Topics Covered * Preparing the Self-study Paula Maxwell, - PDF document

10/20/14 ¡ Writing ¡the ¡Self-­‑Study ¡and ¡ Conducting ¡a ¡Successful ¡Site ¡Visit ¡ ¡ CAATE ¡Accreditation ¡Conference ¡ October ¡17-­‑18, ¡2014 ¡ Tampa, ¡FL ¡ ¡ Paula ¡Maxwell, ¡Robin ¡Ploeger, ¡Greg ¡Frazer ¡ ¡ Topics ¡Covered ¡ * Preparing ¡the ¡Self-­‑study ¡ ¡ Paula ¡Maxwell, ¡PhD, ¡ATC ¡ ¡ ¡ ¡ * Conducting ¡a ¡Successful ¡Site ¡Visit ¡ ¡ ¡ Robin ¡Ploeger, ¡EdD, ¡ATC ¡ ¡ ¡ ¡ * Involving ¡Your ¡Administrators ¡ ¡ Greg ¡Frazer, ¡PhD ¡ ¡ ¡ ¡ Preparing ¡the ¡Self-­‑Study ¡ 1 ¡

10/20/14 ¡ Mindset: ¡ ¡ Opportunity ¡vs ¡Requirement ¡ ¡ Consider ¡this ¡process ¡a ¡great ¡ opportunity ¡… ¡ ¡ * To ¡showcase ¡your ¡program ¡and ¡its ¡unique ¡qualities ¡ and ¡characteristics ¡ * To ¡complete ¡an ¡in-­‑depth ¡review ¡of ¡your ¡program ¡ ¡ * Identify ¡strengths ¡ ¡ * Identify ¡areas ¡that ¡can ¡be ¡enhanced ¡ * Identify ¡areas ¡that ¡may ¡be ¡lacking ¡ ¡ * Identify ¡opportunities ¡on ¡which ¡you ¡can ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡capitalize ¡ ¡ Before ¡You ¡Start ¡to ¡Write ¡ * Form ¡a ¡committee ¡to ¡assist ¡ * Establish ¡a ¡realistic ¡timeline ¡ ¡ * Allow ¡plenty ¡of ¡time ¡ * Plan ¡for ¡delays, ¡revisions, ¡approvals/signatures ¡ * Don’t ¡rush; ¡allow ¡time ¡to ¡check ¡the ¡details ¡ (and ¡relieve ¡stress) ¡ * Maintain ¡appropriate ¡records ¡throughout ¡the ¡ accreditation ¡period; ¡don’t ¡wait ¡until ¡it ¡is ¡time ¡to ¡write ¡ the ¡self-­‑study ¡ * Approach ¡the ¡process ¡positively ¡(i.e. ¡as ¡helpful ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ to ¡the ¡program) ¡ Compiling ¡the ¡Self-­‑Study ¡ * Involve ¡others; ¡don’t ¡work ¡in ¡isolation ¡ * Administrators ¡ * Faculty ¡ * Preceptors ¡ * Students ¡ * Outside ¡members ¡ 2 ¡

10/20/14 ¡ Compiling ¡the ¡Self-­‑Study ¡ * Provide ¡clear, ¡complete, ¡succinct ¡narratives ¡ * Answer ¡the ¡questions ¡completely ¡ ¡ * Avoid ¡straying ¡away ¡from ¡the ¡question ¡ * Provide ¡responses ¡that ¡can ¡be ¡understood ¡by ¡someone ¡ not ¡familiar ¡with ¡your ¡program ¡ * Paint ¡a ¡clear ¡picture ¡of ¡your ¡program ¡ Compiling ¡the ¡Self-­‑Study ¡ * Provide ¡a ¡comprehensive ¡overview ¡of ¡your ¡program ¡ * Detail ¡unique ¡aspects ¡of ¡your ¡program ¡ * Don’t ¡be ¡afraid ¡to ¡address ¡weaker ¡areas ¡ * Be ¡honest ¡in ¡your ¡reflections ¡and ¡information ¡ * The ¡process ¡is ¡meant ¡to ¡help ¡you/your ¡program ¡ * Identify ¡strengths ¡and ¡weaknesses ¡rather ¡than ¡ “discovering ¡them” ¡during ¡the ¡site ¡visit ¡ Compiling ¡the ¡Self-­‑Study ¡ * eAccreditation ¡ * Available ¡2 ¡years ¡prior ¡to ¡due ¡date ¡(continuing ¡programs) ¡ * Initial: ¡as ¡soon ¡as ¡pay ¡fees ¡ * “File ¡Cabinet” ¡– ¡storage ¡for ¡program ¡documents ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡– ¡must ¡transfer ¡to ¡self-­‑study ¡module ¡ * Update ¡directory ¡and ¡documents ¡ * Upload ¡requested ¡information ¡for ¡each ¡standard ¡ * Name ¡files ¡according ¡to ¡their ¡content ¡ 3 ¡

10/20/14 ¡ Finalizing ¡the ¡Self-­‑Study ¡ * Recruit ¡an ¡outside ¡reviewer ¡ * Someone ¡outside ¡the ¡DISCIPLINE ¡is ¡helpful ¡ ¡ * Clarity ¡ * Grammar ¡ * Completeness ¡ ¡ * Review ¡to ¡ensure ¡completeness ¡ * Organize ¡your ¡on-­‑site ¡files ¡as ¡you ¡write ¡the ¡self-­‑study ¡ * Submit ¡your ¡self-­‑study ¡on ¡time ¡ ¡ Remember ¡… ¡ ¡ * A ¡good ¡self ¡study ¡sets ¡a ¡great ¡tone ¡for ¡the ¡site ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ ¡ visit! ¡ Conducting ¡a ¡Successful ¡Site ¡ Visit ¡ Preparing ¡for ¡a ¡Site ¡Visit ¡ * Site ¡Visitors ¡are ¡looking ¡for ¡compliance ¡ * Purpose ¡– ¡Determine ¡compliance ¡with ¡standards ¡and ¡ validate ¡the ¡self-­‑study ¡ * A ¡process ¡to ¡determine ¡what ¡the ¡program ¡is ¡doing ¡well ¡ * Site ¡Visit ¡Report ¡starts ¡with ¡strengths ¡of ¡the ¡program! ¡ * Site ¡Visitors ¡don’t ¡make ¡accreditation ¡decisions ¡ * If ¡non-­‑compliances ¡are ¡found, ¡there ¡is ¡a ¡rejoinder ¡ process ¡ * Most ¡site ¡visitors ¡are ¡program ¡personnel ¡and ¡ understand ¡the ¡stress! ¡ 4 ¡

10/20/14 ¡ Preparing ¡for ¡a ¡Site ¡Visit ¡ * Work ¡with ¡the ¡Site ¡Visit ¡Chair ¡ * Dates ¡ * Airports ¡ * Hotels ¡ * Ground ¡transportation ¡ * Agenda ¡ * 3 ¡day ¡agenda ¡– ¡CAATE ¡website ¡ * Determine ¡clinical ¡sites ¡to ¡visit ¡ * Variety ¡ * Locations ¡ * Selection ¡of ¡Students ¡ Preparing ¡for ¡a ¡Site ¡Visit ¡ * Program ¡director ¡should ¡work ¡with ¡Site ¡Visit ¡Chair ¡ during ¡initial ¡review ¡of ¡self-­‑study ¡on ¡eAccred ¡ * Site ¡visitors ¡may ¡need ¡clarification ¡ * Phone ¡calls ¡ * Emails ¡ * Through ¡eAccred ¡ * If ¡a ¡standard ¡is ¡‘reopened’, ¡program ¡director ¡can ¡upload ¡ additional ¡documents ¡ ¡ * Questions ¡don’t ¡mean ¡non-­‑compliance! ¡ Preparing ¡for ¡a ¡Site ¡Visit ¡ * Prepare ¡program ¡personnel ¡-­‑ ¡Communication ¡ * Purpose ¡of ¡the ¡visit ¡ * Importance ¡ * What ¡to ¡expect ¡ * Prepare ¡for ¡potential ¡questions ¡ * Stakeholders ¡ * College ¡/ ¡University ¡administrators ¡ * Faculty ¡ * Preceptors ¡ * Students ¡ * Administrative ¡Support ¡ 5 ¡

10/20/14 ¡ Preparing ¡for ¡a ¡Site ¡Visit ¡ * On-­‑site ¡Materials ¡ * See ¡list ¡from ¡CAATE ¡ * Update ¡documents ¡that ¡have ¡changed ¡since ¡the ¡self-­‑ study ¡was ¡submitted ¡ * Internet ¡Access ¡ * For ¡eAccred ¡& ¡electronic ¡records ¡ * Access ¡to ¡electronic ¡records ¡ * E-­‑Value ¡ * ATrack ¡ * University ¡records ¡ * Online ¡course ¡platforms ¡ Preparing ¡for ¡a ¡Site ¡Visit ¡ * Other ¡preparations ¡ * Reserve ¡a ¡“hub” ¡for ¡site ¡visitors ¡ * A ¡secure ¡room ¡where ¡site ¡visitors ¡can ¡have ¡meetings, ¡store ¡ on-­‑site ¡materials, ¡etc. ¡ * Determine ¡other ¡meeting ¡locations, ¡i.e. ¡administrators ¡ * Travel ¡arrangements ¡ * Visit ¡clinical ¡sites ¡ * Driving ¡time, ¡best ¡routes, ¡entrances, ¡permissions ¡to ¡enter ¡ * Do ¡a ¡‘pre-­‑site ¡visit’ ¡inspection ¡– ¡EAP, ¡BBP, ¡Therapeutic ¡ equipment ¡calibrations ¡ Preparing ¡for ¡a ¡Site ¡Visit ¡ * Other ¡preparations ¡cont. ¡ * Enlist ¡help ¡of ¡campus ¡personnel ¡– ¡IT, ¡dining, ¡secretarial, ¡ etc. ¡ * Determine ¡dining ¡options ¡ * Campus ¡availability ¡ * Menus ¡ * Site ¡Visitors ¡can’t ¡accept ¡gifts, ¡but ¡beverages ¡and ¡snacks ¡ for ¡work ¡room ¡are ¡OK! ¡ * Ask ¡site ¡visitors ¡their ¡preferences ¡ 6 ¡

10/20/14 ¡ During ¡the ¡Site ¡Visit ¡ * Dinner ¡the ¡first ¡evening ¡with ¡site ¡visitors ¡and ¡program ¡ administrators ¡ * Casual ¡conversation ¡ * Overview ¡of ¡program ¡ * Ensure ¡site ¡visitors ¡have ¡a ¡clear ¡picture ¡of ¡the ¡program ¡ * Site ¡visitors ¡should ¡pay ¡for ¡their ¡own ¡meals ¡and ¡other ¡ expenses ¡ * Institutions ¡pay ¡a ¡flat ¡fee ¡to ¡cover ¡costs ¡ During ¡the ¡Site ¡Visit ¡ * Site ¡Visitors ¡will ¡debrief ¡the ¡program ¡director ¡daily ¡ * Will ¡discuss ¡potential ¡areas ¡of ¡non-­‑compliance ¡ * Don’t ¡want ¡any ¡surprises ¡ * Program ¡director ¡can ¡ask ¡questions ¡ * Have ¡a ¡copy ¡of ¡the ¡Standards ¡for ¡Exit ¡conference ¡ * Take ¡notes ¡regarding ¡non-­‑compliances ¡ * Site ¡visitors ¡won’t ¡leave ¡any ¡written ¡report ¡ Involving ¡Your ¡Administrators ¡ 7 ¡