Why Documents Fail and What You Can Do About It Jeff Patton - PowerPoint PPT Presentation

Why Documents Fail and What You Can Do About It Jeff Patton jeff@jpattonassociates.com twitter: @jeffpatton

1. Shared documents aren’t shared understanding 2. It takes more than words to tell a story 3. Stories are about more than what to build 4. The whole story is bigger than a developer can build in a couple of days 2 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Shared documents aren’t shared understanding 3 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Imagine ¡a ¡simple ¡phone ¡conversa?on... Jen ¡Yates’ ¡Cake ¡Wrecks: ¡www.cakewrecks.com 4 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Specifying ¡in ¡wri?ng ¡doesn’t ¡work ¡well h'p://www.cakewrecks.com/ Cake ¡Wrecks, ¡book ¡by ¡Jen ¡Yates, ¡ 5 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Specifying ¡in ¡wri?ng ¡doesn’t ¡work ¡well Jen ¡Yates’ ¡Cake ¡Wrecks: ¡www.cakewrecks.com 6 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Specifying ¡in ¡wri?ng ¡doesn’t ¡work ¡well Jen ¡Yates’ ¡Cake ¡Wrecks: ¡www.cakewrecks.com 7 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Specifying ¡in ¡wri?ng ¡doesn’t ¡work ¡well Jen ¡Yates’ ¡Cake ¡Wrecks: ¡www.cakewrecks.com 8 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Specifying ¡in ¡wri?ng ¡doesn’t ¡work ¡well Jen ¡Yates’ ¡Cake ¡Wrecks: ¡www.cakewrecks.com 9 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Specifying ¡in ¡wri?ng ¡doesn’t ¡work ¡well Jen ¡Yates’ ¡Cake ¡Wrecks: ¡www.cakewrecks.com 10 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Specifying ¡in ¡wri?ng ¡doesn’t ¡work ¡well Some%mes ¡mistakes ¡are ¡less ¡funny 11 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

When ¡we ¡share ¡and ¡sign ¡off ¡a ¡document ¡ we ¡may ¡believe ¡we ¡understand 12 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Kent has a disruptively simple idea 13 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Stop it. Stop exchanging documents. Tell me your story. If ¡we ¡we ¡could ¡ just ¡talk ¡about ¡this, ¡we ¡ could ¡figure ¡it ¡out ¡ together. 14 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

The ¡original ¡idea ¡of ¡a ¡story ¡was ¡simple: ¡ use ¡it ¡to ¡facilitate ¡a ¡conversa?on We’ll need I’ve written to discovery the on the card what details of what I I want need to build today? user developer 15 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Stories ¡have ¡a ¡simple ¡lifecycle ? ! ! ! Conversa%on Card Confirma%on * Ron Jeffries coined the 3 C’s in Extreme Programming Installed Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Stories get their name from how we use them, not how we write them. 17 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

But, we still managed to screw that up 18 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

������������� ������������� �������� �������������� ����������������� ��������������� ��������������� ���������� ��������������� ����������������� ������������������� ������������ This ¡is ¡a ¡Scrum ¡backlog ¡grooming ¡session 19 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

This isn’t the kind of conversation Kent had in mind 20 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Something special is going on during an effective conversation 21 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

With ¡a ¡shallow ¡discussion, ¡we ¡may ¡all ¡ take ¡away ¡something ¡different 22 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

When ¡we ¡ externalize ¡our ¡thinking ¡with ¡ words ¡and ¡pictures, ¡we ¡detect ¡differences 23 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

When ¡we ¡combine ¡and ¡refine, ¡we ¡arrive ¡ at ¡something ¡be'er 24 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

A=erwards, ¡when ¡we ¡say ¡the ¡same ¡thing, ¡we ¡ actually ¡mean ¡it 25 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Shared ¡understanding ¡and ¡ alignment ¡are ¡the ¡ objecBves ¡of ¡collaboraBve ¡work ✴ Credit ¡for ¡this ¡illustraBon ¡goes ¡to ¡ThoughtWorks’ ¡Luke ¡ Barret. ¡ ¡Jeff ¡PaIon ¡drew ¡these ¡illustraBons ¡based ¡on ¡Luke’s. ¡ ¡ Luke ¡doesn’t ¡recall ¡where ¡he ¡first ¡saw ¡this ¡cartoon. 26 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Words ¡and ¡pictures ¡help ¡everyone ¡build ¡ shared ¡understanding 27 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

To ¡build ¡shared ¡understanding, ¡use ¡sketching ¡ and ¡recording ¡on ¡walls ¡and ¡whiteboards ¡ 28 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

29 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Shared ¡Understanding ¡and ¡collabora?on ¡ at ¡Atlassian 30 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Shared ¡Understanding ¡and ¡collabora?on ¡ at ¡Atlassian 31 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Shared ¡Understanding ¡and ¡collabora?on ¡ at ¡Atlassian 32 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

What ¡you ¡record ¡during ¡conversa?ons ¡ works ¡like ¡a ¡vaca?on ¡photo Looking ¡at ¡it ¡helps ¡you ¡remember ¡details ¡that ¡aren’t ¡in ¡ the ¡photo 33 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

What ¡you ¡record ¡during ¡conversa?ons ¡ works ¡like ¡a ¡vaca?on ¡photo Looking ¡at ¡it ¡helps ¡you ¡remember ¡details ¡that ¡aren’t ¡in ¡ the ¡photo ! 34 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

If ¡you ¡replace ¡a ¡conversa?on ¡with ¡a ¡ document, ¡you’ve ¡stopped ¡using ¡stories 35 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

Effective story conversations are about building shared understanding The best documents use words and pictures to help us recall our conversations, they don’t replace them 36 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

But, even that get’s screwed up when we talk about the wrong thing 37 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

This ¡is ¡a ¡cake ¡for ¡a ¡baby ¡shower Jen ¡Yates’ ¡Cake ¡Wrecks: ¡www.cakewrecks.com 38 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on

This ¡is ¡a ¡cake ¡for ¡a ¡baby ¡shower Jen ¡Yates’ ¡Cake ¡Wrecks: ¡www.cakewrecks.com 39 Jeff ¡Pa'on ¡& ¡Associates, ¡jeff@jpa'onassociates.com, ¡twi'er@jeffpa'on