Manchester City Council Sustainable Procurement Workshop 15 th - PowerPoint PPT Presentation

Manchester ¡City ¡Council ¡ Sustainable ¡Procurement ¡Workshop ¡ 15 th ¡March ¡2012 ¡ Vicki ¡O’Kelly ¡

Agenda ¡ 14.00 - 14.20 Introductions, purpose of the workshop and ‘Ice-Breaker’ 14.20 - 14.40 What is Sustainable Procurement and why is it important 14.40 - 14.55 Manchester City Council Sustainable Procurement Policy and the city’s Climate Change Action Plan - MACF 14.55 – 15.15 ‘Risks and Prioritising Action’ Break 15.30- 15.45 Case Study – Manchester Christmas Markets 15.45 – 15.55 Whole Life Costing and the Sustainable Procurement Process 15.55 Questions 16.00 Close

IntroducDons ¡/ ¡Ice ¡breaker ¡ Please introduce yourselves: Who are you? What is your role? What is the 1 thing you would like to get out of today’s workshop? Group ¡Exercise: ¡ • How ¡does ¡your ¡role ¡relate ¡to ¡procurement? ¡ • How ¡does ¡your ¡role ¡impact ¡on ¡the ¡environment? ¡

Where ¡does ¡procurement ¡fit ¡in? ¡ Source: Defra 2006

Sustainability ¡Issues ¡– ¡Food ¡Supply ¡Chain ¡ • Food ¡waste ¡ Group ¡Exercise ¡ • Transport ¡ ¡ -­‑ ¡food ¡miles ¡ ¡ • Water ¡Usage ¡-­‑ ¡ agriculture ¡ In ¡groups ¡of ¡3 ¡or ¡4 ¡– ¡discuss ¡some ¡of ¡ the ¡key ¡sustainability ¡issues ¡ • Biodiversity ¡– ¡ loss ¡of ¡habitats ¡ around ¡the ¡food ¡supply ¡chain ¡ • Labour ¡– ¡ fair ¡labour ¡pracDces ¡ • Health ¡– ¡ healthy ¡food ¡iniDaDves ¡ • Animal ¡Welfare ¡ ¡ • Socio-­‑Cultural ¡ ¡-­‑ ¡ halal ¡ • Seasonal ¡Produce ¡– ¡local ¡vs ¡global ¡ -­‑ ¡ ¡Impact ¡on ¡Climate ¡Change ¡

Manchester ¡City ¡Council’s ¡Sustainable ¡ Procurement ¡Policy ¡and ¡Climate ¡Change ¡ AcDon ¡Plan ¡

Managing ¡and ¡PrioriDsing ¡Risks ¡ Sustainable ¡procurement ¡should ¡be ¡seen ¡as ¡part ¡of ¡the ¡process ¡of ¡ • managing ¡business ¡risk ¡ PrioriDsaDon ¡techniques ¡allowed ¡effort ¡to ¡be ¡targeted ¡at ¡contracts ¡where ¡ • the ¡maximum ¡benefit ¡can ¡be ¡achieved. ¡ ¡ Focus ¡resources ¡in ¡areas ¡with ¡greatest ¡potenDal ¡to ¡improve ¡sustainability ¡– ¡ • not ¡just ¡easy ¡wins ¡ PrioriDsing ¡Risk ¡-­‑ ¡Methodology ¡ •

Break ¡

Sustainable ¡Procurement ¡Policy ¡Drivers ¡ 5 broad areas for action. • • Policy and Communications • • People • • Procurement Process • • Engaging Suppliers • • Measurement and Results

ExisDng ¡Good ¡PracDce ¡ • Case ¡Study ¡Example: ¡Manchester ¡Christmas ¡Markets ¡ – Waste ¡diverted ¡from ¡landfill ¡ – Energy ¡/ ¡Fuel ¡reducDon ¡ – Transport ¡ – CommunicaDon ¡ – Local ¡Sourcing ¡ – Economies ¡of ¡Scale ¡ Group Exercise What other areas of environmental good practice are you currently involved with/aware of?

Whole ¡Life ¡CosDng ¡

THE PRICEBERG PRICE QUALITY SERVICE DELIVERY MAINTENANCE DISPOSAL / END OF LIFE

Sustainable ¡Procurement ¡Process ¡

EU ¡Legal ¡Frameworks Treaty of the European Union The following principles must always be respected for any public ► procurement action regardless of value: – Free movement of goods – Freedom to provide services – Non-discrimination – Equal treatment – Transparency – Proportionality – Mutual recognition – Best value for money The procurement laws define the process “HOW” to procure (including defining your requirements) but not WHAT to buy.

IdenDfy ¡Need ¡ • Challenge ¡needs ¡vs ¡wants ¡ • Who ¡needs ¡to ¡be ¡involved? ¡ • Consider ¡shiaing ¡from ¡products ¡to ¡services ¡ • Define ¡clearly ¡what ¡you ¡want ¡to ¡buy. ¡You ¡can ¡address ¡ sustainability ¡in ¡the ¡Dtle/subject ¡macer! ¡ ¡ ¡i.e. ¡Sustainable ¡workplace ¡management ¡

PQQ ¡Stage ¡ Proposed ¡New ¡MCC ¡PQQ ¡QuesDons ¡ Limited ¡to ¡5 ¡core ¡quesDons: ¡ • 1 ¡quesDon ¡on ¡EMS ¡system ¡and ¡good ¡pracDce ¡environmental ¡processes ¡ • 1 ¡quesDon ¡on ¡Employee ¡training ¡-­‑ ¡linked ¡to ¡environmental ¡issues ¡of ¡ • relevance ¡to ¡the ¡contract ¡ 1 ¡quesDon ¡on ¡supply ¡chain ¡engagement ¡on ¡sustainability ¡issues ¡ • 1 ¡quesDon ¡on ¡carbon ¡reducDon/GHG ¡reporDng ¡– ¡linked ¡to ¡Manchester’s ¡ • Climate ¡Change ¡AcDon ¡Plan ¡ 1 ¡quesDon ¡linked ¡to ¡MCC’s ¡Sustainable ¡Procurement ¡Policy ¡(under ¡review) ¡ • 1 ¡opDonal ¡quesDon ¡on ¡breach ¡of ¡environmental ¡legislaDon ¡– ¡where ¡ • relevant ¡to ¡contract ¡

¡ ITT ¡Stage You ¡can ¡request ¡the ¡following: ¡ Requirement ¡to ¡meet ¡certain ¡standards ¡(or ¡equivalent) ¡as ¡a ¡minimum ¡ • The ¡type ¡of ¡materials ¡to ¡be ¡contained ¡in ¡a ¡product ¡(e.g. ¡wood/recycled ¡ • materials) ¡ Avoidance ¡of ¡certain ¡materials ¡contained ¡in ¡or ¡on ¡a ¡product ¡ • Methodology ¡and ¡processes ¡through ¡which ¡the ¡product ¡was ¡produced ¡ • Running ¡costs ¡and ¡waste ¡associated ¡with ¡the ¡product’s ¡lifeDme/service ¡ • TransportaDon ¡costs ¡associated ¡with ¡deliveries ¡and ¡local ¡supply ¡ • Disposal ¡methods ¡and ¡waste ¡costs ¡associated ¡with ¡the ¡lifeDme ¡of ¡the ¡ • product ¡ Prescribe ¡that ¡products ¡must ¡meet ¡eco-­‑label ¡criteria ¡-­‑ ¡but ¡must ¡accept ¡other ¡ • forms ¡of ¡proof ¡ Specify ¡the ¡funcDon ¡rather ¡than ¡defining ¡the ¡exact ¡technical ¡characterisDcs ¡ •

¡ Contract ¡Stage Example ¡Low ¡Carbon ¡Contract ¡Clauses ¡  a ¡requirement ¡to ¡take ¡back ¡packaging ¡  delivery ¡/ ¡packaging ¡of ¡goods ¡in ¡bulk ¡  delivery ¡of ¡goods ¡in ¡re-­‑usable ¡containers ¡  recovery, ¡recycling ¡or ¡re-­‑use ¡of ¡waste ¡ ¡-­‑ ¡by ¡the ¡supplier ¡  transport ¡and ¡delivery ¡of ¡chemicals ¡(like ¡cleaning ¡products) ¡in ¡concentrate ¡ and ¡diluDon ¡at ¡the ¡place ¡of ¡use ¡  a ¡mode ¡of ¡environmentally ¡sound ¡transport ¡(if ¡it ¡does ¡not ¡lead ¡to ¡ discriminaDon) ¡  deliveries ¡made ¡outside ¡of ¡peak ¡traffic ¡Dmes ¡  development ¡of ¡a ¡sustainable ¡improvement ¡plan ¡  environmental ¡performance ¡indicators ¡

Key ¡Messages ¡ • Promote ¡awareness ¡amongst ¡suppliers ¡and ¡ensure ¡they ¡are ¡ aware ¡of ¡the ¡Council’s ¡Sustainable ¡Procurement ¡Policy ¡ • Encourage ¡suppliers ¡to ¡introduce ¡more ¡sustainable ¡goods ¡and ¡ services ¡at ¡compeDDve ¡prices ¡ • Encourage ¡suppliers ¡to ¡bring ¡forward ¡innovaDve ¡soluDons ¡to ¡ environmental ¡and ¡social ¡problems ¡ • Encourage ¡the ¡purchase ¡of ¡products ¡where ¡evidence ¡that ¡ producers ¡are ¡fairly ¡paid ¡and ¡work ¡in ¡reasonable ¡condiDons ¡is ¡ provided, ¡parDcularly ¡where ¡the ¡products ¡originate ¡from ¡ sources ¡overseas ¡ ¡

Useful ¡Sources ¡of ¡InformaDon ¡ www.acDonsustainability.com ¡ ¡Sustainable ¡Procurement ¡intranet ¡pages: ¡ ¡ www.bitc.org.uk ¡ hcp://intranet.mcc.local/neighbourhood/ envStrat/Pages/Sustainable www.business-­‑business.co.uk ¡ %20Procurement.aspx ¡ ¡ www.cips.org ¡ www.environment-­‑agency.gov.uk ¡ Sustainable ¡Procurement ¡Policy ¡ ¡ www.envirowise.gov.uk ¡ hcp://www.manchester.gov.uk/info/ www.forumforthefuture.org ¡ 200095/tenders_and_contracts/2612/ business_opportuniDes_with_manchester_ www.iema.net ¡ city_council/15 ¡ ¡ www.londonremade.com ¡ www.netregs.gov.uk/netregs ¡ MACF: ¡Climate ¡Change ¡AcDon ¡Plan ¡ ¡ www.carbontrust.co.uk ¡ WWW.manchesterclimate.com ¡ ¡ www.sustainable-­‑ ¡development.gov.uk ¡ ¡ www.wrap.org ¡

Thank ¡You ¡ Vicki ¡O’Kelly ¡ vicki@greenblueskies.co.uk ¡ 07952 ¡781156 ¡