Congratulations! You won a grant proposal ...now what? Post - PowerPoint PPT Presentation

Congratulations! ¡ You ¡won ¡a ¡grant ¡proposal ...now ¡what? Post ¡Doc ¡Workshop April ¡19, ¡2017

Agenda Introduction • Understanding ¡the ¡Environment • Government – Agency – Award – Implement ¡your ¡award • Cost ¡Allowability – Prior ¡Approvals – Budget ¡Flexibility – Reporting ¡Requirements – Procurement ¡Requirements – Subaward Monitoring – Close ¡out ¡Process • Review •

Introduction Why ¡is ¡this ¡important? • – 44% ¡of ¡Carnegie ¡funding ¡comes ¡from ¡external ¡sources ¡ ¡ – 9 ¡month ¡salary ¡for ¡most ¡Universities – Endowments ¡everywhere ¡are ¡facing ¡additional ¡pressures-­‐‒ not ¡able ¡ to ¡fund ¡everything Focus ¡on ¡federal ¡funding-­‐‒ but ¡the ¡building ¡blocks ¡will ¡apply ¡to ¡all ¡ • awards Interactive • Ask ¡questions • May ¡not ¡have ¡all ¡the ¡answers-­‐‒ but ¡I ¡will ¡get ¡them ¡for ¡you! •

Understanding ¡the ¡ Environment Government Agency Award

Guidelines: ¡Government 1. Cost ¡Principles A-­‑ 2. Administrative ¡Requirements ¡ A-­‑ 133 1. Financial ¡Management 122 2. Cost ¡Sharing 3. Budget ¡Revisions A-­‑ 4. Prior ¡approval ¡requirements 110 5. Program ¡Income 6. Property 7. Procurement 8. Closeout Uniform ¡Guidance 9. Indirect ¡Costs 3. Audit ¡Requirements/Processes 2 ¡CFR ¡200

Agency ¡Specific ¡Guidance NSF-­‑ Grants ¡Policy ¡Manual: ¡ https://www.nsf.gov/pubs/manuals/gpm05_131/index.jsp?org=BD NIH ¡Grants ¡Policy ¡Statement: https://grants.nih.gov/policy/nihgps/index.htm NASA ¡Grants ¡and ¡Cooperative ¡Agreement ¡Manual; ¡ https://www.nssc.nasa.gov/grants Detective-­‑like ¡skills ¡ may ¡be ¡required! DOE ¡Grants ¡Policy ¡Guide: https://science.energy.gov/grants/policy-­‑and-­‑guidance/

Application ¡to ¡non-­‐‒federal ¡awards

Guidelines: ¡Award ¡Document READ and ¡ LOVE your ¡AWARD! I q Period ¡of ¡Availability q Budget ¡Ceiling my award q Budget ¡Awarded q Reporting ¡Requirements q Agency ¡Terms q Cost ¡Share/Matching ¡requirement q Specific ¡Terms ¡and ¡Conditions

Review ¡your ¡Award 9

Implementing ¡your ¡Award From ¡start ¡to ¡finish

One ¡very ¡important ¡question… What ¡can ¡I ¡charge ¡to ¡my ¡award? It ¡depends! 11

Cost ¡Principles Allowable ¡ Reasonable Allocable

Allowable Is ¡this ¡cost ¡within ¡the ¡limits ¡of ¡what ¡the ¡government ¡regulations ¡ allow? Qualifications Examples 1. Necessary ¡and ¡reasonable Personnel : ¡Timesheets/Effort • 2. Confirm ¡to ¡limitations Travel : ¡Description ¡of ¡purpose • 3. Consistent ¡with ¡policies Equipment: ¡ Justification, ¡quotes • 4. Consistent ¡with ¡other ¡expenses All: ¡ Inclusion ¡in ¡budget • 5. Be ¡determined ¡according ¡to ¡GAAP All : ¡Specific ¡coding ¡in ¡the ¡accounting ¡system • 6. Not ¡be ¡cost ¡share ¡for ¡other ¡awards All: ¡ Detailed ¡policies ¡and ¡procedures • 7. Be ¡adequately ¡documented

Reasonable Would ¡the ¡cost ¡be ¡incurred ¡by ¡a ¡prudent ¡person ¡under ¡the ¡prevailing ¡ circumstances? Qualifications Examples 1. Necessary Personnel : ¡Salary ¡Caps • 2. Fall ¡within ¡restrictions ¡(sound ¡business, ¡regulations, ¡etc) Travel : ¡Limits ¡on ¡non-­‐‒economy ¡and ¡per ¡diems • 3. Market ¡Price Equipment : ¡Quotes/Bids • 4. Prudent Contractors/Subawards : ¡Experience ¡and ¡detailed ¡justification • 5. Within ¡established ¡policies

Allocable Are ¡the ¡costs ¡assignable ¡with ¡relative ¡benefit ¡received? ¡ Qualifications Examples 1. Incurred ¡for ¡award Personnel : ¡Timesheets/effort ¡reporting • 2. Proportionately ¡distributed Travel : ¡Description ¡of ¡purpose • 3. Necessary ¡for ¡overall ¡operation ¡and ¡is ¡ Equipment: ¡ Justification • assignable ¡ All : ¡Specific ¡coding ¡in ¡the ¡accounting ¡system • 1. Indirectly 2. Not ¡to ¡fund ¡overages 3. Allocated ¡based ¡on ¡reasonable ¡manner

Cost ¡Principles ¡Summary Advertising ¡and ¡Public ¡relations Interest Advisory ¡Councils Lobbying Alcholic ¡Beverages Losses ¡on ¡other ¡awards Alumni/ae ¡Activities Maintenance ¡and ¡repair ¡costs Audit ¡Services Materials ¡and ¡supplies ¡Costs Memberships, ¡Subscriptions, ¡and ¡professional ¡ Bad ¡Debts activities Bonding ¡Costs Organization ¡costs Collections ¡of ¡improper ¡payments Participant ¡support ¡costs Commencement ¡and ¡Convocation ¡Costs Plant ¡and ¡security ¡costs Compensation Pre-­‑award ¡costs Conferences Professional ¡service ¡costs Contingency ¡Provisions Proposal ¡costs Contibutions ¡and ¡donations Publication ¡and ¡printing ¡costs Defence ¡and ¡prosecution ¡of ¡criminal ¡and ¡civil ¡ proceedings Rearrangement ¡and ¡reconversion ¡costs Depreciation Recruiting ¡costs Employee ¡health ¡and ¡welcare Relocation ¡costs ¡of ¡employees Entertainment ¡costs Rental ¡costs ¡of ¡real ¡property ¡and ¡equipment Equipment ¡and ¡other ¡capital ¡expenditures Scholarships ¡and ¡student ¡aid ¡costs Exchange ¡rates sSelling ¡and ¡marketing ¡costs Fines, ¡penalties Specialized ¡service ¡facilities Fundraising ¡and ¡investment ¡management Student ¡activity ¡costs Gains ¡and ¡losses Taxes General ¡costs ¡of ¡government Termination ¡costs Goods/Services ¡for ¡personal ¡use Training ¡and ¡education ¡costs Idle ¡facilities ¡and ¡idle ¡capacity Transportation ¡costs Insurance ¡and ¡indemnification Travel ¡costs Intellectual ¡property Trustees 16

Front ¡Page ¡Test 17

“Trust ¡your ¡gut, ¡but ¡verify…” ¡test √ X √ X ? 18

Understanding ¡Indirect ¡vs ¡Direct ¡Costs Direct ¡Costs Indirect ¡Costs Identified ¡specifically ¡with ¡a ¡particular ¡ Incurred ¡for ¡common ¡or ¡joint ¡objectives ¡ • • final ¡cost ¡objective, ¡i.e., ¡award Cannot ¡be ¡readily ¡ ¡or ¡accurately ¡ • Salaries ¡& ¡Fringe ¡Benefits – identified ¡with ¡a ¡particular ¡award Travel ¡& ¡Meetings – Administrative ¡support ¡ – Equipment, ¡Supplies ¡& ¡Materials – General ¡info ¡systems ¡support – Consultants, ¡Subawards – Facilities – Depreciation ¡or ¡use ¡allowance – Cannot ¡be ¡reasonably ¡allocated ¡to ¡ • multiple ¡award: ¡too ¡difficult ¡&/or ¡too ¡ expensive ¡to ¡do Indirect ¡costs ¡are ¡allocated ¡through ¡the ¡ • indirect ¡cost ¡rate 19

Indirect ¡Costs: ¡Calculation Total ¡Indirect ¡ Total ¡Direct ¡Cost ¡ Indirect ¡Cost ¡Rate Costs Base ¡(MTDC) 61.04% Modified ¡Total ¡Direct ¡Costs Item Amount Included ¡in ¡MTDC Personnel 100,000 ¡ 100,000 ¡ Total ¡Direct ¡Costs ¡less: Fringe 32,000 ¡ 32,000 ¡ Equipment 150,000 ¡ – Fellowship ¡and ¡Participant ¡costs Subaward ¡(2) 60,000 ¡ 50,000 ¡ – Capital ¡equipment ¡of ¡$5,000 ¡or ¡more ODC 160,000 ¡ 160,000 ¡ – Portion ¡of ¡each ¡subaward in ¡excess ¡of ¡$25,000 Total ¡Direct 502,000 ¡ 342,000 ¡ Indirect 208,757 ¡ 61.04% – Other ¡costs ¡excluded ¡per ¡grant ¡terms Total ¡Budget 710,757 ¡ 20

Administrative ¡Requirements Prior ¡Approval ¡Requirements In ¡general, ¡advanced ¡approval ¡is ¡required ¡for: 1) Subaward Changes “Written ¡Approval ¡by ¡an ¡ 2) Reallocation ¡for ¡trainee/participant ¡costs 3) Adjustment ¡to ¡cost ¡sharing authorized ¡official ¡ 4) Change ¡in ¡objective ¡or ¡scope evidencing ¡ 5) Change ¡greater ¡than ¡10% ¡of ¡total ¡grant ¡ amount ¡(see ¡budget ¡flexibility ¡slide) prior ¡consent” 6) Change ¡or ¡significant ¡absence ¡of ¡PI 7) Pre-­‐‒Award ¡Costs 8) No ¡cost ¡extensions