An Annual Report Doesnt Have to Be Boring! Associa7on - PowerPoint PPT Presentation

An ¡Annual ¡Report ¡Doesn’t ¡ ¡ Have ¡to ¡Be ¡Boring! ¡ Associa7on ¡of ¡Fundraising ¡Professionals ¡ October ¡16, ¡2012 ¡ ¡

Time ¡is ¡running ¡out ¡

Why ¡publish ¡an ¡Annual ¡Report? ¡ • To ¡communicate ¡your ¡organiza7on’s ¡ accomplishments ¡ • To ¡aJract ¡new ¡donors ¡ • To ¡show ¡exis7ng ¡donors ¡their ¡money ¡is ¡being ¡ well ¡spent ¡ • To ¡raise ¡awareness ¡in ¡the ¡community ¡about ¡ your ¡work ¡

Why ¡publish ¡an ¡Annual ¡Report? ¡ • To ¡recognize ¡donors, ¡volunteers, ¡staff, ¡ supporters ¡ • To ¡address ¡challenges ¡or ¡problems ¡ • To ¡serve ¡as ¡an ¡historical ¡record ¡ • To ¡raise ¡awareness ¡in ¡the ¡community ¡about ¡ your ¡work ¡

What ¡should ¡I ¡include? ¡

Execu7ve ¡Director’s ¡Message ¡ • Sets ¡the ¡tone, ¡establishes ¡a ¡theme ¡ • Introduce ¡major ¡accomplishments ¡ • Address ¡problems ¡ • One ¡page ¡– ¡one ¡message ¡ • ED ¡doesn’t ¡have ¡to ¡write ¡it ¡

Mission ¡ • Always ¡include ¡ • Can ¡be ¡a ¡sidebar ¡or ¡callout ¡

Accomplishments ¡& ¡Highlights ¡ • Not ¡ac7vi7es ¡ • How ¡have ¡you ¡made ¡an ¡impact? ¡ • 3-­‑4 ¡highlights, ¡tops! ¡ • Strong ¡graphics ¡ • By ¡the ¡numbers ¡

Case ¡Studies ¡& ¡Client ¡Profiles ¡ • Real ¡words ¡from ¡real ¡people ¡ • Tells ¡your ¡story ¡without ¡you ¡bragging ¡ • Don’t ¡get ¡bogged ¡down ¡in ¡bio ¡detail ¡ • Shoot ¡photos ¡ • Shoot ¡video, ¡if ¡budget ¡allows ¡

Financial ¡Informa7on ¡ • Not ¡a ¡requirement, ¡but ¡provides ¡credibility ¡ • Keep ¡it ¡as ¡simple ¡as ¡situa7on ¡allows ¡ • Provide ¡a ¡condensed ¡P&L ¡ • Clean, ¡colorful ¡pie ¡charts ¡ • Short, ¡descrip7ve ¡paragraph ¡

Donor ¡Lists ¡ • O_en ¡the ¡first ¡sec7on ¡read ¡ • Try ¡to ¡make ¡the ¡page ¡interes7ng ¡ • Proof ¡it! ¡ • Also ¡include ¡Board ¡and ¡Staff ¡lis7ngs ¡where ¡ appropriate ¡

Annual ¡Report ¡Theme ¡Ideas ¡ • People ¡ • Ideas ¡into ¡Ac7on ¡ • Embracing ¡the ¡Community ¡ • Transforming/Transforma7on ¡

Annual ¡Report ¡Theme ¡Ideas ¡ • Best ¡ • A ¡Day ¡in ¡the ¡Life ¡ • The ¡Power ¡of ¡One ¡

Annual ¡Report ¡Theme ¡Ideas ¡ • Sources ¡of ¡Strength ¡ • Growing, ¡Learning, ¡Sharing, ¡Leading ¡ • Ten ¡Ways ¡We’re ¡Working ¡for ¡You… ¡ • Doing ¡the ¡Right ¡Thing ¡

The ¡New ¡Face ¡of ¡the ¡Annual ¡Report ¡ • Online ¡Annual ¡Reports ¡ – Saves ¡prin7ng ¡costs ¡ – Link ¡to ¡other ¡areas ¡on ¡your ¡website ¡ – PDF, ¡PPT, ¡Issuu ¡ – Need ¡to ¡draw ¡people ¡to ¡the ¡report ¡

The ¡New ¡Face ¡of ¡the ¡Annual ¡Report ¡ • Smaller ¡Print ¡Pieces ¡ – More ¡like ¡a ¡brochure ¡ – Need ¡to ¡be ¡a ¡tough ¡editor ¡ – People ¡may ¡actually ¡read ¡it! ¡

The ¡New ¡Face ¡of ¡the ¡Annual ¡Report ¡ • Video ¡Annual ¡Report ¡ – Short ¡documentary ¡style ¡– ¡4-­‑5 ¡minutes ¡tops ¡ – Include ¡sta7s7cal ¡info ¡graphically ¡ – Downside ¡= ¡cost ¡ – Upside ¡= ¡strong ¡emo7onal ¡impact ¡and ¡can ¡be ¡ used ¡in ¡many ¡ways ¡

The ¡New ¡Face ¡of ¡the ¡Annual ¡Report ¡ • Mini ¡Website ¡ – Can ¡be ¡cost ¡effec7ve ¡ – Include ¡videos, ¡pdfs, ¡direct ¡link ¡to ¡donate ¡ – hJp://popula7onac7on.org/annual-­‑report/ ¡

Produc7on ¡Timeline ¡ • 2 ¡weeks ¡thinking, ¡organizing ¡ • 4 ¡weeks ¡interview, ¡write, ¡copy ¡changes ¡ • 4 ¡weeks ¡to ¡final ¡design ¡ • 2 ¡weeks ¡for ¡prin7ng ¡ • 1 ¡week ¡in ¡the ¡mail ¡

Resource ¡ • Check ¡out: ¡ hJp://nonprofitannualreports.wikispaces.com ¡ ¡ Examples ¡of ¡different ¡websites, ¡templates ¡for ¡ small ¡format ¡brochures, ¡etc. ¡ ¡ ¡Many ¡thanks ¡to ¡the ¡wri7ngs ¡of ¡Kiki ¡Leroux ¡Miller, ¡that ¡helped ¡with ¡the ¡ development ¡of ¡this ¡presenta7on . ¡ ¡

Thanks ¡for ¡your ¡7me ¡ ¡ and ¡aJen7on! ¡ Kathy ¡Velasco ¡ 815-­‑397-­‑6052 ¡ kathy@marke7ngv2.com ¡ ¡