Board of Education September 29, 2015 Employment Practices - PowerPoint PPT Presentation

Board ¡of ¡Education ¡ September ¡29, ¡2015

Employment ¡Practices ¡Liability ¡ Program ¡ — The ¡Program ¡is ¡modeled ¡after ¡the ¡School ¡Protection ¡ Program ¡(SPP) ¡ — A ¡litigation ¡pool ¡with ¡a ¡coverage ¡agreement ¡to ¡ determine ¡access ¡to ¡the ¡pool — BCPSEA ¡will ¡administer ¡the ¡Program ¡and ¡provide ¡ services ¡directly ¡to ¡school ¡districts ¡on ¡behalf ¡of ¡the ¡ SPP ¡and ¡the ¡Ministry ¡of ¡Education — Effective ¡July ¡1, ¡2015

Coverage ¡ — The ¡coverage ¡agreement ¡is ¡designed ¡to ¡protect ¡the ¡ school ¡districts ¡from ¡legal ¡expenses ¡arising ¡from ¡losses ¡ in ¡four ¡different ¡areas: ¡ — Employment ¡Practices ¡Wrongful ¡Acts — Grievance ¡Management — Exempt ¡Employee ¡Litigation ¡ — Legal ¡Action ¡(initiated ¡by ¡BCPSEA) ¡

Coverage ¡– Employment ¡Practices ¡ Wrongful ¡Acts — Wrongful ¡termination ¡of ¡employment — Harassment — Discrimination — Violation ¡of ¡Human ¡Rights ¡Statutes — Wrongful ¡deprivation ¡of ¡career ¡opportunity ¡(failure ¡to ¡ promote) — Invasion ¡of ¡privacy, ¡employment ¡related ¡defamation — Failure ¡to ¡create, ¡apply ¡or ¡enforce ¡employment ¡related ¡ policies ¡or ¡procedures ¡at ¡work

Coverage ¡– Grievance ¡Management — Defense ¡costs ¡arising ¡from ¡any ¡grievance ¡ ¡where ¡the ¡ district ¡has ¡provided ¡written ¡notice ¡to ¡BCPSEA ¡of ¡ — The ¡step ¡in ¡the ¡process ¡immediately ¡preceding ¡referral ¡ to ¡arbitration — Or ¡the ¡actual ¡referral ¡to ¡arbitration ¡if ¡the ¡matter ¡ proceeds ¡directly ¡to ¡arbitration — For ¡all ¡employees ¡subject ¡to ¡a ¡collective ¡agreement — Legal ¡services ¡to ¡manage ¡provincial ¡or ¡local ¡grievances

Coverage ¡– Exempt ¡Employee ¡ Litigation — Covers ¡any ¡civil ¡action ¡pertaining ¡to ¡the ¡terms ¡and ¡ conditions ¡of ¡employment ¡with ¡any ¡school ¡district ¡by ¡ any ¡employee ¡who ¡is ¡not ¡governed ¡by ¡a ¡collective ¡ agreement — Does ¡not ¡include ¡wrongful ¡dismissal ¡of ¡employment

Legal ¡Action — Program ¡covers ¡legal ¡costs ¡related ¡to ¡any ¡grievance ¡ once ¡BCPSEA ¡or ¡a ¡District ¡initiates ¡written ¡notice ¡of — The ¡step ¡in ¡the ¡process ¡immediately ¡preceding ¡referral ¡ to ¡arbitration — Or ¡the ¡actual ¡referral ¡to ¡arbitration ¡if ¡the ¡matter ¡ proceeds ¡directly ¡to ¡arbitration — Legal ¡costs ¡for ¡any ¡civil ¡action ¡or ¡Labour ¡Relation ¡ Board ¡application ¡filed ¡by ¡BCPSEA ¡in ¡response ¡to ¡ actions ¡or ¡inactions ¡by ¡a ¡bargaining ¡unit ¡which ¡ threatens ¡management ¡rights

Employment ¡Practices ¡Liability ¡ Program Labour ¡Relations ¡Process for ¡Human ¡Rights ¡and ¡Excluded ¡ Litigation District ¡submits ¡web ¡for m, ¡ litigation ¡anticipated (trigger ¡ event) District ¡Liaison ¡Activity As ¡per ¡current ¡ practice, ¡email/phone ¡ BCPSEA ¡district ¡liaison ¡ from ¡school ¡district ¡to ¡ triages ¡ activity ¡(e.g. ¡urgent) district ¡liaison* General ¡ Counsel ¡manages ¡ and ¡coordinates ¡human ¡ rights, ¡excluded ¡litigation ¡ and ¡all ¡outside legal ¡advice Litigation ¡Activity Litigation ¡ proceeds Resolve ¡or ¡decision * ¡This ¡can ¡occur ¡anytime ¡through ¡the ¡current ¡ BCPSEA / ¡School ¡District Labour Relations ¡ Process

Employment ¡Practices ¡Liability ¡ Program Labour ¡Relations ¡Process ¡ for ¡Grievances ¡and ¡ Arbitrations District ¡submits ¡web ¡form, ¡ grievance anticipated (trigger ¡ event) District ¡Liaison ¡Activity BCPSEA ¡district ¡liaison ¡triage s ¡ As ¡per ¡current ¡practice, ¡ activity ¡(e.g. ¡urgent, not ¡ email/phone ¡from ¡ urgent) district ¡to ¡district ¡ liaison* District ¡liaison ¡assists ¡ school ¡district Grievance ¡ Grievance ¡ Grievance ¡ not ¡ resolved ¡in ¡ identified ¡to ¡ resolved, ¡ grievance ¡ require ¡legal ¡advice referred ¡ to ¡ procedure arbitration General ¡ Counsel ¡manages ¡and ¡ coordinates ¡referrals ¡ to ¡arbitrations ¡and ¡ all ¡outside ¡legal ¡advice Litigation ¡Activity Grievance ¡ withdrawn ¡or ¡ Arbitration ¡proceeds; ¡district ¡liaison ¡ arbitration ¡settled may/may not attend ¡hearing; ¡ General ¡ Counsel ¡attends ¡ provincially ¡significant arbitrations Decision * This ¡can ¡occur anytime through ¡the current ¡ BCPSEA / ¡School ¡District Labour Relations ¡ Process

Proposed ¡Work ¡Flow ¡-­‑ Grievance ¡ — District ¡continues ¡normal ¡work ¡with ¡their ¡employees ¡prior ¡ to ¡any ¡legal ¡issue ¡or ¡grievance ¡arising ¡-­‑ this ¡may ¡include ¡ accessing ¡legal ¡services ¡for ¡advice ¡ — Districts ¡in ¡consultation ¡with ¡BCPSEA ¡(as ¡is ¡current ¡ practice) ¡are ¡in ¡charge ¡of ¡their ¡own ¡labour ¡relations ¡

Proposed ¡Work ¡Flow ¡-­‑ Grievance ¡ — When ¡a ¡step ¡3 ¡is ¡advanced, ¡an ¡incident ¡form ¡is ¡ submitted ¡online ¡similar ¡to ¡the ¡SPP ¡form ¡ — The ¡incident ¡form ¡reserves ¡rights ¡to ¡coverage ¡under ¡ the ¡Program ¡ — Contact ¡BCPSEA ¡if ¡labour ¡relations ¡assistance ¡is ¡ needed ¡(as ¡is ¡current ¡practice) ¡-­‑ BCPSEA ¡will ¡ coordinate ¡the ¡claim ¡through ¡the ¡Program ¡ — Work ¡through ¡the ¡process ¡to ¡conclusion ¡

Benefits ¡ — Co-­‑ordinated ¡approach ¡to ¡manage ¡employment-­‑ related ¡litigation ¡matters ¡and ¡arbitrations ¡ — Enhanced ¡support ¡for ¡all ¡districts ¡to ¡see ¡ through ¡collective ¡agreement ¡issues ¡on ¡ principle ¡that ¡would ¡set ¡precedent ¡ — All ¡arbitration ¡covered ¡–provincially ¡ significant, ¡as ¡well ¡as ¡those ¡not ¡deemed provincially ¡significant ¡ — Savings ¡to ¡system ¡through ¡aggregation ¡of ¡experience ¡/ ¡ knowledge ¡and ¡reduced ¡rates ¡

Benefits — Develop ¡a ¡knowledge ¡base ¡ and ¡inventory ¡of ¡labour ¡and ¡ employment ¡matters, ¡ including ¡legal ¡opinions ¡ — Continued ¡development ¡of ¡a ¡ sector ¡expertise ¡lawyer ¡pool ¡ — Labour ¡costs ¡shared ¡and ¡ actuarially ¡determined ¡ — Improved ¡predictability ¡when ¡ budgeting ¡cost ¡for ¡dealing ¡ with ¡employment ¡practices ¡ for ¡the ¡long ¡term ¡

Financial ¡Impact ¡on ¡Districts — No ¡cost ¡for ¡2015/2016 — Expect ¡reduced ¡legal ¡fees ¡-­‑ $40,000 ¡put ¡into ¡admin ¡ savings ¡plan ¡ — Future ¡premiums — Based ¡on ¡covered ¡losses ¡and ¡administrative ¡costs — Factors — Size ¡of ¡District — Number ¡of ¡collective ¡agreements, ¡employees ¡or ¡students — Historical ¡cost ¡of ¡labour ¡litigation — Number ¡of ¡losses ¡reported

Program ¡Exclusions ¡– losses ¡arising ¡ from — Fraudulent, ¡criminal, ¡malicious ¡and ¡dishonest ¡acts — An ¡occurrence ¡prior ¡to ¡July ¡1, ¡2015 — Any ¡actual ¡or ¡alleged ¡failure ¡or ¡refusal ¡of ¡a ¡district ¡to: — Collect ¡and ¡pay ¡employee ¡benefit ¡contributions — Pay ¡any ¡form ¡of ¡remuneration ¡ — Punitive ¡or ¡other ¡damages, ¡fines, ¡taxes ¡or ¡penalties — Provincial ¡Government ¡initiatives, ¡policies, ¡practices ¡or ¡ legislation ¡which ¡result ¡in ¡grievances ¡between ¡parties ¡to ¡ collective ¡agreements — Legal ¡costs ¡or ¡defense ¡costs ¡incurred ¡by ¡BCPSEA ¡relating ¡to ¡ collective ¡bargaining