Finance Subcommi-ee Report October 2012 Savings es-mates of - PowerPoint PPT Presentation

Finance ¡Subcommi-ee ¡Report ¡ October ¡2012 ¡ • Savings ¡es-mates ¡of ¡TTF ¡staffing ¡recommenda-ons ¡ and ¡3-­‑year ¡(full ¡implementa-on) ¡projec-ons ¡based ¡ on ¡a ¡TTF ¡baseline ¡and ¡JSSCC ¡recommenda-on ¡ • Transi6on ¡Costs ¡ and ¡Coincidental ¡Costs ¡ • Funding ¡Sources/Offsets ¡for ¡Transi-on ¡Costs ¡ • Report ¡on ¡Opera-ng ¡Budget ¡for ¡2013 ¡ 10/17/12 ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ 1 ¡

Execu6ve ¡Summary ¡ Savings ¡ • Savings ¡projec-ons ¡for ¡2013 ¡are ¡at ¡least ¡40% ¡ greater ¡than ¡the ¡ JSSCC ¡es-mate ¡($2.26m ¡vs. ¡$1.61m) ¡ • Long-­‑term ¡(3 ¡year ¡full ¡implementa-on) ¡savings ¡projec-ons ¡ give ¡the ¡governing ¡body ¡the ¡opportunity ¡to ¡exceed ¡the ¡ $3.32m ¡savings ¡es-mated ¡by ¡the ¡JSSCC ¡ ¡ • Accelerated ¡staffing ¡changes ¡completed ¡this ¡year ¡will ¡result ¡in ¡ ~$705,000 ¡in ¡savings ¡to ¡assist ¡in ¡offseWng ¡transi-on ¡costs ¡ • Preliminary ¡opera-ng ¡budget ¡savings ¡is ¡es-mated ¡at ¡ $350,000-­‑400,000 ¡annually ¡– ¡this ¡is ¡ in ¡addi-on ¡to ¡staff ¡savings ¡ iden-fied ¡above ¡ 10/17/12 ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ 2 ¡

Execu6ve ¡Summary ¡ Transi-on ¡Costs ¡ • The ¡JSSCC ¡es-mated ¡approximately ¡$1.7m ¡in ¡total ¡transi-on ¡ costs. ¡ ¡While ¡they ¡included ¡a ¡placeholder ¡for ¡separa-on ¡costs, ¡ they ¡did ¡not ¡include ¡an ¡es-mate ¡ • Including ¡separa-on ¡costs, ¡we ¡es-mate ¡transi-on ¡costs ¡to ¡be ¡ approximately ¡$2.0m ¡ • Accelerated ¡staffing ¡changes ¡completed ¡this ¡year ¡will ¡result ¡in ¡ ~$705,000 ¡in ¡savings ¡to ¡assist ¡in ¡offseWng ¡transi-on ¡costs ¡– ¡ these ¡savings ¡were ¡not ¡an-cipated ¡ • In ¡addi-on ¡to ¡the ¡$705k ¡offset, ¡the ¡municipali-es ¡will ¡receive ¡ a ¡20% ¡reimbursement ¡from ¡the ¡state ¡of ¡New ¡Jersey ¡and ¡they ¡ have ¡also ¡received ¡$500,000 ¡from ¡Princeton ¡University ¡ 10/17/12 ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ 3 ¡

Staff ¡Savings ¡ 10/17/12 ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ 4 ¡

Savings ¡From ¡Staffing ¡Recommenda-ons ¡ • In ¡its ¡report, ¡the ¡JSSCC ¡iden-fied ¡$3.321 ¡million ¡of ¡ savings ¡from ¡staffing ¡changes ¡at ¡full ¡implementa-on ¡ in ¡year ¡3 ¡ • We ¡used ¡same ¡methodology ¡to ¡review ¡the ¡TTF ¡ staffing ¡recommenda-ons ¡and ¡compared ¡them ¡to ¡ the ¡JSSCC ¡report ¡ • JSSCC ¡savings ¡were ¡increased ¡for ¡infla-on ¡to ¡reflect ¡ slightly ¡higher ¡salary ¡& ¡benefit ¡levels ¡in ¡2012 ¡ compared ¡to ¡2010 ¡(e.g., ¡$3.321m ¡is ¡now ¡$3.610m) ¡ 10/17/12 ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ 5 ¡

Savings ¡From ¡Staffing ¡Recommenda-ons ¡ Special ¡Notes ¡ ¡ • We ¡included ¡Salary ¡Harmoniza-on ¡costs ¡in ¡these ¡ projec-ons ¡& ¡as ¡a ¡Transi-on ¡cost ¡ – Double ¡counted ¡in ¡2013 ¡ • The ¡Public ¡Safety ¡SubcommiGee ¡only ¡recommended ¡ an ¡ini-al ¡staffing ¡level ¡for ¡Sworn ¡Officers ¡(56); ¡the ¡ JSSCC ¡recommended ¡further ¡reduc-ons ¡beyond ¡yr ¡1 ¡ (60, ¡54 ¡& ¡51 ¡Sworn ¡Officers ¡in ¡yrs ¡1, ¡2 ¡& ¡3) ¡ • Due ¡to ¡aGri-on ¡there ¡are ¡presently ¡54 ¡Sworn ¡Officers ¡ 10/17/12 ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ 6 ¡

Sworn ¡Officer ¡Staffing ¡ ¡62 ¡ ¡ ¡60 ¡ ¡ ¡58 ¡ ¡ ¡56 ¡ ¡ Actual ¡ JSSCC ¡ ¡54 ¡ ¡ TTF ¡Pub ¡Safety ¡ ¡52 ¡ ¡ ¡50 ¡ ¡ ¡48 ¡ ¡ ¡46 ¡ ¡ 2010 ¡ 2012 ¡ 2013 ¡ 2014 ¡ 2015 ¡ 10/17/12 ¡ 10/17/12 ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ 7 ¡ 7 ¡

Savings ¡ranges ¡– ¡Low ¡and ¡High ¡ • Finance ¡SubcommiGee ¡created ¡‘low’ ¡and ¡ ‘high’ ¡projec-ons: ¡ – Low ¡assumes ¡Sworn ¡Officer ¡staffing ¡remains ¡at ¡ Public ¡Safety ¡ ¡recommenda-on ¡(56 ¡officers) ¡ – High ¡assumes ¡the ¡current ¡Sworn ¡Officer ¡staffing ¡ level ¡(54) ¡through ¡2014, ¡then ¡it ¡is ¡reduced ¡per ¡the ¡ JSSCC ¡recommenda-on ¡to ¡51 ¡ 10/17/12 ¡ 10/17/12 ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ 8 ¡ 8 ¡

Total ¡Staffing ¡Changes ¡vs. ¡Baseline ¡ ¡ (~250 ¡FTE’s) ¡ ¡-­‑ ¡ ¡ 2012 ¡ 2013 ¡ 2014 ¡ 2015 ¡ ¡(5) ¡ ¡(10) ¡ Actual ¡ ¡(15) ¡ JSSCC ¡ TTF ¡-­‑Low ¡ ¡(20) ¡ TTF ¡-­‑High ¡ ¡(25) ¡ ¡(30) ¡ ¡(35) ¡ 10/17/12 ¡ 10/17/12 ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ 9 ¡ 9 ¡

Savings ¡vs ¡2012 ¡Baseline ¡Staffing ¡ ¡$4,500 ¡ ¡ ¡$4,000 ¡ ¡ Thousands ¡ ¡$3,500 ¡ ¡ ¡$3,000 ¡ ¡ Actual ¡ ¡$2,500 ¡ ¡ JSSCC ¡ ¡$2,000 ¡ ¡ TTF ¡-­‑Low ¡ TTF ¡-­‑High ¡ ¡$1,500 ¡ ¡ ¡$1,000 ¡ ¡ ¡$500 ¡ ¡ ¡$-­‑ ¡ ¡ 2012 ¡ 2013 ¡ 2014 ¡ 2015 ¡ 10/17/12 ¡ 10/17/12 ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ 10 ¡ 10 ¡

Savings ¡From ¡Staff ¡Reduc-ons ¡ • Savings ¡are ¡ahead ¡of ¡expecta-ons ¡– ¡based ¡on ¡the ¡low ¡ projec-on ¡we ¡will ¡have ¡40% ¡greater ¡savings ¡than ¡ projected ¡by ¡the ¡JSSCC ¡for ¡2013 ¡ • Con-nued ¡opportunity ¡to ¡save ¡more ¡than ¡ini-al ¡ consolida-on ¡expecta-ons ¡at ¡3 ¡year ¡full ¡ implementa-on ¡– ¡ this ¡will ¡be ¡a ¡decision ¡for ¡the ¡new ¡ governing ¡body ¡ 10/17/12 ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ 11 ¡

Transi-on ¡Cost ¡Update ¡ 10/17/12 ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ 12 ¡

Transi-on ¡Costs: ¡ ¡ Costs ¡incurred ¡to ¡implement ¡ Consolida-on; ¡costs ¡that ¡would ¡not ¡otherwise ¡ have ¡been ¡incurred ¡in ¡the ¡near ¡future ¡ Coincidental ¡Costs: ¡ ¡ Costs ¡that ¡would ¡have ¡been ¡ incurred ¡in ¡the ¡near ¡future ¡regardless ¡of ¡ Consolida-on; ¡-ming ¡may ¡have ¡been ¡triggered ¡ by ¡Consolida-on. ¡ In ¡some ¡cases, ¡our ¡es-mates ¡are ¡preliminary, ¡based ¡on ¡ Not-­‑To-­‑Exceed ¡contracts, ¡and/or ¡s-ll ¡subject ¡to ¡ review ¡& ¡approval ¡by ¡Council/CommiDee ¡ 10/17/12 ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ 13 ¡

Transi-on ¡Costs ¡and ¡Coincidental ¡Costs ¡ of ¡Consolida-on ¡ 10/17/12 ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ 14 ¡

Coincidental ¡Costs ¡ • Both ¡the ¡Borough ¡& ¡Township ¡911, ¡dispatch ¡& ¡radio ¡systems ¡ were ¡at ¡the ¡end ¡of ¡their ¡useful ¡lives ¡ ¡ – Separately ¡replacing ¡each ¡system ¡would ¡have ¡been ¡ significantly ¡more ¡costly ¡ – Partnering ¡with ¡other ¡communi-es ¡would ¡be ¡years ¡away ¡ • Corner ¡House’s ¡need ¡for ¡a ¡new ¡loca-on ¡is ¡not ¡a ¡consequence/ cost ¡of ¡Consolida-on. ¡However, ¡freeing ¡up ¡space ¡in ¡exis-ng ¡ facili-es ¡for ¡Corner ¡House ¡may ¡represent ¡a ¡cost ¡avoidance ¡ opportunity ¡compared ¡to ¡the ¡alterna-ves. ¡ 10/17/12 ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ 15 ¡

Key ¡Transi-on ¡Costs ¡ * JSSCC transition cost estimate was $1.7m excluding employee separation costs. 10/17/12 ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ 16 ¡

Transi-on ¡Costs ¡ Offsets ¡& ¡Poten+al ¡Funding ¡Sources ¡ • $705,000 ¡in ¡savings ¡in ¡2012 ¡– ¡this ¡was ¡not ¡ an-cipated ¡and ¡can ¡offset ¡transi-on ¡costs ¡ • 20% ¡of ¡agreed-­‑to ¡costs ¡will ¡be ¡reimbursed ¡by ¡ the ¡State ¡of ¡New ¡Jersey ¡ • Princeton ¡University ¡has ¡contributed ¡$500,000 ¡ to ¡Consolida-on ¡implementa-on ¡ 10/17/12 ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ 17 ¡

2013 ¡Opera-ng ¡Budget ¡ 10/17/12 ¡ TTF ¡Finance ¡SubcommiGee ¡ 18 ¡