Project Management Training Results-Based Project - PowerPoint PPT Presentation

Project ¡Management ¡ Training ¡ Results-­‑Based ¡Project ¡ Management ¡

Why ¡RBM? ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ Historically, ¡governments ¡have ¡focused ¡their ¡a?en@on ¡on ¡inputs ¡(what ¡ they ¡spent), ¡ac@vi@es ¡(what ¡they ¡did), ¡and ¡outputs ¡(what ¡they ¡produced). ¡ Although ¡accurate ¡informa@on ¡at ¡this ¡level ¡is ¡useful, ¡they ¡discovered ¡it ¡did ¡ not ¡tell ¡them ¡whether ¡or ¡not ¡they ¡were ¡making ¡progress ¡toward ¡solving ¡ the ¡problem ¡they ¡had ¡set ¡out ¡to ¡resolve, ¡and ¡that ¡these ¡problems ¡oIen ¡ remained ¡once ¡projects ¡were ¡completed. ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Modern ¡project ¡management ¡also ¡requires ¡that ¡we ¡look ¡beyond ¡ac@vi@es ¡ and ¡outputs ¡to ¡focus ¡on ¡actual ¡results: ¡the ¡changes ¡created, ¡and ¡ contributed ¡to, ¡by ¡our ¡projects. ¡By ¡establishing ¡clearly ¡defined ¡expected ¡ results, ¡collec@ng ¡informa@on ¡to ¡assess ¡progress ¡toward ¡them ¡on ¡a ¡regular ¡ basis, ¡and ¡taking ¡@mely ¡correc@ve ¡ac@on, ¡prac@@oners ¡can ¡manage ¡their ¡ projects ¡or ¡investments ¡in ¡order ¡to ¡maximize ¡achievement ¡of ¡development ¡ results: ¡oIen ¡a ¡sustained ¡improvement ¡in ¡the ¡lives ¡of ¡people ¡in ¡developing ¡ countries. ¡

Results-­‑Based ¡Management ¡(RBM) ¡ ¡ Monitoring ¡and ¡Evalua@on ¡(M&E) ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡In ¡recent ¡years ¡there ¡has ¡been ¡a ¡move ¡towards ¡results-­‑based ¡project ¡management ¡ where ¡project ¡assessment ¡focuses ¡on ¡outcomes ¡and ¡impacts ¡rather ¡than ¡on ¡ outputs ¡alone. ¡ ¡Thus ¡results-­‑based ¡M&E ¡assesses ¡project ¡and ¡programme ¡ effec@veness ¡and ¡efficiency, ¡where: ¡ ¡ • Effec&veness ¡is ¡doing ¡the ¡right ¡project ¡in ¡terms ¡of ¡adding ¡value. ¡ • Efficiency ¡is ¡doing ¡the ¡project ¡right ¡– ¡maximising ¡that ¡value. ¡ Where: ¡ ¡Value ¡= ¡Benefits ¡-­‑ ¡Costs ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡By ¡iden@fying ¡in ¡advance ¡the ¡intended ¡benefits ¡of ¡a ¡project ¡and ¡how ¡we ¡can ¡ measure ¡progress, ¡we ¡can ¡be?er ¡manage ¡the ¡project ¡and ¡assess ¡whether ¡a ¡ posi@ve ¡difference ¡will ¡or ¡has ¡been ¡achieved ¡for ¡stakeholders. ¡ The ¡RBM ¡process ¡involves ¡ complementary ¡ac@vi@es ¡of ¡ monitoring ¡ and ¡ evalua&on . ¡

M&E ¡and ¡Project ¡Lifecycle ¡ ¡ ¡ ¡Typically ¡the ¡three ¡M&E ¡sequen@al ¡stages ¡are: ¡ 1. Ini&al ¡needs ¡assessment ¡ – ¡to ¡determine ¡the ¡ purpose ¡of ¡the ¡project. ¡ 2. Planning ¡ -­‑ ¡ ¡to ¡determine ¡how ¡to ¡monitor ¡and ¡ evaluate ¡project ¡progress. ¡ 3. Evalua&on ¡– ¡both ¡interim ¡and ¡final ¡reviews ¡to ¡ assess ¡how ¡well ¡the ¡project ¡is ¡achieving ¡or ¡has ¡ achieved ¡its ¡purpose. ¡ ¡ ¡ ¡Throughout ¡the ¡process ¡lessons ¡are ¡learned ¡ and ¡documented. ¡ ¡ ¡ ¡

What ¡is ¡Project ¡Monitoring? ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ Monitoring ¡is ¡the ¡rou@ne ¡process ¡of ¡checking ¡a ¡project’s ¡actual ¡progress ¡ against ¡its ¡planned ¡progress. ¡ ¡The ¡difference ¡between ¡planned ¡and ¡actual ¡ progress ¡is ¡called ¡ variance . ¡ ¡Some ¡variance ¡is ¡usually ¡tolerable ¡depending ¡on ¡ the ¡risk ¡level ¡of ¡the ¡project. ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Informa@on ¡collected ¡from ¡monitoring ¡has ¡these ¡main ¡purposes: ¡ 1. To ¡account ¡for ¡human, ¡financial ¡and ¡material ¡resources ¡used. ¡ 2. To ¡make ¡decisions ¡about ¡the ¡future ¡of ¡the ¡project. ¡ 3. To ¡learn ¡lessons ¡to ¡help ¡with ¡the ¡management ¡of ¡future ¡projects. ¡ 4. To ¡provide ¡opportuni@es ¡for ¡project ¡beneficiaries ¡to ¡par@cipate. ¡ 5. Promote ¡and ¡celebrate ¡project ¡accomplishments. ¡ The ¡informa@on ¡thus ¡collected ¡during ¡monitoring ¡is ¡then ¡ used ¡for ¡project ¡evalua@on. ¡

What ¡is ¡Project ¡Evalua@on? ¡ ¡ ¡ ¡ ¡Evalua@on ¡is ¡about ¡objec@vely ¡analysing ¡or ¡ assessing ¡the ¡informa@on ¡acquired ¡by ¡monitoring ¡ to ¡draw ¡conclusions ¡about ¡criteria ¡such ¡as: ¡ 1. Project ¡effec@veness ¡or ¡relevance ¡– ¡determined ¡ by ¡the ¡extent ¡to ¡which ¡outcomes ¡are ¡realised. ¡ 2. Project ¡efficiency ¡or ¡produc@vity ¡– ¡determined ¡by ¡ comparing ¡inputs ¡with ¡outputs ¡ ¡ 3. Project ¡impact ¡– ¡resultant ¡long-­‑term ¡beneficial ¡ effects ¡or ¡results. ¡ ¡ 4. Project ¡sustainability ¡– ¡mee@ng ¡current ¡needs ¡ without ¡compromising ¡the ¡future. ¡

RBM ¡-­‑ ¡Key ¡Elements ¡ 1. Iden@fy ¡realis@c, ¡clear ¡and ¡measurable ¡required ¡results ¡– ¡ what ¡a ¡project ¡aims ¡to ¡achieve. ¡Define ¡these ¡results ¡at ¡ different ¡levels, ¡ ¡‘outputs’, ¡‘outcomes’ ¡and ¡‘impact’. ¡ ¡ 2. Select ¡indicators ¡to ¡measure ¡progress ¡towards ¡each ¡output, ¡ outcome ¡and ¡impact. ¡ 3. Set ¡specific ¡targets ¡for ¡each ¡indicator, ¡used ¡to ¡judge ¡ performance. ¡ 4. Develop ¡systems ¡to ¡collect ¡data ¡on ¡actual ¡results. ¡ 5. Compare ¡actual ¡results ¡to ¡the ¡targeted ¡results ¡to ¡iden@fy ¡ variance. ¡ 6. Use ¡performance ¡informa@on ¡to ¡make ¡decisions ¡about ¡the ¡ project ¡– ¡what ¡changes ¡need ¡to ¡be ¡made ¡to ¡ensure ¡benefits ¡ are ¡realised. ¡ ¡

RBM ¡– ¡Basic ¡Process ¡Steps ¡ 1 . ¡ Formula&ng ¡objec&ves : ¡Iden@fying ¡in ¡clear, ¡measurable ¡terms ¡ ¡ ¡ ¡ ¡the ¡results ¡being ¡sought ¡and ¡decide ¡how ¡these ¡results ¡will ¡be ¡ achieved. ¡ 2. ¡ Iden&fying ¡indicators : ¡For ¡each ¡objec@ve, ¡specifying ¡exactly ¡what ¡ is ¡to ¡be ¡measured ¡and ¡how. ¡ 3. ¡ SeAng ¡targets : ¡For ¡each ¡indicator, ¡specify ¡the ¡expected ¡or ¡ planned ¡levels ¡of ¡result ¡to ¡be ¡achieved ¡by ¡specific ¡dates, ¡which ¡ will ¡be ¡used ¡to ¡judge ¡performance. ¡ 4. ¡ Monitoring ¡results : ¡Develop ¡a ¡performance ¡monitoring ¡system ¡to ¡ regularly ¡collect ¡data ¡on ¡actual ¡results ¡achieved. ¡ 5. ¡ Reviewing ¡and ¡repor&ng ¡results : ¡Comparing ¡actual ¡results ¡vis-­‑à-­‑ vis ¡the ¡targets ¡(or ¡other ¡criteria ¡for ¡making ¡judgements ¡about ¡ performance). ¡

Steps ¡Con@nued… ¡ 6 . ¡ Integra&ng ¡evalua&ons : ¡Conduc@ng ¡other ¡evalua@ons ¡to ¡ provide ¡complementary ¡informa@on ¡on ¡performance ¡not ¡ readily ¡available ¡from ¡usual ¡performance ¡monitoring ¡systems. ¡ 7. ¡ Using ¡performance ¡informa&on : ¡Using ¡informa@on ¡from ¡ performance ¡monitoring ¡and ¡evalua@on ¡sources ¡for ¡internal ¡ management ¡learning ¡and ¡decision-­‑making, ¡and ¡for ¡external ¡ repor@ng ¡to ¡stakeholders ¡on ¡results ¡achieved. ¡ ¡

Key ¡Monitoring ¡Ques@ons ¡ 1. Inputs ¡– ¡are ¡money, ¡materials, ¡plant, ¡equipment ¡and ¡exper@se ¡ available ¡on ¡@me, ¡at ¡the ¡right ¡place ¡and ¡in ¡the ¡right ¡quan@@es ¡and ¡ sa@sfactory ¡quality? ¡ 2. Ac&vi&es ¡– ¡are ¡all ¡project ¡ac@vi@es ¡(tasks ¡or ¡work ¡performed) ¡ undertaken ¡on ¡schedule? ¡ 3. Outputs ¡– ¡are ¡project ¡deliverables ¡(products ¡and ¡services) ¡ completed ¡on ¡@me, ¡within ¡budget ¡and ¡to ¡required ¡quality ¡ standards ¡(specifica@ons)? ¡ 4. Outcomes ¡– ¡are ¡appropriate ¡shorter-­‑term ¡benefits ¡achieved ¡– ¡ income ¡increased, ¡standard ¡of ¡living ¡improved, ¡jobs ¡created…? ¡ 5. Impact ¡– ¡what ¡are ¡the ¡longer-­‑term ¡benefits ¡of ¡project ¡– ¡perhaps ¡ community ¡health ¡improved, ¡reduced ¡health ¡risks ¡and ¡greater ¡ safety, ¡longevity ¡increased…? ¡

RBM ¡Flowchart ¡