Office of Inspector General U.S. Department of - PowerPoint PPT Presentation

Office ¡of ¡Inspector ¡General ¡ U.S. ¡Department ¡of ¡Transportation ¡ TURNING ¡TO ¡THE ¡STATES: ¡WOULD ¡MORE ¡STATE ¡ AUTHORITY ¡AND ¡OVERSIGHT ¡IMPROVE ¡SAFETY? ¡ A ¡Look ¡at ¡the ¡Issues ¡from ¡the ¡Perspective ¡of ¡State ¡and ¡ Federal ¡Regulators ¡ 2015 ¡Pipeline ¡Safety ¡Trust ¡Conference, ¡November ¡19, ¡2015 ¡ Toayoa ¡Aldridge, ¡Program ¡Director ¡ ¡ Office ¡of ¡Surface ¡Transportation ¡

OIG ¡Report ¡ PHMSA’s ¡State ¡Pipeline ¡Safety ¡Program ¡Lacks ¡ Effective ¡Management ¡and ¡Oversight, ¡ May ¡7, ¡2014 ¡ NATURAL ¡GAS ¡PIPELINE ¡EXPLOSION, ¡SAN ¡BRUNO, ¡CA ¡ ENBRIDGE ¡PIPELINE ¡BREAK, ¡MARSHALL, ¡MI ¡ 2015 ¡Pipeline ¡Safety ¡Trust ¡Conference ¡

Why ¡OIG ¡Conducted ¡the ¡Audit ¡ The ¡National ¡Transportation ¡Safety ¡Board ¡investigation ¡of ¡the ¡2010 ¡San ¡ Bruno, ¡CA, ¡explosion ¡found ¡that ¡PHMSA’s ¡monitoring ¡of ¡State ¡oversight ¡ programs ¡had ¡been ¡weak ¡and ¡resulted ¡in ¡the ¡lack ¡of ¡effective ¡Federal ¡ oversight ¡and ¡State ¡oversight ¡exercised ¡by ¡the ¡California ¡Public ¡Utility ¡ Commission. ¡ ¡ ¡ NTSB ¡recommended ¡that ¡the ¡Secretary ¡of ¡Transportation ¡conduct ¡an ¡audit ¡ of ¡PHMSA’s ¡State ¡pipeline ¡safety ¡certification ¡program ¡to ¡assess ¡and ¡ensure ¡ that ¡State ¡pipeline ¡safety ¡programs ¡and ¡Federal ¡pipeline ¡safety ¡grants ¡are ¡ used ¡effectively ¡to ¡conduct ¡oversight ¡of ¡intrastate ¡pipeline ¡operations. ¡ ¡ 2015 ¡Pipeline ¡Safety ¡Trust ¡Conference ¡

What ¡OIG ¡Reviewed ¡ At ¡the ¡request ¡of ¡the ¡Secretary ¡of ¡Transportation, ¡OIG ¡assessed ¡PHMSA’s ¡ 1. policies ¡and ¡procedures ¡for ¡managing ¡its ¡State ¡Pipeline ¡Safety ¡Program, ¡ including ¡guidelines ¡to ¡participating ¡States, ¡and ¡ ¡ 2. oversight ¡of ¡State ¡pipeline ¡safety ¡programs. ¡ ¡ ¡ We ¡randomly ¡selected ¡5 ¡of ¡the ¡48 ¡States ¡certified ¡under ¡PHMSA’s ¡Natural ¡ Gas ¡Program ¡for ¡calendar ¡years ¡2010 ¡and ¡2011 ¡to ¡review ¡and ¡visit. ¡ 2015 ¡Pipeline ¡Safety ¡Trust ¡Conference ¡

What ¡OIG ¡Found ¡ PHMSA’s ¡Guidelines, ¡Policies, ¡and ¡Procedures ¡for ¡State ¡ Inspection ¡Programs ¡Lacked ¡Rigor ¡ * PHMSA’s ¡staffing ¡formula ¡was ¡ * PHMSA ¡did ¡not ¡review ¡the ¡ outdated. ¡ adequacy ¡of ¡States’ ¡pipeline ¡ inspection ¡procedures. ¡ * No ¡minimum ¡qualification ¡ standards ¡for ¡State ¡inspectors ¡ * No ¡procedures ¡to ¡inform ¡ who ¡lead ¡standard ¡pipeline ¡ States ¡of ¡updates ¡to ¡pipeline ¡ operator ¡inspections. ¡ safety ¡inspection ¡ requirements. ¡ * No ¡detail ¡for ¡how ¡States ¡should ¡ include ¡thresholds ¡or ¡weigh ¡ * No ¡written ¡procedures ¡for ¡ risk ¡factors ¡for ¡scheduling ¡ triennial ¡reviews. ¡ ¡ inspections. ¡ 2015 ¡Pipeline ¡Safety ¡Trust ¡Conference ¡

What ¡OIG ¡Found ¡ PHMSA’s ¡Oversight ¡of ¡State ¡Pipeline ¡Safety ¡Programs ¡Was ¡ Insufficient ¡ • PHMSA ¡personnel ¡lacked ¡training ¡on ¡how ¡to ¡review ¡State ¡programs ¡in ¡ accordance ¡with ¡the ¡Agency’s ¡specific ¡program ¡requirements ¡and ¡ procedures. ¡ ¡ • PHMSA ¡did ¡not ¡provide ¡sufficient ¡guidance ¡or ¡conduct ¡audits ¡of ¡States’ ¡use ¡ of ¡suspension ¡funds. ¡ 2015 ¡Pipeline ¡Safety ¡Trust ¡Conference ¡

What ¡OIG ¡Recommended ¡ 1. ¡Revise ¡the ¡staffing ¡formula ¡to ¡account ¡for ¡risk ¡and ¡non-­‑standard ¡ inspections, ¡and ¡periodically ¡analyze ¡State-­‑provided ¡inspection ¡ unit ¡data ¡to ¡validate ¡staffing ¡formula ¡results. ¡ 2. ¡Develop ¡and ¡include ¡in ¡PHMSA’s ¡State ¡Program ¡Guidelines: ¡ ¡ a) Minimum ¡training ¡requirements ¡for ¡State ¡inspectors’ ¡qualification ¡ to ¡lead ¡standard ¡inspections ¡(classroom, ¡on-­‑the-­‑job ¡training, ¡or ¡ both). ¡ b) A ¡system ¡that ¡tracks ¡revisions ¡to ¡Federal ¡inspection ¡forms ¡and ¡ actively ¡notifies ¡States ¡when ¡these ¡new ¡forms ¡are ¡available. ¡ c) Standards ¡for ¡time ¡allowed ¡between ¡inspections ¡for ¡all ¡inspection ¡ types. ¡ 2015 ¡Pipeline ¡Safety ¡Trust ¡Conference ¡

What ¡OIG ¡Recommended ¡(cont.) ¡ 3. ¡Develop ¡and ¡implement ¡procedures ¡to ¡review ¡the ¡ adequacy ¡of ¡inspection ¡procedures ¡as ¡part ¡of ¡the ¡annual ¡ program ¡evaluation. ¡ ¡ 4. ¡Provide ¡States ¡with ¡comprehensive ¡guidance ¡to ¡ensure ¡ States ¡effectively ¡implement ¡PHMSA’s ¡risk ¡analysis ¡methods ¡ for ¡scheduling ¡inspections. ¡ ¡ 5. ¡Document ¡the ¡procedures ¡for ¡conducting ¡triennial ¡grant ¡ reviews ¡to ¡ensure ¡consistency ¡of ¡oversight. ¡ ¡ 2015 ¡Pipeline ¡Safety ¡Trust ¡Conference ¡

What ¡OIG ¡Recommended ¡(cont.) ¡ 6. ¡Develop ¡a ¡training ¡program ¡that ¡ensures ¡PHMSA ¡evaluators ¡can ¡ successfully ¡conduct ¡the ¡following ¡program ¡evaluation ¡procedures: ¡ ¡ a) Determine ¡and ¡verify ¡whether ¡States ¡have ¡complied ¡with ¡all ¡ program ¡evaluation ¡requirements ¡according ¡to ¡its ¡procedures. ¡ ¡ b) Accurately ¡notify ¡States ¡in ¡writing ¡of ¡non-­‑compliance ¡with ¡ program ¡evaluation ¡requirements ¡to ¡ensure ¡States ¡take ¡correct ¡ action ¡to ¡achieve ¡compliance. ¡ ¡ 7. ¡Develop ¡and ¡implement ¡a ¡plan ¡for ¡auditing ¡States’ ¡use ¡of ¡suspension ¡ funds, ¡and ¡work ¡with ¡State ¡program ¡managers ¡to ¡identify ¡current ¡ suspension ¡fund ¡administration ¡challenges ¡requiring ¡additional ¡ guidance. ¡ 2015 ¡Pipeline ¡Safety ¡Trust ¡Conference ¡

PHMSA ¡Action ¡ Revised ¡Guidelines ¡ * An ¡Inspection ¡Activity ¡Analysis ¡and ¡Peer ¡Review ¡process—a ¡new ¡ approach ¡to ¡more ¡accurately ¡address ¡States’ ¡staffing ¡needs. ¡ * Minimum ¡training ¡requirements ¡for ¡State ¡inspectors’ ¡qualifications ¡to ¡ lead ¡standard ¡inspections. ¡ * Notification ¡regarding ¡inspection ¡form ¡updates ¡as ¡well ¡as ¡the ¡location ¡of ¡ the ¡forms. ¡ * Maximum ¡interval ¡between ¡inspections. ¡ * Guidance ¡for ¡State ¡inspection ¡procedures, ¡including ¡pre-­‑inspection ¡ planning, ¡inspection ¡activities, ¡and ¡post-­‑inspection ¡activities. ¡ * Procedures ¡for ¡conducting ¡triennial ¡reviews. ¡ * Additional ¡suspension ¡fund ¡guidance ¡located ¡in ¡the ¡guidelines. ¡ 2015 ¡Pipeline ¡Safety ¡Trust ¡Conference ¡

PHMSA ¡Action ¡ Training ¡and ¡Guidance ¡ Training ¡ ¡ * Developed ¡Web-­‑based ¡training ¡on ¡risk ¡assessment ¡methods. ¡ * Created ¡review ¡materials ¡for ¡conducting ¡State ¡program ¡evaluations ¡with ¡ evaluators/state ¡liaisons ¡at ¡the ¡State ¡Programs’ ¡Annual ¡All-­‑Hands ¡ Meeting. ¡ ¡ Guidance ¡ * Developed ¡guidance ¡that ¡included ¡examples ¡of ¡risk-­‑based ¡inspection ¡ approaches. ¡ 2015 ¡Pipeline ¡Safety ¡Trust ¡Conference ¡

Questions, ¡Comments ¡ CONTACT: ¡ Toayoa ¡Aldridge ¡ Program ¡Director ¡ ¡ toayoa.aldridge@oig.dot.gov ¡ ¡ OIG ¡Report ¡Available ¡at: ¡ ¡ ¡ ¡ ¡https://www.oig.dot.gov/library-­‑item/31987 ¡ ¡ 2015 ¡Pipeline ¡Safety ¡Trust ¡Conference ¡