State Informa,on Session Retirement Online Update June 1, 2017 - PowerPoint PPT Presentation

State ¡Informa,on ¡Session ¡ Retirement Online Update June 1, 2017 ¡ Presented by: New York State & Local Retirement System Office of the New York State Comptroller Thomas P. DiNapoli

Agenda ¡ ¡ Start ¡Time ¡ End ¡Time ¡ Agenda ¡Topic ¡ 10:00am ¡ 10:25am ¡ Welcome ¡& ¡ Re#rement ¡Online ¡Overview ¡ ¡ 10:25am ¡ 10:40am ¡ Re#rement ¡Online ¡ for ¡Employers ¡2017 ¡ 10:40am ¡ 10:45am ¡ Ques=ons: ¡ Re#rement ¡Online ¡for ¡ Employers ¡2017 ¡(Release ¡1) ¡ 10:45am ¡ 11:40am ¡ Re#rement ¡Online ¡for ¡Employers ¡ • 2018 ¡(Release ¡2) ¡ Impact ¡to ¡Agencies ¡ • Next ¡Steps ¡ • 11:40am ¡ 12:00pm ¡ Panel ¡Q&A ¡Session ¡

Our ¡Vision ¡for ¡the ¡New ¡ Re,rement ¡Online ¡

Re,rement ¡Online ¡ Overview ¡ Placeholder ¡for ¡Telestra=on ¡ ¡

NYSLRS ¡Redesign ¡Project ¡Roadmap ¡ Journey ¡from ¡Technology ¡Renewal ¡to ¡Digital ¡Transforma,on ¡ Release ¡1: ¡ Self-­‑Service ¡Portal ¡ Release ¡2: ¡ Member ¡and ¡Employer ¡Processes ¡ Release ¡3: ¡ Re=ree ¡Processes ¡(Pension ¡Payroll) ¡ 2017 2018 2019

Agenda ¡ ¡ Start ¡Time ¡ End ¡Time ¡ Agenda ¡Topic ¡ 10:00am ¡ 10:25am ¡ Welcome ¡& ¡ Re#rement ¡Online ¡Overview ¡ ¡ 10:25am ¡ 10:40am ¡ Re#rement ¡Online ¡ for ¡Employers ¡2017 ¡ 10:40am ¡ 10:45am ¡ Ques=ons: ¡ Re#rement ¡Online ¡for ¡ Employers ¡2017 ¡(Release ¡1) ¡ 10:45am ¡ 11:40am ¡ Re#rement ¡Online ¡for ¡Employers ¡ • 2018 ¡(Release ¡2) ¡ Impact ¡to ¡Agencies ¡ • Next ¡Steps ¡ • 11:40am ¡ 12:00pm ¡ Panel ¡Q&A ¡Session ¡

RETIREMENT ¡ONLINE ¡FOR ¡ EMPLOYERS ¡2017 ¡ (RELEASE ¡1) ¡

Re,rement ¡Online ¡for ¡ Employers ¡2017 ¡ Roles ¡& ¡Responsibili,es ¡ • Employer ¡Contact ¡Administrators ¡ • Maintains ¡Employer ¡Contact ¡Informa=on ¡ • Completes ¡ periodic ¡reviews ¡and ¡updates ¡to ¡ employer ¡contacts ¡ ¡ • Employer ¡Security ¡Administrators ¡ • Requests ¡Re=rement ¡Online ¡system ¡access ¡for ¡their ¡ loca=on ¡code ¡for ¡users ¡who ¡need ¡it ¡to ¡do ¡business ¡ with ¡NYSLRS ¡ • Monitors ¡for ¡fraud ¡or ¡suspicious ¡ac=vity ¡ • Reports ¡unusual ¡ac=vity ¡to ¡NYSLRS ¡for ¡follow ¡up ¡ • Remove ¡access ¡when ¡necessary ¡

Re,rement ¡Online ¡Authoriza,on ¡ Contact ¡Admins ¡and ¡Security ¡Admins ¡ ¡ Fills ¡Out ¡ Authorization Authorizer ¡for ¡ Employer ¡Contact ¡ Authorization ¡Form, ¡ Form ¡Sent ¡to ¡ Agency ¡ Admin ¡or ¡Security ¡ Acknowledges ¡Roles ¡ NYSLRS Signs ¡Form Admin & ¡Responsibilities User ¡verification ¡and ¡creation ¡activities ¡will ¡be ¡ completed ¡by ¡NYSLRS ¡administrator Registered ¡ User User ¡Verification Account ¡Creation User ¡ID Password

Authoriza,on ¡Forms ¡ ¡

Re,rement ¡Online ¡Homepage ¡ Employer ¡Contacts ¡can ¡access ¡all ¡required ¡ func=onality ¡from ¡their ¡ Account ¡Homepage . ¡ ¡

Re,rement ¡Online ¡for ¡ Employers ¡2017 ¡ ¡ ¡ • Allows ¡greater ¡access ¡to ¡informa=on, ¡on ¡ your ¡own ¡schedule ¡ • Employer ¡Contact ¡Administrators ¡can ¡ update ¡Employer ¡Contacts ¡directly, ¡ avoiding ¡the ¡need ¡to ¡call ¡or ¡email ¡NYSLRS ¡ • Prepares ¡Agencies ¡to ¡use ¡new ¡ func=onality ¡in ¡Release ¡2 ¡ ¡

QUESTIONS ¡ON ¡ RETIREMENT ¡ONLINE ¡FOR ¡ EMPLOYERS ¡2017? ¡

Agenda ¡ ¡ Start ¡Time ¡ End ¡Time ¡ Agenda ¡Topic ¡ 10:00am ¡ 10:25am ¡ Welcome ¡& ¡ Re#rement ¡Online ¡Overview ¡ ¡ 10:25am ¡ 10:40am ¡ Re#rement ¡Online ¡ for ¡Employers ¡2017 ¡ 10:40am ¡ 10:45am ¡ Ques=ons: ¡ Re#rement ¡Online ¡for ¡ Employers ¡2017 ¡(Release ¡1) ¡ 10:45am ¡ 11:40am ¡ Re#rement ¡Online ¡for ¡Employers ¡ • 2018 ¡(Release ¡2) ¡ Impact ¡to ¡Agencies ¡ • Next ¡Steps ¡ • 11:40am ¡ 12:00pm ¡ Panel ¡Q&A ¡Session ¡

RETIREMENT ¡ONLINE ¡FOR ¡ EMPLOYERS ¡2018 ¡ (RELEASE ¡2) ¡

Re,rement ¡Online ¡for ¡ Employers ¡2018 ¡ Changing ¡the ¡Way ¡Agencies ¡Conduct ¡Business ¡with ¡the ¡ Re=rement ¡System ¡through: ¡ • Member ¡Enrollment ¡ • Loans ¡and ¡Service ¡Credit ¡Payments ¡Starts, ¡Stops, ¡and ¡ Changes ¡ • Access ¡to ¡Reported ¡Data ¡ • Real ¡Time ¡Communica=ons ¡

Member ¡Enrollment ¡ Today ¡ • Agencies ¡need ¡to ¡call ¡or ¡send ¡a ¡paper ¡form ¡to ¡ini=ate ¡ registra=on ¡ • Delays ¡in ¡entering ¡Registra=on ¡Number ¡and ¡Contribu=on ¡ Rate ¡in ¡PayServ ¡ • NYSLRS ¡does ¡not ¡receive ¡data ¡for ¡a ¡person ¡un=l ¡they ¡have ¡ a ¡Registra=on ¡Number ¡in ¡PayServ ¡ • Agencies ¡submit ¡paper ¡adjustment ¡forms ¡to ¡NYSLRS ¡for ¡ Earnings ¡and ¡Days ¡

Member ¡Enrollment ¡ Release ¡2 ¡ • PayServ ¡will ¡provide ¡data ¡for ¡a ¡broader ¡group ¡of ¡ employees ¡ • NYSLRS ¡evaluates ¡if ¡a ¡person ¡is ¡‘Mandatory’ ¡and ¡processes ¡ enrollment ¡automa=cally ¡ ¡ • Enrollment ¡informa=on ¡returned ¡to ¡PayServ ¡ • Agencies ¡can ¡enroll ¡a ¡member ¡through ¡Re=rement ¡Online ¡ • View ¡Registra=on ¡Number, ¡Tier, ¡and ¡Contribu=on ¡Rate ¡

Member ¡Enrollment ¡ Release ¡2 ¡ • ‘Enroll ¡a ¡Member’ ¡screen ¡examples ¡in ¡your ¡packet ¡ • User ¡can ¡select ¡the ¡‘Enroll ¡a ¡Member’ ¡link ¡from ¡ Re=rement ¡Online ¡ • Enter ¡Employer ¡Informa=on ¡and ¡Employee ¡Details ¡ • Ability ¡to ¡upload ¡an ¡Op=onal ¡Membership ¡Form ¡ • A`er ¡submission, ¡registra=on ¡informa=on ¡is ¡generated ¡

Loans ¡& ¡Service ¡Credit ¡Payments ¡ Starts, ¡Stops, ¡Changes ¡ Today ¡ • Member ¡takes ¡a ¡loan ¡and/or ¡opts ¡to ¡purchase ¡service ¡ • NYSLRS ¡no=fies ¡the ¡agency ¡of ¡any ¡starts, ¡stops, ¡or ¡changes ¡ by ¡mail ¡ • Agencies ¡enter ¡Loan ¡and ¡Service ¡Credit ¡Purchase ¡ deduc=ons ¡into ¡PayServ ¡ • Timing ¡issues, ¡improper ¡deduc=ons, ¡and ¡refunds ¡ • Balances ¡can ¡become ¡out ¡of ¡date ¡

Loans ¡& ¡Service ¡Credit ¡Payments ¡ Starts, ¡Stops, ¡Changes ¡ Release ¡2 ¡ • NYSLRS ¡to ¡provide ¡a ¡file ¡to ¡State ¡Payroll ¡with ¡Start, ¡Stop, ¡ and ¡Change ¡informa=on ¡ • Agencies ¡and ¡members ¡will ¡also ¡be ¡no=fied ¡ • Goal ¡balances, ¡deduc=on ¡amount, ¡and ¡changes ¡in ¡goal ¡ balances ¡ • Business ¡valida=ons ¡on ¡the ¡State ¡report ¡to ¡iden=fy ¡ improper ¡withholdings ¡immediately, ¡including ¡ contribu=ons ¡ • Agencies ¡no ¡longer ¡need ¡to ¡enter ¡or ¡update ¡informa=on ¡in ¡ PayServ ¡

Changes ¡to ¡Repor,ng ¡Data ¡ • The ¡current ¡repor=ng ¡file ¡will ¡be ¡expanded ¡to ¡include: ¡ • Details ¡on ¡Reported ¡Earnings ¡ • Change ¡in ¡Status ¡for ¡an ¡Employee ¡ • Days ¡& ¡Earnings ¡Informa=on ¡for ¡Op=onal ¡Members ¡ • Benefits ¡of ¡Collec=ng ¡Addi=onal ¡Data: ¡ • Reduces ¡=me ¡that ¡employers ¡need ¡to ¡spend ¡providing ¡ historical ¡informa=on ¡to ¡NYSLRS ¡ • Detailed ¡informa=on ¡to ¡support ¡benefit ¡calcula=ons ¡ • Collec=on ¡of ¡data ¡to ¡calculate ¡Service ¡Credit ¡Purchase ¡costs ¡ for ¡op=onal ¡members ¡

Access ¡to ¡Reported ¡Data ¡ Today ¡ • Cannot ¡view ¡data ¡reported ¡from ¡PayServ ¡to ¡NYSLRS ¡ • Need ¡to ¡contact ¡NYSLRS ¡directly ¡for: ¡ • Ques=ons ¡on ¡employee ¡deduc=ons ¡ • Informa=on ¡on ¡historical ¡repor=ng ¡data ¡ • To ¡determine ¡if ¡an ¡adjustment ¡form ¡needs ¡to ¡be ¡submided ¡