Management tools from big business for the sole author Alison - PowerPoint PPT Presentation

Management tools from big business for the sole author Alison ¡Turner ¡ CEng ¡CPhys ¡MInstP ¡MISTC ¡ Technical ¡Author ¡at ¡Vocality ¡ ¡ TCUK14 ¡Sept ¡2014 ¡Brighton ¡

¡My ¡CredenBals ¡ Evidence of need Spotting Effectiveness of to change problems change Project Capability Cost Key Project Management Maturity Benefit Performance Manager Office Model Analysis Indicators Analyst Integrated 100 450 1,000 55,000 30 METRICS Project Technical Earned Balanced Technical Management Consultant Value Scorecard Author Process Coach Delivering Reporting Estimating to budget progress

Introduce ¡yourselves ¡to ¡me ¡ I ¡am ¡a ¡sole ¡author ¡or ¡ part ¡of ¡a ¡small ¡team ¡ I ¡love ¡metrics ¡ I ¡don’t ¡see ¡what’s ¡so ¡ great ¡about ¡metrics ¡

Metrics ¡ 5 ¡ 4.5 ¡ 4 ¡ 3.5 ¡ 3 ¡ Series ¡1 ¡ 2.5 ¡ 2 ¡ Series ¡2 ¡ 1.5 ¡ 1 ¡ 0.5 ¡ 0 ¡ Category ¡1 ¡ Category ¡2 ¡ Category ¡3 ¡ Definition: “(In business) a set of figures or statistics that measure results.”

Tools ¡to ¡manage ¡performance ¡

Metrics ¡ • Yeah! ¡ • Aargh! ¡ – Unambiguous ¡ – It’s ¡a ¡number ¡(or ¡graph) ¡ – Trigger ¡for ¡acBon ¡ – It’s ¡the ¡easiest ¡number ¡ to ¡quanBfy ¡our ¡work ¡ – Isolates ¡what ¡you ¡care ¡ most ¡about ¡ – Tunnel ¡vision ¡ – Supports ¡forecasBng ¡ – Impersonal ¡ – Makes ¡sense ¡to ¡people ¡ outside ¡your ¡field ¡ All ¡down ¡to ¡poor ¡choice ¡of ¡ – Gives ¡you ¡feeling ¡of ¡ metric ¡ progress ¡

Wisdom ¡of ¡ScoU ¡Adams ¡

Wisdom ¡of ¡Peter ¡F ¡Drucker ¡ “ What's ¡measured ¡improves ” ¡ • –précis/apocryphal ¡ ¡ “Work ¡is ¡a ¡process, ¡and ¡any ¡ • process ¡needs ¡to ¡be ¡controlled. ¡ To ¡make ¡work ¡produc8ve, ¡ “Reports ¡and ¡procedures ¡should ¡ • therefore, ¡requires ¡building ¡the ¡ be ¡the ¡tool ¡of ¡the ¡man ¡who ¡fills ¡ appropriate ¡controls ¡into ¡the ¡ them ¡out. ¡…. ¡He ¡must ¡always ¡be ¡ process ¡of ¡work .” ¡ judged ¡by ¡his ¡producBon ¡ –Management ¡Tasks, ¡ResponsibiliBes, ¡PracBces, ¡1974, ¡page ¡ performance. ¡And ¡the ¡only ¡way ¡ 206. ¡ ¡ to ¡make ¡sure ¡of ¡this ¡is ¡by ¡having ¡ him ¡fill ¡out ¡no ¡forms, ¡ make ¡no ¡ reports, ¡except ¡those ¡he ¡needs ¡ himself ¡to ¡achieve ¡performance .” ¡ – The ¡PracBce ¡of ¡Management, ¡1954, ¡page ¡135. ¡ ¡

A ¡good ¡metric ¡is ¡a ¡beauBful ¡thing ¡ Debt Time … but only if you can define an “acceptable” range for the metric based on experience

Big ¡business ¡cannot ¡funcBon ¡ without ¡metrics ¡ • Need ¡to ¡communicate ¡rapidly ¡ – Brief ¡CEO ¡on ¡performance ¡of ¡55,000 ¡people ¡each ¡week? ¡ • Currently ¡popular ¡techniques ¡ 1. Balanced ¡Scorecard ¡ 2. Cost ¡Benefit ¡Analysis ¡ 3. Capability ¡Maturity ¡Model ¡– ¡Integrated ¡(CMMI) ¡ • Level ¡1: ¡IniBal: ¡Hero ¡culture ¡ • Level ¡2: ¡Managed: ¡Controlled ¡by ¡process ¡ • Level ¡3: ¡Defined: ¡Controlled ¡by ¡harmonised ¡processes ¡ • Level ¡4: ¡QuanBtaBvely ¡Managed: ¡Controlled ¡by ¡metrics ¡ • Level ¡5: ¡OpBmizing: ¡Constantly ¡improving ¡through ¡metrics ¡

Small ¡business ¡can ¡benefit ¡ from ¡metrics ¡ • Need ¡to ¡communicate ¡rapidly ¡ – everyone ¡has ¡too ¡much ¡to ¡do ¡ • Always ¡reporBng ¡to ¡people ¡outside ¡your ¡discipline ¡ • If ¡you ¡value ¡quality ¡and ¡repeatable ¡processes ¡ – ISO9001 ¡ – Small ¡businesses ¡can ¡choose ¡to ¡leap ¡to ¡CMMI ¡level ¡4 ¡or ¡5 ¡ in ¡one ¡step ¡ • People ¡like ¡to ¡know ¡their ¡contribuBon ¡maUers ¡ – Using ¡a ¡scorecard ¡of ¡metrics ¡from ¡everyone ¡in ¡the ¡business ¡ shows ¡they ¡contribute ¡to ¡the ¡business ¡results ¡

Special ¡problems ¡for ¡small ¡business ¡ in ¡using ¡metrics ¡ 1. Business ¡goals ¡ill ¡defined/fast ¡changing ¡ – Some ¡small ¡companies ¡live ¡hand ¡to ¡mouth, ¡if ¡someone ¡is ¡ buying ¡we ¡are ¡selling ¡ – No ¡sooner ¡have ¡you ¡found ¡a ¡good ¡metric ¡than ¡its ¡ irrelevant ¡ 2. Small ¡number ¡staBsBcs ¡ – Acceptable ¡fluctuaBons ¡in ¡values ¡will ¡be ¡wider ¡ ¡ 3. Lack ¡of ¡historic ¡data ¡ – Learning ¡acceptable ¡bounds ¡as ¡you ¡go ¡

Metrics ¡I ¡have ¡tried ¡as ¡a ¡sole ¡author ¡ Timesheet ¡– ¡work ¡balance ¡– ¡Annual ¡review ¡ • Change ¡requests ¡– ¡Annual ¡review ¡ • Document ¡maintenance ¡performance ¡– ¡Annual ¡review ¡ • Publishing ¡delay ¡(new ¡product ¡docs) ¡– ¡Annual ¡review ¡ • DemonstraBng ¡simplificaBon ¡of ¡text ¡– ¡Annual ¡review ¡ • Timesheet ¡– ¡project ¡stats ¡ ¡-­‑ ¡EsBmaBng ¡ • Number ¡of ¡review ¡loops ¡for ¡different ¡doc ¡types ¡-­‑ ¡EsBmaBng ¡ • Process ¡acBon ¡closure ¡KPI ¡– ¡Progress ¡ReporBng ¡-­‑ ¡Senior ¡Management ¡Team ¡ • Monthly ¡statement ¡– ¡Progress ¡ReporBng ¡ • MS ¡Project ¡% ¡complete ¡– ¡Progress ¡ReporBng ¡ • Documents ¡in ¡work ¡(product/process ¡docs) ¡– ¡Progress ¡ReporBng ¡ •

1/4 Timesheet ¡ • Always ¡keep ¡a ¡Bmesheet ¡ • Choose ¡categories ¡to ¡answer ¡your ¡quesBons ¡ – What ¡fracBon ¡of ¡my ¡Bme ¡is ¡needed ¡for ¡maintaining ¡ exisBng ¡docs? ¡ – How ¡much ¡Bme ¡does ¡my ¡“process ¡manager” ¡side ¡role ¡ take ¡up? ¡ – What ¡fracBon ¡of ¡my ¡Bme ¡is ¡spent ¡in ¡team ¡meeBngs, ¡ change ¡request ¡reviews….? ¡ ¡ • If ¡in ¡doubt, ¡go ¡for ¡more ¡categories ¡but ¡not ¡>20 ¡

1/4 Timesheet ¡– ¡work ¡balance ¡ Balance ¡of ¡work ¡ 2011 ¡ 2012 ¡ 2013 ¡2014 ¡so ¡far ¡ ADMIN ¡ Project ¡meeBngs ¡ Planning, ¡ ADMIN ¡ Planning ¡ control ¡+ ¡ ADMIN ¡ Upgrade ¡sorware ¡ maintenance ¡ 10% ¡ 26% ¡ 24% ¡ 14% ¡ ADMIN ¡ Minor ¡changes ¡to ¡issued ¡datasheets ¡ New ¡product ¡ ADMIN ¡ Minor ¡changes ¡to ¡issued ¡applicaBon ¡notes ¡ documents ¡ 76% ¡ 49% ¡ 50% ¡ 39% ¡ ADMIN ¡ Minor ¡changes ¡to ¡issued ¡soluBons ¡guides ¡ New ¡process ¡ ADMIN ¡ Minor ¡changes ¡to ¡issued ¡manuals+setup ¡guides ¡ documents ¡ 2% ¡ 13% ¡ 12% ¡ 33% ¡ ADMIN ¡ Manage ¡PCNs/Baselines ¡ Test ¡ 2% ¡ 0% ¡ WP2.1 ¡ Datasheets ¡ WP2.4 ¡ ApplicaBons ¡Notes ¡ WP2.2 ¡ Manuals ¡ WP2.7 ¡ Setup ¡Guides ¡ WP2.8 ¡ Online ¡help ¡ WP4.2 ¡ ISO9001 ¡accreditaBon/VIMS ¡manager ¡ HOL ¡ CO ¡HOL/BH ¡ SICK ¡

Document ¡maintenance ¡ 2/4 performance ¡ Follow ¡max ¡and ¡avg ¡number ¡ • of ¡days ¡to ¡make ¡change ¡ 300 ¡ Relevant ¡whilst ¡seung ¡up ¡ • 250 ¡ maintenance ¡processes ¡ 2013 avg 2014 max Days to correct 200 ¡ Avg ¡days ¡to ¡close ¡completely ¡ Avg ¡days ¡to ¡prevent ¡propagaBon ¡ Max ¡days ¡to ¡close ¡completely ¡ 150 ¡ Max ¡days ¡to ¡prevent ¡propagaBon ¡ 2013 ¡avg ¡to ¡prevent ¡propagaBon ¡ 100 ¡ 2013 ¡avg ¡to ¡close ¡completely ¡ 50 ¡ 2014 avg 0 ¡ Priority ¡1 ¡ Priority ¡2 ¡ Priority ¡3 ¡ Priority ¡4 ¡ Priority