstellen diverse Primärsysteme möglich Zukunftsfähigkeit Einsatz modernster Web-Technologien Ausbau der Netze, Nutzung von LTE Nicole Ruprecht emtec
SmS Mobile Auftragsbearbeitung E| Ziele: Anwendungsgebiete Instandhaltung Medizintechnik, Betriebstechnik Logistik Krankentransport, Botendienste Speisenversorgung Objekterfassung Inventarisierung, Zählerstandserfassung Anforderungen Archivanforderungen, Bestellungen etc. Nicole Ruprecht emtec
Methoden & SmS F| Technologien Frank Dzukowski UKE,KME, KFE
SmS Mobile Auftragsbearbeitung F| Methoden & Technologien Add-On zum Primärsystem CAFM, Logistik, vFM, SAP etc. Auftragsübersicht Kalender, Suchen, Filtern Auftragsstatus Sortierung, Priorisierung Auftragsdetails Auftragsannahme Auftragsbearbeitung Auftragsdokumentation Unterschrift & Abschluss Nicole Ruprecht emtec
SmS Mobile Auftragsbearbeitung F| Methoden & Technologien Add-On zum Primärsystem CAFM, Logistik, vFM, SAP etc. Frontend Backend Middleware Schnittstelle Aktiv: vFM, pitFM möglich: WebService W SAP WebApp RFC MT-/BT-Data SQL SQL … HTML5 sonstige CSS XML JavaScript Prozesslogik Systeme SmS – Service mobile System Primärsystem Nicole Ruprecht emtec
SmS Mobile Auftragsbearbeitung F| Methoden & Technologien Technische Umsetzung als WebApp W WebApp unabhängig von: Keine native App: keine Nutzung am PC Gerät- und Hersteller PC, Tablet, Smartphone, nahezu Abhängigkeit vom Markt- alle Modelle über Internet-Browser platzbetreiber Betriebssystem Verfügbarkeit Android, iOS, Windows, Linux dezentrale Installation Marktplatz keine Gebühren, keine Begrenz- ungen, sofort verfügbar Zentrale Installation auf WebServer in eigener Cloud Nicole Ruprecht emtec
SmS Mobile Auftragsbearbeitung F| Methoden & Technologien Samsung Galaxy Note Auswahl mobiles Endgerät Nicole Ruprecht emtec
SmS Mobile Auftragsbearbeitung F| Methoden & Technologien Add-On zum Primärsystem CAFM, Logistik, etc. Auftragsübersicht Kalender, Suchen, Filtern Auftragsstatus Sortierung, Priorisierung Auftragsdetails Auftragsannahme Auftragsbearbeitung Auftragsdokumentation Unterschrift & Abschluss Nicole Ruprecht emtec
SmS Mobile Auftragsbearbeitung F| Methoden & Technologien Add-On zum Primärsystem CAFM, Logistik, etc. Auftragsübersicht Kalender, Suchen, Filtern Auftragsstatus Sortierung, Priorisierung Auftragsdetails Auftragsannahme Auftragsbearbeitung Auftragsdokumentation Unterschrift & Abschluss Nicole Ruprecht emtec
SmS Mobile Auftragsbearbeitung F| Methoden & Technologien Add-On zum Primärsystem CAFM, Logistik, etc. Auftragsübersicht Kalender, Suchen, Filtern Auftragsstatus Sortierung, Priorisierung Auftragsdetails Auftragsannahme Auftragsbearbeitung Auftragsdokumentation Unterschrift & Abschluss Nicole Ruprecht emtec
SmS Mobile Auftragsbearbeitung F| Methoden & Technologien Add-On zum Primärsystem CAFM, Logistik, etc. Auftragsübersicht Kalender, Suchen, Filtern Auftragsstatus Sortierung, Priorisierung Auftragsdetails Auftragsannahme Auftragsbearbeitung Auftragsdokumentation Unterschrift & Abschluss Nicole Ruprecht emtec
SmS G| Aus der Praxis Frank Dzukowski UKE,KME, KFE
SmS Mobile Auftragsbearbeitung G| Praxis: Aufgaben UKE Marketing & Platzierung des Pilot- Projekts im Haus Stakeholder- & Risikoanalyse Bereitstellung IT-Infrastruktur Web-/Datenbankserver, mobile Endgeräte, UMTS-, W-LAN-Abdeckung Unterstützung bei Aufnahme der IST-Prozesse Unterstützung bei der Erstellung und Abnahme Anforderungsspezifikation Begleitung des Piloten und Aufbe- reitung der Ergebnisse In Zusammenarbeit mit VAMED/emtec Frank Dzukowski UKE ,KME, KFE
SmS Mobile Auftragsbearbeitung G| Praxis: Erfolgsfaktoren Akzeptanz durch Mitarbeiter im Umgang mit Smartphones gute Netzabdeckung mobiles Gerät nicht zu häufig offline GO: Betriebsrat & Datenschutz standardisierte Prozesse Standardisierung, optimal abbildbar, minimaler Aufwand/ Kosten Budget für Pilot Dokumentation der benötigten Schnittstelle (z.B. CAFM) ermöglicht effiziente Umsetzung Frank Dzukowski UKE ,KME, KFE
SmS Mobile Auftragsbearbeitung G| Praxis: mögliche Zeitschiene März August IST-Analyse des Erstellung der benannten Prozesses Schnittstellen zum Primärsystem Oktober Juli Begleitung des Piloten Customizing der mobilen WebApp und mögliche Anpassungsarbeiten April September SOLL-Definition des Start Pilotphase Prozesses in Abstimmung mit AG bzw. Anwender März Juli November Definition eines Marktanalyse und go live umzusetzenden tertiären Auswahl geeigneter Prozesses für die mobile mobiler Endgeräte Auftragsbearbeitung Danilo Seidler VAMED
SmS Mobile Auftragsbearbeitung H| Erfolge Prozessoptimierung Geschwindigkeit, Ortsunabhängigkeit Einsparungen Personalkosten, Papier hohe Aktualität der Daten durch sofortige Rückmeldung an vFM Professioneller Auftritt vor dem Kunden Standardisierung der Auftrags- bearbeitung realistische Dokumentation der Bearbeitungszeiten Danilo Seidler VAMED
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