Governance Support Team Scouters Conference November 2015 Charities - PowerPoint PPT Presentation

National Secretary: Jimmy Cunningham National Treasurer: Annette Byrne Provincial Commissioner (NE) James O’Toole Governance Support Team Scouters Conference November 2015

Charities Act • Registration Requirements - Overview - Step by Step • Reporting Framework • Charity Trustees • Record Keeping • Scout Group Constitution • Supports Governance Support Team Scouters Conference November 2015

Charities Act ¡ ¡ Let’s ¡Communicate ¡

Chari1es ¡Regulatory ¡Authority 16 ¡October ¡2014: ¡ • Chari1es ¡Regulatory ¡Authority ¡established ¡ • Chari1es ¡Act ¡commenced ¡(except ¡Part ¡4 ¡– ¡ statutory ¡inves1ga1ons, ¡and ¡Part ¡7 ¡– ¡ miscellaneous) ¡ • Register ¡of ¡Chari1es ¡published ¡ • All ¡exis1ng ¡CHY ¡chari1es ¡deemed ¡registered ¡– ¡ but ¡addi1onal ¡informa1on ¡required ¡ • All ¡other ¡chari1es ¡must ¡apply ¡to ¡register ¡by ¡16 ¡ April ¡2015 ¡– ¡extended ¡to ¡April ¡2016 ¡ • Applica1ons ¡for ¡registra1on ¡open

Register ¡of ¡Chari.es • Published ¡16 ¡October ¡2014 ¡ • Online ¡register ¡accessible ¡through ¡ www.chari1esregulatoryauthority.ie ¡ ¡ • c.8,500 ¡chari1es ¡transferred ¡from ¡Revenue ¡ database ¡under ¡s.40 ¡of ¡Chari1es ¡Act ¡ • Data ¡on ¡Register: ¡ • Name ¡ • Address ¡ • Charitable ¡Purpose ¡(in ¡some ¡cases) ¡ • Registered ¡Charity ¡Number ¡ • Search ¡func1on ¡

Registration Requirements ¡ ¡ Let’s ¡Communicate ¡

Registra1on ¡of ¡chari1es ¡ What ¡do ¡chari1es ¡need ¡to ¡do ¡ Place pictures now? here Width of CHY ¡chari.es ¡ pictures to Will ¡receive ¡a ¡leVer ¡from ¡the ¡CRA ¡with ¡informa1on ¡to ¡ correspond with this box create ¡online ¡account ¡with ¡the ¡CRA ¡ Use ¡this ¡account ¡to ¡complete ¡and ¡update ¡your ¡ Ref. SI logo charity’s ¡entry ¡on ¡the ¡Register ¡ above Non-­‑CHY ¡chari.es ¡in ¡existence ¡before ¡16 th ¡October ¡2014 ¡ Need ¡to ¡apply ¡for ¡CRA ¡account ¡ Use ¡account ¡to ¡apply ¡for ¡registra1on ¡ New ¡chari.es ¡ Need ¡to ¡apply ¡for ¡CRA ¡account ¡ Use ¡account ¡to ¡apply ¡for ¡registra1on ¡

Website ¡can ¡be ¡found ¡by ¡ Googling: ¡Chari1es ¡ Regulator ¡ Click ¡Here ¡

Click ¡Here ¡

Click ¡Here ¡

Scroll ¡ Down ¡ ¡ ¡

Click ¡Here ¡

Group ¡Name ¡format ¡ is: ¡Number ¡County ¡ (Town) ¡Scout ¡Group ¡

Leave ¡ Click ¡Here ¡ Blank ¡ Scroll ¡ Down ¡ ¡ ¡

Year ¡End ¡for ¡ all ¡Groups ¡is ¡ 31 st ¡August ¡ Contact ¡Details ¡ to ¡be ¡entered ¡ here: ¡ Scroll ¡ Down ¡ ¡ ¡ You ¡must ¡ click ¡here ¡

You ¡must ¡ click ¡here ¡

Reporting Framework ¡ ¡ Let’s ¡Communicate ¡

Repor1ng ¡Framework • Sec1on ¡52 ¡– ¡commenced ¡16 ¡October ¡2014, ¡ applies ¡to ¡all ¡registered ¡chari1es ¡ • Reports ¡under ¡s.52 ¡will ¡fall ¡due ¡10 ¡months ¡a_er ¡ the ¡end ¡of ¡each ¡financial ¡year ¡ • Repor1ng ¡and ¡accoun1ng ¡standards ¡to ¡be ¡set ¡by ¡ regula1ons ¡ • Un1l ¡these ¡are ¡in ¡place, ¡the ¡format ¡and ¡content ¡of ¡ charity ¡reports ¡and ¡accounts ¡is ¡not ¡yet ¡prescribed. ¡ • In ¡advance ¡of ¡regula1ons, ¡we ¡will ¡be ¡asking ¡ chari1es ¡to ¡report ¡as ¡follows: ¡ • A ¡short ¡online ¡informa1on ¡return. ¡ ¡ • A ¡copy ¡of ¡the ¡annual ¡report. ¡ • A ¡copy ¡of ¡the ¡annual ¡statement ¡of ¡accounts ¡or ¡income ¡ and ¡expenditure ¡report ¡(unless ¡exemp1on ¡applies). ¡ • Auditor’s ¡report ¡(where ¡applicable). ¡ ¡ ¡

Annual ¡Return An ¡Annual ¡Return ¡is ¡an ¡CRA ¡online ¡form ¡ that ¡must ¡be ¡completed ¡each ¡year ¡by ¡ registered ¡chari1es. ¡(10 ¡months ¡a_er ¡year ¡ end) ¡ ¡ You’ll ¡be ¡asked ¡to ¡update ¡details ¡such ¡as ¡ name ¡of ¡trustees, ¡bank ¡account ¡and ¡ charity ¡classifica1on ¡and ¡ac1vi1es. ¡ ¡ ¡ ¡ ¡

Annual ¡Return ¡& ¡Good ¡Governance Currently ¡the ¡Scout ¡Group’s ¡annual ¡return ¡includes: ¡ ¡ if ¡it ¡raises ¡funds ¡from ¡the ¡public ¡(fundraising) ¡ receives ¡grants ¡from ¡central ¡or ¡local ¡government ¡ ¡ ¡ Going ¡Forward ¡ Scout ¡Groups ¡will ¡be ¡encouraged ¡to ¡ review ¡and ¡report ¡if: ¡ • the ¡Scout ¡Group ¡works ¡with ¡a ¡commercial ¡business ¡ that ¡raises ¡money ¡for ¡the ¡charity ¡ • has ¡policies ¡for ¡risk ¡management, ¡investment, ¡ safeguarding ¡vulnerable ¡beneficiaries, ¡managing ¡ conflicts ¡of ¡interest, ¡managing ¡volunteers, ¡and ¡ handling ¡complaints ¡ • if ¡the ¡Scout ¡Group ¡has ¡reviewed ¡its ¡financial ¡ controls ¡ • declare ¡if ¡the ¡Scout ¡Group ¡pays ¡its ¡trustees ¡ ¡ ¡ ¡

Record Keeping The ¡Basics ¡: ¡ ¡ Ø Receipts ¡ ¡ Ø Payments ¡ Ø Bank ¡Reconcilia1on ¡ Ø Equipment ¡Register ¡ ¡ Ø Minutes ¡of ¡Group ¡Council ¡ Ø Minutes ¡of ¡Group ¡Annual ¡General ¡ Mee1ngs ¡ Ø Minutes ¡of ¡Parents ¡& ¡Friends ¡ Mee1ngs ¡ ¡ ¡

How long to keep books & records Record ¡Keeping ¡ Type ¡of ¡record ¡ How ¡long ¡they ¡must ¡be ¡kept ¡ Financial ¡records ¡ Six ¡years ¡a_er ¡the ¡end ¡of ¡the ¡most ¡recent ¡year ¡to ¡ which ¡they ¡relate ¡(or ¡two ¡years ¡a_er ¡registra1on ¡ is ¡revoked ¡ Incorpora1ng ¡documents ¡ For ¡as ¡long ¡as ¡the ¡charity ¡is ¡registered ¡plus ¡two ¡ years ¡a_er ¡the ¡charity ¡is ¡dissolved ¡or ¡wound ¡up ¡or ¡ registra1on ¡is ¡revoked ¡ Minutes ¡of ¡mee1ngs ¡of ¡board ¡of ¡directors ¡and ¡of ¡ For ¡as ¡long ¡as ¡the ¡charity ¡is ¡registered ¡plus ¡two ¡ members ¡ years ¡a_er ¡the ¡charity ¡is ¡dissolved ¡or ¡wound ¡up ¡or ¡ registra1on ¡is ¡revoked ¡

Record ¡Keeping ¡ Accounts ¡ ¡ There ¡are ¡two ¡forms ¡of ¡ accoun1ng: ¡ v Receipts ¡and ¡payments ¡ v Accruals ¡

Record ¡Keeping ¡ ¡ Receipts ¡and ¡Payments ¡Accounts ¡ This ¡is ¡a ¡form ¡of ¡accoun1ng ¡which ¡summarises ¡the ¡money ¡ received ¡and ¡paid ¡out ¡during ¡the ¡financial ¡year. ¡ ¡ ¡ The ¡final ¡balance ¡shows ¡how ¡much ¡money ¡your ¡charity ¡has ¡at ¡the ¡ end ¡of ¡the ¡year. ¡ ¡ At ¡the ¡moment ¡the ¡CRA ¡does ¡not ¡specify ¡any ¡format ¡for ¡ preparing ¡receipts ¡and ¡payments ¡accounts ¡but ¡they ¡should ¡be ¡ prepared ¡in ¡a ¡consistent ¡way ¡from ¡year ¡to ¡year. ¡ ¡ ¡ If ¡you ¡present ¡receipts ¡and ¡payments ¡accounts, ¡you ¡must ¡also ¡ provide ¡a ¡statement ¡lis1ng ¡assets ¡and ¡liabili1es ¡at ¡the ¡end ¡of ¡the ¡ year. ¡ ¡

Record ¡Keeping ¡ Receipts ¡and ¡Payments ¡Accounts ¡ ¡ This ¡type ¡of ¡accoun1ng ¡is ¡much ¡easier ¡for ¡a ¡small ¡ charity ¡which ¡has ¡financial ¡dealings ¡which ¡are ¡fairly ¡ straighforward. ¡ ¡ ¡ When ¡the ¡financial ¡structure ¡of ¡the ¡charity ¡ becomes ¡more ¡complicated, ¡it ¡may ¡be ¡beVer ¡to ¡ adopt ¡accruals ¡accoun1ng. ¡ ¡ ¡

Record ¡Keeping ¡ Receipts ¡and ¡Payments ¡Accounts ¡ ¡ Accruals ¡accounts ¡present ¡a ¡clearer ¡picture ¡of ¡the ¡ charity’s ¡finances ¡during ¡the ¡year. ¡They ¡show ¡ income ¡and ¡expenditure ¡as ¡these ¡relate ¡to ¡the ¡year ¡ in ¡ques1on, ¡rather ¡than ¡simply ¡recording ¡money ¡ received ¡and ¡paid ¡out. ¡ ¡ ¡ Accruals ¡accounts ¡also ¡show ¡the ¡value ¡of ¡assets ¡ (equipment, ¡land ¡and ¡buildings) ¡in ¡a ¡different ¡way ¡ ¡

Group Trustees ¡ ¡ Let’s ¡Communicate ¡