1 Asse Asset Management Panel Thom Amdur , NH&RA, - PowerPoint PPT Presentation

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Asse Asset ¡ ¡Management ¡ ¡Panel Thom ¡Amdur , ¡NH&RA, ¡Washington, ¡DC Moderator Gina ¡Bender , ¡Bank ¡of ¡America ¡Merrill ¡Lynch, ¡Boston, ¡MA Peter ¡Desdjardins , ¡ Volunteers ¡of ¡America, ¡Alexandria, ¡VA Vinnie ¡Viola , ¡Birch ¡Island ¡Real ¡Estate ¡Consulting, ¡Milton, ¡MA 2

Ag Agenda • Developer-­‑Focused ¡ Asset ¡Management ¡Survey ¡ Summary • AHIC ¡as ¡Framework ¡for ¡Future ¡Discussion ¡of ¡ Watch ¡List ¡Metrics • Next ¡Steps 3

Asse Asset ¡ ¡Ma Management ¡ ¡Su Survey De Developer ¡ ¡Perspective ¡ ¡ • TOPIC QUESTION(S) • Contact ¡Information 1 • About ¡Your ¡Organization ¡ 2-­‑5 • Portfolio ¡Size 6-­‑7 • Portfolio ¡Location 8 • # ¡of ¡3 rd party ¡PM 9 • Portfolio ¡Characteristics 10-­‑11 • Non-­‑Multifamily ¡Portfolio 12 • AM ¡Staffing ¡& ¡Organization 13-­‑14 • AM ¡Workload 15-­‑16 • AM ¡Staff ¡Specialization 17 • Software ¡/ ¡Technology 18 • AM ¡Functions 19 • Unit ¡Metrics 20 • Watch ¡List ¡Metrics 21-­‑22 4

Ab About ¡ ¡the ¡ ¡Survey ¡ ¡Resp spondents 8% 36 ¡Respondents 44% o PHA 3 47% o For-­‑Profit 17 o Nonprofit 16 PHA For-­‑Profit Non-­‑Profit Average ¡Years ¡Asset ¡Management ¡Department ¡ Has ¡Been ¡Formally ¡Operating ¡(Question ¡4) o PHA 26 o For-­‑Profit 10 o Nonprofit 16 5

Av Average ¡ ¡Number ¡ ¡of ¡ ¡Properties ¡ s ¡by ¡ ¡Ty Type (Q (Question ¡ ¡6) Owned ¡ Managed ¡ but ¡ Owned ¡& ¡ for ¡Other ¡ Managed ¡ Managed Owners Entity Owned Managed by ¡Others PHA 9 5 10 1 27 For-­‑Profit 62 76 84 38 24 Nonprofit 87 (40*) 30 32 3 14 Total ¡ 68 49 55 20 21 * ¡Excluding ¡outlier 6

Pe Percent ¡ ¡Po Portfolio ¡ ¡by ¡ ¡Type ¡ ¡ (Q (Question ¡ ¡11) 7

Av Average ¡ ¡Number ¡ ¡of ¡ ¡Full-­‑ -­‑Ti Time ¡ ¡Employees (Q (Question ¡ ¡13) Total PHA For-­‑Profit Nonprofit In ¡Asset ¡Management ¡ 13 9 16 10 Dept With ¡Asset / ¡Portfolio ¡ 10 1 15 5 Management ¡Title With ¡Energy ¡/ ¡ 0.2 0.3 0.14 .25 Sustainability Title* With ¡Essentially ¡ 2 2 2.4 1 Clerical ¡Functions * ¡2 ¡for-­‑profit ¡organizations ¡each ¡employ ¡1 ¡staff, ¡1 ¡PHA ¡employs ¡1 ¡staff, ¡and ¡ 2 ¡non-­‑profits ¡employee ¡2 ¡and ¡1 ¡staff ¡with ¡this ¡title. 8

Wh Where ¡ ¡Does ¡ ¡the ¡ ¡Asset ¡ ¡Manage gement ¡ ¡ De Department ¡ ¡Report? ¡ ¡ (Q (Question ¡ ¡14) Question14 Total PHA For-­‑Profit Non-­‑Profit CEO ¡/ ¡President ¡/ ¡ 58% 0% 94% 27% Owner CFO 6% 67% 0% 13% COO 15% 0% 0% 20% Property ¡ 0% 0% 0% 0% Management Other 21% 33%* 6% 40% ¡** * ¡ ¡Construction ¡Control ¡Manager ** ¡ED/ ¡Board, ¡Chief ¡Development ¡Officer, ¡Director ¡of ¡Property ¡Services, ¡Chief ¡of ¡Staff, ¡ Executive ¡Supervisor 9

On On ¡ ¡Average, ¡ ¡How ¡ ¡Many ¡ ¡Units ¡ ¡Ar Are ¡ ¡ Assi Assigned ¡ ¡per ¡ ¡Asse Asset ¡ ¡Ma Manager ¡ r ¡ (Q (Question ¡ ¡15) PHA For-­‑Profit Non-­‑Profit Total Junior AM 50 3,023 1,606 2,016 Median (50) (2,288) (900) (900) Senior AM 2,367 ¡ ¡ 4,609 1,914 3,175 (1,300) (2,750) (1,102) (1,500) Median 10

On On ¡ ¡Average, ¡ ¡How ¡ ¡Many ¡ ¡Properties ¡ ¡are ¡ ¡ Assi Assigned ¡ ¡per ¡ ¡Asse Asset ¡ ¡Ma Manager ¡ r ¡ (Q (Question ¡ ¡16) PHA For-­‑Profit Nonprofit Total Junior ¡AM 1 ¡ ¡ 56 ¡ 35 ¡ ¡ 33 ¡ ¡ (1) (55) (33) (16) Median Senior AM 29 ¡ ¡ 58 27 ¡ ¡ 45 ¡ ¡ (7) (56) (17) (33) Median 11

Fu Functions ¡ ¡for ¡ ¡Asset ¡ ¡/ ¡ ¡Portfolio ¡ ¡ Man anag agement ¡ ¡Job ¡ ¡Titles ¡ ¡ (Q (Question ¡ ¡17) PHA For-­‑Profit Nonprofit Total Mostly generalists ¡ 100% 81% 79% 81% performing ¡all ¡functions Mix ¡of generalists ¡& ¡ 0% 19% 7% 6% specialists Mostly ¡specialists 0% 0% 14% 13% 12

So Software ¡ ¡& ¡ ¡Technologies ¡ ¡ (Q (Question ¡ ¡18) PHA For-­‑ Non-­‑ Total Profit Profit Yardi 0% 53% 50% 47% Fusion ¡ 0% 0% 6% 3% Integratec 0% 12% 19% 14% Real ¡Page 0% 29% 6% 17% WegoWise 0% 12% 44% 25% Energy ¡Score ¡Card 0% 0% 13% 6% Proprietary Database 33% 12% 19% 17% Cometrics 0% 0% 0% 0% Other 67% 12% 13% 17% 13

Jo Job ¡ ¡Functions ¡ ¡Perf rform rmed ¡ ¡in ¡ ¡ As Asset ¡ ¡Management ¡ ¡Department ¡ ¡ (Qu Question ¡ ¡17) ¡ ¡ Sorted ¡by For-­‑ Non-­‑ PHA Profit Profit Total #1 Property ¡Budgeting ¡(existing ¡portfolio) 67% 88% 69% 78% #2 Capital ¡/ ¡Physical ¡Needs ¡Assessment 33% 76% 75% 72% #3 Utility ¡Management ¡/ ¡Sustainability 33% 82% 69% 72% Property ¡Tax ¡Appeals 33% 76% 69% 69% Property/Partnership ¡Sales ¡or ¡Dispositions ¡ 33% 82% 56% 67% Investor ¡Reporting 0% 59% 81% 64% Basic ¡Refinancing ¡(no ¡new ¡tax ¡credits) 0% 71% 63% 61% Financial ¡Workouts ¡/ ¡Watch ¡List 33% 59% 63% 58% Compliance 100% 41% 56% 53% Budgeting ¡/ ¡Pro-­‑forma ¡Development 33% 53% 56% 53% Property ¡Insurance 33% 53% 56% 53% Tax ¡Credit ¡Recapitalization 0% 41% 19% 28% Bulk ¡Purchasing 0% 12% 6% 8% 14

Unit ¡ Un ¡Turn ¡ ¡Metrics ¡ ¡ (Q (Questions ¡ ¡20) PHA For-­‑ Non-­‑ Total Profit Profit Average Days ¡to ¡ 14 9 10 10 Turn ¡Unit Average ¡Days ¡ 25 19 25 22 Vacant Average ¡Cost ¡to ¡ 3,750 1,406 1,438 1,592 Turn ¡Unit ¡($) 15

Wa Watch ¡ ¡List ¡ ¡Metrics ¡ ¡ (Q (Question ¡ ¡21) Fall ¡into ¡13 ¡Buckets 1. Compliance 8. Project ¡Funding ¡Obligation 2. Lease-­‑Up ¡Delays 9. Property ¡Operations 3. Funding ¡Obligations 10. Property ¡Management 4. Capital ¡Contribution ¡Timing 11. Reporting 5. Insurance ¡& ¡RE ¡Taxes 12. Resident ¡Services 6. Legal ¡Issues 13. Value ¡Events 7. Physical ¡Condition 16

To Top ¡ ¡10 ¡ ¡Watch ¡ ¡List ¡ ¡Metrics ¡ ¡ (Q (Question ¡ ¡21) 3 ¡Buckets Physical ¡Condition, ¡Property ¡Operations ¡& ¡Funding ¡Obligation ¡ Metric Economic ¡occupancy ¡below ¡x% ¡for ¡most ¡recent ¡quarter 81% #1 #2 Debt ¡Service ¡Coverage ¡below ¡x 77% #3 Cash ¡flow ¡(deficit) ¡per ¡unit 71% Projected ¡shortfall ¡of ¡NOI ¡greater ¡than ¡x% ¡of ¡budget 65% Rent ¡delinquency ¡greater ¡than ¡x% ¡of ¡GPI ¡for ¡x ¡consecutive ¡months 61% REAC ¡score ¡below ¡70 61% Life/Safety ¡Issues 55% Minimum ¡reserve ¡requirements ¡met 52% Code ¡violations/deficiencies ¡unresolved ¡beyond ¡correction ¡period 52% Inadequate ¡resources ¡to ¡pay ¡for ¡immediate ¡capital ¡in ¡coming ¡year 52% 17

Wa Watch ¡ ¡List ¡ ¡Metrics ¡ ¡ (Q (Question ¡ ¡21) Lease-­‑Up ¡& ¡Delays Metric Project ¡in ¡initial ¡lease-­‑up ¡phase 45% Construction ¡delays ¡result ¡in ¡x ¡months ¡behind ¡initial ¡lease ¡up ¡schedule 35% Market ¡conditions ¡result ¡in ¡x ¡months ¡behind ¡initial ¡lease ¡up ¡schedule ¡ 26% Unfocused ¡Mgt. ¡Co. ¡results ¡in ¡x ¡months ¡behind ¡initial ¡lease ¡up ¡schedule ¡ 19% Inadequate ¡underwriting ¡results ¡in ¡x ¡months ¡behind ¡initial ¡lease ¡up ¡schedule ¡ 16% 18

Wa Watch ¡ ¡List ¡ ¡Metrics ¡ ¡ (Q (Question ¡ ¡21) Timing ¡of ¡Next ¡Event Metric Timing ¡of ¡next ¡value ¡event ¡-­‑ ¡REFINANCE 48% Timing ¡of ¡next ¡value ¡event ¡-­‑ ¡RESYNDICATION 42% Timing ¡of ¡next ¡value ¡event ¡-­‑ ¡LP ¡BUYOUT 39% Timing ¡of ¡next ¡value ¡event ¡-­‑ ¡SALE 29% How ¡do ¡we ¡track ¡ ‘Value ¡Events’? 19